Способы создания таблиц в access

Работа с СУБД MS Access

Создание межтабличных связей

Целостность данных — это набор правил, гарантирующих, что Access будет работать только с непротиворечивыми данными и разрешёнными операциями.

Активизировать команду Сервис Схема данных в диалоговом окне Схема данных:

1. Щёлкнуть по кнопке Добавить таблицу.
2. В диалоговом окне из списков выбрать таблицы, между которыми создаются связи. Закрыть окно Добавление таблицы. Искомые таблицы появятся в окне Схема данных.
3. Выделить в 1-й таблице ключевое поле и с помощью мыши перетащить его на одноименное поле 2-й таблицы. При отпускании кнопки мыши откроется диалоговое окно Связи.
4. Установить флаг Обеспечение целостности данных.
5. Щёлкнуть по кнопке Создать. Появится связь 1:1.

Предположим, что требуется установить связь между таблицами «Кафедра» и «Преподаватель» через поле ККАФ (код кафедры). В таблице «Кафедра» это поле является уникальным ключом , а в таблице «Преподаватель» — внешним ключом. Если схема данных создается заново, то при нажатии на кнопку «Схема данных» поверх окна схемы данных появится окно «Добавление таблицы«. В этом окне следует выделить требуемые таблицы и нажать «Добавить«( рис. 6.5)

В результате в окно схемы данных будут добавлены графические образы двух таблиц:

Необходимо перетащить мышью поле ККАФ таблица «Кафедра» на поле ККАФ таблицы «Преподаватель«. В открывшемся окне «Изменение связей» следует установить флажок «Обеспечение целостности данных«. В этом случае Access будет выдавать предупреждающие сообщения о неправильном вводе данных, если, например, в поле ККАФ подчиненной таблицы «Преподаватель» будет введено значение, отсутствующее в поле ККАФ базовой таблицы «Кафедра» ( рис. 6.6).

Обратите внимание, что Access автоматически определил тип связи как «один-ко-многим» ( рис. 6.7).

Можно также установить флажки «каскадное обновление связей» и «каскадное удаление связей«. В этом случае Access автоматически скорректирует (удалит) записи в подчиненных таблицах , если будут изменены записи в базовой таблице.

После нажатия на кнопку «Создать«, образы таблиц будут соединены связями как показано на рисунке. Ключевые в базовых таблицах выделяются жирным шрифтом ( рис. 6.8).

Для установления связей по составному ключу необходимо в окне «Изменение связей» в полях «Таблица/Запрос» и «Связанная таблица/запрос» вручную выбрать из списков пары связываемых полей. На рис. 6.9 показан пример связи по составному ключу .

Если перетащить поле, не являющееся ключевым и не имеющее уникального индекса , на другое поле, которое также не является ключевым и не имеет уникального индекса , создается неопределенное отношение. В запросах, содержащих таблицы с неопределенным отношением, Microsoft Access по умолчанию отображает линию объединения между таблицами, но условия целостности данных при этом не накладываются и нет гарантии уникальности записей в любой из таблиц.

Образовавшиеся межтабличные данные отображаются в окне Схема данных в виде линий, соединяющие 2 поля разных таблиц. Одна из таблиц считается главной, а другая — связанной. Главная — это та таблица, которая участвует в связи своим ключевым полем .

Связь между таблицами позволяет:

• Исключить возможность удаления или изменения данных в ключевом поле главной таблицы, если с этим полем связаны поля других таблиц;

Установить флаг Обеспечение целостности данных.

Установить дополнительно флаги Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей.

Работа с запросами

Запрос — это отбор записей в разнообразных формах, в соответствии с выбранными условиями.

Запросы служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.

Виды запросов

• На выборку;
• Запрос с параметром (критерий задаёт сам пользователь)
• Итоговые запросы (производят вычисления по заданному полю и выдают результат);
• Запросы на изменение (позволяют автоматизировать — заполнение полей таблиц);
• Перекрёстные запросы (позволяют создавать результирующие таблицы на основе результатов расчётов, полученных при анализе группы таблиц)
• Специфические запросы — запросы к серверу БД, написанные на языке запросов SQL

Для подготовки используем закладку Создание и выбираем способ создания запроса.

Запросы и фильтры

Запрос на выборку содержит условия отбора данных и возвращает выборку, соответствующую указанным условиям, без изменения возвращаемых данных. В Microsoft Access существует также понятие фильтра, который в свою очередь является набором условий, позволяющих отбирать подмножество записей или сортировать их. Сходство между запросами на выборку и фильтрами заключается в том, что и в тех и в других производится извлечение подмножества записей из базовой таблицы или запроса. Однако между ними существуют различия, которые нужно понимать, чтобы правильно сделать выбор, в каком случае использовать запрос, а в каком — фильтр.

Основные отличия запросов и фильтров заключаются в следующем.

• Фильтры не позволяют в одной строке отображать данные из нескольких таблиц, т. е. объединять таблицы.
• Фильтры не дают возможности указывать поля, которые должны отображаться в результирующем наборе записей, они всегда отображают все поля базовой таблицы .
• Фильтры не могут быть сохранены как отдельный объект в окне базы данных (они сохