Проектирование баз данных в ms access
Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция
В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.
Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.
Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.
Описание MS Access
Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.
Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.
Определения основных понятий
Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:
- Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
- Сущность – отдельная таблица базы данных.
- Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
- Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
- Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
- Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
- SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.
Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.
Создание БД
Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.
Итак, выполните следующее:
- Запустите MS Access 2007.
- Нажмите на кнопку «Новая база данных».
- В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».
Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.
Создание и заполнение таблиц
После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:
- Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
- Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.
Создание и редактирование схем данных
Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».
Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:
- Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
- Нажать на кнопку «Схема данных».
- Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
- Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
- Нажмите кнопку «ОК».
Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:
- Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
- В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
- Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).
Выполнение запросов
Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.
Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.
Виды запросов
SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.
На выборку
В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:
- Перейти во вкладку «Создание».
- Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
- В новом окне нажмите на кнопку SQL.
- В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
- Нажмите кнопку «Выполнить».
- На выходе мы получаем результирующую таблицу.
А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:
SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;
а результирующая таблица примет следующий вид:
На создание сущности
Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:
- Перейти во вкладку «Создание».
- Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
- В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:
CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));
где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.
- Кликните по кнопке «Выполнить».
- Откройте созданную таблицу.
На добавление, удаление, редактирование
Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:
- для заполнения кортежа:
INSERT INTO Преподаватели
VALUES (1, ‘Иванова’, ‘Иванна’, ‘Ивановна’, ‘Ж’, ’05-06-1981′, ‘География’); - для редактирования записи:
UPDATE Преподаватели SET Имя = ‘Анна’;
- для удаления:
DELETE * FROM Преподаватели WHERE Имя=’Анна’;.
Создание формы
При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:
- Откройте интересующую таблицу.
- Перейдите во вкладку «Создание».
- Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».
Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.
Формирование отчета
Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.
Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:
- Перейдите во вкладку «Создание».
- Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
- Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
- Добавьте необходимый уровень группировки.
- Выберите тип сортировки каждого из полей.
- Настройте вид макета для отчета.
- Выберите подходящий стиль оформления.
Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:
- Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
- Вручную расширьте интересующие столбцы.
- Сохраните изменения.
Вывод
Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.
Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.
Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!
Проектирование баз данных в ms access
В течение многих лет преимущественно использовались плоские таблицы (плоские БД) типа списков в Excel. В настоящее время наибольшее распространение при разработке БД получили реляционные модели данных. Реляционная модель данных является совокупностью простейших двумерных таблиц – отношений (англ. relation), т.е. простейшая двумерная таблица определяется как отношение (множество однотипных записей объединенных одной темой).
От термина relation (отношение) происходит название реляционная модель данных. В реляционных БД используется несколько двумерных таблиц, в которых строки называются записями, а столбцы полями, между записями которых устанавливаются связи. Этот способ организации данных позволяет данные (записи) в одной таблице связывать с данными (записями) в других таблицах через уникальные идентификаторы (ключи) или ключевые поля.
Основные понятия реляционных БД: нормализация, связи и ключи .
1. Принципы нормализации:
2. Виды логической связи.
Связь устанавливается между двумя общими полями (столбцами) двух таблиц.
Существуют связи с отношением «один-к-одному», «один-ко-многим» и «многие-ко-многим».
Отношения, которые могут существовать между записями двух таблиц:
- один – к — одному, каждой записи из одной таблицы соответствует одна запись в другой таблице;
- один – ко — многим, каждой записи из одной таблицы соответствует несколько записей другой таблице;
- многие – к — одному, множеству записей из одной таблице соответствует одна запись в другой таблице;
Тип отношения в создаваемой связи зависит от способа определения связываемых полей:
- Отношение «один-ко-многим» создается в том случае, когда только одно из полей является полем первичного ключа или уникального индекса.
- Отношение «один-к-одному» создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.
Ключ – это столбец (может быть несколько столбцов), добавляемый к таблице и позволяющий установить связь с записями в другой таблице. Существуют ключи двух типов: первичные и вторичные или внешние.
Первичный ключ – это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.
Внешний (вторичный) ключ — это одно или несколько полей (столбцов) в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Внешний ключ определяет способ объединения таблиц.
Из двух логически связанных таблиц одну называют таблицей первичного ключа или главной таблицей, а другую таблицей вторичного (внешнего) ключа или подчиненной таблицей.
Существует три типа первичных ключей: ключевые поля счетчика (счетчик), простой ключ и составной ключ.
- Поле счетчика (Тип данных «Счетчик»). Тип данных поля в базе данных, в котором для каждой добавляемой в таблицу записи в поле автоматически заносится уникальное числовое значение.
- Простой ключ. Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как первичный ключ. В качестве ключа можно определить любое поле, содержащее данные, если это поле не содержит повторяющиеся значения или значения Null.
- Составной ключ. В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Чаще всего такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц многие — ко — многим.
В поле первичного ключа должны быть только уникальные значения в каждой строке таблицы, т.е. совпадение не допускается, а в поле вторичного или внешнего ключа совпадение значений в строках таблицы допускается.
Если возникают затруднения с выбором подходящего типа первичного ключа, то в качестве ключа целесообразно выбрать поле счетчика.
Этапы проектирования БД.
- Исследование предметной области;
- Анализ данных (сущностей и их атрибутов) ;
В процессе проектирования определяется структура реляционной БД (состав таблиц, их структура и логические связи). Структура таблицы определяется составом столбцов, типом данных и размерами столбцов, ключами таблицы.
К базовым понятиями модели БД «сущность – связь» относятся: сущности, связи между ними и их атрибуты (свойства).
Сущность – любой конкретный или абстрактный объект в рассматриваемой предметной области.
Сущности – это базовые типы информации, которые хранятся в БД (в реляционной БД каждой сущности назначается таблица). К сущностям могут относиться: студенты, клиенты, подразделения и т.д.
Атрибут – это свойство сущности в предметной области. Его наименование должно быть уникальным для конкретного типа сущности. Например, для сущности студент могут быть использованы следующие атрибуты: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, паспортные данные и т.д. В реляционной БД атрибуты хранятся в полях таблиц.
Связь – взаимосвязь между сущностями в предметной области. Связи представляют собой соединения между частями БД (в реляционной БД – это соединение между записями таблиц).
Пример проектирования БД:
В данной БД должны храниться данные об учениках, классах, об успеваемости учащихся по различным предметам.
2)Определим сущности, атрибуты сущностей:
Основными предметно-значимыми сущностями нашей БД являются:
Основные предметно-значимые атрибуты сущностей:
- учащиеся – фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения;
- классы – название, литера;
- предметы– название;
- успеваемость – оценка, вид контроля.
3)Устанавливаем логические связи между таблицами .
- между таблицами Учащиеся и Успеваемость необходимо установить связь один – ко – многим ( каждой записи из таблицы Учащиеся соответствует несколько записей в таблице Успеваемость, так как у каждого ученика может быть несколько оценок)
- между таблицами Классы и Учащиеся необходимо установить связь один – ко – многим исходя из того, что в классе имеется много учеников, а каждый ученик входит в состав одного класса.
- между таблицами Предметы и Успеваемость определена связь как один – ко – многим, потому что по каждой дисциплине может быть поставлено несколько оценок различным учащимся.
На основе вышеизложенного составляем модель сущность – связь для БД «Учебная часть»:
— стрелка является условным обозначением связи: один – ко – многим.
Работа с СУБД MS Access
Цель лекции: Ознакомиться Microsoft Access. Microsoft Access является реляционной базой данных. Дать основные понятия по объектам базы данных . Рассмотреть основные принципы работы Microsoft Access.
Объекты Microsoft Access
Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД , как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.
1. Таблица. Объект , который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данные, например фамилия или адрес клиента, и записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором объекте (человеке, образце продукции и т.п.). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.
2. Запрос. Объект , который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE ( запрос по образцу) или инструкции SQL ( структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.
3. Форма. Объект , предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA .
4. Отчет. Объект , предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.
5. Макрос. Объект , представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос , который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA .
6. Модуль. Объект , содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.
7. Страницы доступа. Страницы — служат для обеспечения доступа к данным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет ).
Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на рис. 6.1.
Базы данных MS Access. Проектирование базы данных
Базы данных и системы управления базами данных (СУБД).
Базы данных играют особую роль в современном мире. Все, с чем мы ежедневно сталкиваемся в жизни, скорее всего, зарегистрировано в той или иной базе. Умение работать с базами данных сегодня является одним из важнейших навыков в работе с компьютером, а специалисты в этой области никогда не окажутся безработными.
Сбором и накоплением данных, их корректировкой и сортировкой, отбором необходимых данных и прочими операциями занимается в той или иной мере любой специалист независимо от сферы деятельности. Особенно это актуально для тех, кто работает в информационной сфере производства, где основным сырьем и продуктом является информация. Основные идеи современной информационной технологии базируются на концепции баз данных (БД).
База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации.
Если подойти к понятию базы данных с чисто пользовательской точки зрения, то возникает другое определение.
База данных – совокупность хранимых операционных данных некоторого предприятия.
Опыт использования баз данных позволяет выделить общий набор их рабочих характеристик.
Характеристики базы данных:
— полнота – чем полнее база данных, тем вероятнее, что она содержит нужную информацию (однако не должно быть избыточной информации);
— правильная организация – чем лучше структурирована база данных, тем легче в ней найти необходимые сведения;
— актуальность – любая база данных может быть точной и полной, если она постоянно обновляется, т.е. необходимо, чтобы база данных в каждый момент времени полностью соответствовала состоянию отображаемого ею объекта;
— удобство для использования – база данных должна быть проста и удобна в использовании и иметь развитые методы доступа к любой части информации.
Надо отметить, что база данных – это, собственно, хранилище информации и не более того. Однако работа с базами данных трудоемкая и утомительная. Для создания, введения и осуществления возможности коллективного пользования базами данных используются программные средства, называемые системами управления базами данных (СУБД).
Система управления базами данных (СУБД) – комплекс программных средств, предназначенный для:
— создания структуры новой базы,
— наполнения ее содержимым,
— отбора данных в соответствии с заданным критерием.
Иными словами, СУБД является интерфейсом между базой данных и прикладными задачами.
Основные функции СУБД:
— определение данных – определить, какая именно информация будет храниться в базе данных, задать свойства данных, их тип, а также указать, как эти данные связаны между собой.
— обработка данных – данные могут обрабатываться самыми различными способами. можно выбирать любые поля, фильтровать и сортировать данные. можно объединять данные с другой, связанной с ними, информацией и вычислять итоговые значения.
— управления данными – можно указать, кому разрешено знакомиться с данными, корректировать их или добавлять новую информацию.
В последнее время широкое распространение имеют СУБД ACCESS (входит в состав MS Office). ACCESS – в переводе с английского означает “доступ”. MS ACCESS одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД.
Структура базы данных
Большинство баз данных имеют табличную структуру. Таблицы – основные объекты базы данных. В таблицах хранятся необработанные данные. Каждая таблица содержит записи определенного вида, например, о студентах, обучающихся в средних учебных заведениях.
Запись – полный набор данных об определенном объекте. В режиме таблицы запись изображается как строка.
Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о студенте может содержать номер его личного дела, фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения, номер учебной группы. Такие отдельные структурные элементы записи таблицы называются полями. В режиме таблицы для представления поля используется столбец или ячейка, в этом случае имя поля является заголовком столбца таблицы.
Таким образом, поле – это наименьший поименованный элемент информации, хранящийся в базе данных и рассматриваемый как единое целое.
Структура базы данных – это набор полей, которые определяют содержание и вид БД. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе.
Термины база данных, таблица, запись, поле и значение указывает на иерархию от наибольшего элемента к наименьшему в базах данных Access.
Если в базе данных нет никаких данных, то это все равно полноценная база данных. Хотя данных в базе и нет, но информация в ней все-таки есть – это структура базы
Чтобы файл считался базой данных, информация в нем должна быть форматирована так, чтобы содержимое соседних полей легко различалось.
Первым этапом при создании таблицы является определение перечня полей, из которых она должна состоять, их типов и размеров.
Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов, не разрешается использовать символы: “.”, “!”, “[”, “]”.
Тип поля указывает Access, как обрабатывать эти данные. Можно использовать следующие типы:
— Текстовый – для текстовой информации и чисел при невыполнении математических расчетов (до 255 символов).
— Поле МЕМО – для хранения произвольного текста, комментариев.
— Числовой – при выполнении над данными математических операций.
— Денежный – специальное числовое поле используется для операций с деньгами.
— Дата/Время – предназначено для хранения информации о дате и времени.
— Счетчик – специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи.
— Логический – может иметь только одно из двух возможных значений “Да” или “Нет”.
— Поле объекта OLE – объект, созданный другим приложением.
Базы данных, имеющие связанные таблицы по совпадающим значениям полей, называются реляционными. Большинство современных БД для персональных ЭВМ являются реляционными.
Объекты MS Access
База данных в ACCESS представляет собой единый большой объект, который объединяет такие составляющие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и т.д., и позволяет хранить их в едином дисковом файле.
Прежде, чем начать непосредственную работу по разработке базы данных, остановимся на характеристиках некоторых основных объектов базы данных.
Исходное окно Access отличается простотой и лаконичностью. Шесть вкладок этого окна представляют шесть видов объектов, с которыми работает программа:
1. Таблица – это основной объект базы данных, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу.
2. Форма – объект Microsoft Access, предназначенный, в основном, для ввода данных. В форме можно разместить элементы управления, применяемые для ввода, изображения и изменения данных в полях таблиц.
3. Запрос – объект, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.
4. Отчет – объект базы данных Microsoft Access, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.
5. Макросы – это макрокоманды (простые команды), предназначенные для автоматизации выполнения каких-то операций с базой без программирования.
6. Модули – это программные процедуры, написанные на языку VBasic.
Открытие базы данных делает ее объекты доступными для Access. С помощью вкладок можно выбрать тип нужного объекта.
Access может работать одновременно только с одной базой данных. Однако в одной базе данных Access могут содержаться сотни таблиц, форм, запросов, отчетов (все эти объекты хранятся в одном файле с расширением MBD).
Режимы работы с Access
Любая таблица Microsoft Access может быть представлена в двух режимах:
1) режиме конструктора, предназначенном для правки не содержимого, а устройства. Если это таблица, в нее можно вводить новые поля или изменять свойства существующих полей. Если это форма, в ней можно изменять или создавать элементы управления;
2) режиме таблицы, предназначенном для ввода данных, их просмотра и редактирования.
Ввод и форматирование данных
В созданную таблиц данные могут быть введены как непосредственно в табличной форме по умолчанию, так и с использованием специально разработанной пользовательской экранной формы. Редактирование записей и исправление ошибок в данных таблицы возможно также в каждом из двух указанных режимов.
При любом из указанных способов ввода и корректировки, данных таблицы Access сохраняет введенную или исправленную запись на диске (том, на котором создана таблица БД).
В режиме таблицы показ записей в формате строк и столбцов обеспечивает возможность одновременного просмотра нескольких записей. Допускается также добавление и изменение данных в режиме таблицы.
Вдоль верхнего края окна расположены имена полей таблицы. Каждое поле соответствует определенному столбцу в таблице. Каждая запись занимает одну строку таблицы. Ввод в определенную ячейку таблицы (выделенную курсором) осуществляется путем набора информации на клавиатуре и последующим нажатием клавиши Enter или Tab. При окончании ввода данных в последнее поле записи Access сам переходит на первое поле новой записи и ожидает ввода данных.
Этапы проектирования базы данных
Прежде чем преступить к созданию таких объектов как базы данных, как таблицы, формы и отчетов, нужно разработать проект. Главное назначение проекта – выработка четкого пути, по которому нужно следовать при его реализации. Процесс проектирования базы данных обычно включает следующие этапы:
— общее проектирование системы;
Приведенная версия этапов проектирования БД не является строгой в смысле очередности и обязательности. Общие проектирование предусматривает этапы создания проекта базы данных от концепции до реального воплощения.
Создание общего проекта системы
Важный этап проектирования базы данных заключается в определении объектов и свойств, которые необходимо задать базе данных. Этот процесс называется моделированием данных. Моделью данных является логическое представление структуры данных предметной области, а так же информационные потребности приложений (задач и вопросов), которые используются при создании прикладной базы данных.
Модели данных не связаны с языком программирования или средствами создания приложений.
Приложение представляет собой программу или комплекс программ, использующих БД и обеспечивающих автоматизацию обработки информации из некоторой предметной области.
Приложения разрабатывают для удобства обеспечения работы с БД неквалифицированным пользователем. Модель, в которой участвуют объекты, а не таблицы, создаваемые в дальнейшем на основе этих объектов, называется концептуальной моделью данных.
Основные информационные объекты предметной области для создания прикладной базы данных сформулированы в задаче.
После того, как решено, что необходимо отобразить в отчетах, следует систематизировать данные, чтобы сделать их доступными для разработанных отчетов. Следующий шаг проектирования – составление описи всех полей данных, которые понадобятся в отчетах. Один из лучших методов – записать на бумаге все элементы данных, находящихся в каждом отчете.
Сначала необходимо назвать каждое поле. Имя поля позволяет идентифицировать конкретное поле. При присвоении имени полю следует соблюдать следующие правила:
-имя должно быть описательным, чтобы функция поля узнавалась по его имени;
-поле может содержать от 1 до 64 символов;
-имена полей могут включать буквы, цифры и специальные символы;
-они не могут содержать точку (.), знак восклицания (!), квадратные скобки ([ ]);
-имя поля не должно начинаться с пробела.
Записи в Access идентифицируются уникальными кодами поля Счетчик, которое создается в Access автоматически.
После создания данных и установления связей между таблицами необходимо спроектировать формы. Формы состоят из полей, с помощью которых осуществляется ввод или просмотр данных. Формы должны выглядеть как бланки бумажных документов. Такая установка создает наиболее дружественную пользователю систему.
Общие условия выбора системы дренажа: Система дренажа выбирается в зависимости от характера защищаемого.
Папиллярные узоры пальцев рук — маркер спортивных способностей: дерматоглифические признаки формируются на 3-5 месяце беременности, не изменяются в течение жизни.
Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰).
Поперечные профили набережных и береговой полосы: На городских территориях берегоукрепление проектируют с учетом технических и экономических требований, но особое значение придают эстетическим.
Уроки комплексного применения знаний «Проектирование и разработка базы данных в MS Access»
Тема урока 1: “Проектирование базы данных”
Цели урока:
Задачи урока:
Тип урока: комплексного применения знаний.
План урока:
- Мотивация учебной деятельности.
- Постановка цели урока.
- Актуализация опорных знаний.
- Постановка проблемной ситуации.
- Преобразование иерархической структуры к реляционной.
- Обсуждение недостатков БД.
- Актуализация опорных знаний (нормализация).
- Определение главного ключа.
- Нормализация БД.
- Обсуждение полученных результатов.
- Определение базовой и подчиненных таблиц.
- Определение связей и их видов.
- Описание структуры БД.
Учащиеся самостоятельно формируют группы по 3-4 человека, в зависимости от наполняемости класса. В группах назначаются (выбираются) командиры. Перед уроком столы расставляются так, чтобы каждая группа сидела отдельно от других групп. На каждом столе заготовлены чистые таблицы для выполнения каждого этапа урока и схема БД. Заранее в тетрадях учащиеся делают заготовки таблиц (5 шт., размером 10 на 10 т.к. заранее им не известно условие задания) для дальнейшего заполнения их в ходе урока.
Десятки тысяч лет человечество накапливало знания, но лишь сегодня, в начале двадцать первого века, мы начинаем заниматься их обработкой и сортировкой. И точкой отсчета для новой, информационной эпохи стал именно момент появления первых баз данных.
База данных – детище нового времени. Потому, что создать некий ее аналог во внекомпьютерной реальности не получится, без компьютера можно написать книгу и начертить таблицу, нарисовать картину – все, что угодно, кроме базы данных.
До баз данных существовали картотеки – но это было совсем не то, ибо сведения на карточках были мертвы и неизменчивы.
Собственно говоря, о базе данных, на деле мы подразумеваем два различных объекта. Саму базу – сырой и необщительный материал, громадный массив информации. И программу, средство управления базами данных (СУБД), которая и даст нам возможность воспользоваться этим информационным богатством. Способностью за доли секунды извлекать из большого массива информации НУЖНЫЕ данные в НУЖНОМ виде, и заключается революционность СУБД, победное шествие которых мы и наблюдаем сегодня. Без собственной базы данных не обходится сегодня ни одна корпорация, ни одно учебное заведение или госучреждение.
Мир СУБД велик и практически безграничен, поскольку базы данных применяются сегодня везде – от крупной корпорации и сети Интернет до небольшого “домашнего” офиса. Говорить о мощных промышленных СУБД мы не будем, однако познакомившись с пакетом MS Access, вы тем самым заложите основы своей успешной карьеры. Ибо разработчики и программисты СУБД сегодня без работы не остаются.
Сегодня мы и займемся разработкой БД
2. Цель нашего занятия: спроектировать БД учебного учреждения для дальнейшего ее описания в СУБД MS Access.
3. Актуализация опорных знаний.
Но прежде чем мы приступим к нашей деятельности нам необходимо вспомнить основные понятия, на которые мы будем опираться при проектировании. На доске заготовлены листы с вопросами, по мере ответов они убираются с доски. Опрос проходит по группам, а в них по цепочке.
Вопросы:
- Что называется БД?
- Какие модели БД вы знаете?
- Какая БД называется реляционной?
- Из каких элементов состоит таблица? Что содержат запись и поле?
- Какие основные типы полей вы знаете?
- Что такое первичный (главный ключ) БД?
4. Постановка проблемной ситуации:
Нашей группе поступил заказ: разработать БД для курсов иностранных языков. Обсудив заказ с менеджером курсов, мы получили данные, с которыми оперирует организация в виде схемы. Разъяснить схему (приложение 1);
На столах разложены схемы
Но в таком виде мы их обработать не сможем, обсудите и преобразуйте иерархическую структуру БД к табличному виду. (Учитель во время выполнения данного задания консультирует )
5. Преобразование иерархической структуры в реляционную структуру.
В результате преобразования получается таблица 1 (приложение 2). Ребята по группам проверяют таблицы друг друга. Таблицы вывешиваются на доске и обсуждаются.
6. Обсуждение недостатков БД.
(Полученная БД обладает рядом недостатков, очевидна некоторая избыточность: повторение даты рождения и адреса одного и того же человека, фамилии преподавателя и номера группы). Основной недостаток такой БД — возможность нарушения достоверности данных. Для избавления от недостатков БД должна быть нормализованной.
7. Актуализация опорных знаний. (Нормализация)
Скажите, в каком случае БД считается нормализованной? (Фронтальный опрос)
8. Определение главного ключа.
Учащиеся обсуждают в группах и предлагают ключ, аргументируя свое предложение. В результате обсуждения выбирается главный ключ.
Главный ключ: “Фамилия” + “дата посещения”.
9. Нормализация БД. Аргументирование результатов.
В результате нормализации получается многотабличная база данных (приложение 3).
- Определение базовой и подчиненных таблиц.
- Определение связей и их видов.
- Описание структуры БД.
По группам устно.
10. Создание БД в MS Access.
Ребята создают структуру этой базы данных в программе MS Access. Создают форму для заполнения БД, вводят в нее сведения. Придумывают и создают 2–3 запроса различной сложности.
11. Подведение итогов.
Тема урока 2:
Разработка Базы данных “Курсы иностранных языков” в среде MS Access
Цели урока:
Задачи урока:
Тип урока: комплексного применения знаний.
Работа со связанными таблицами.
Создадим спроектированную на прошлом уроке базу данных “Курсы иностранных языков”, Она состоит из трех таблиц – “Учащиеся”, “Преподаватели”, “Обучение”.
Определим типы полей в каждой таблице.
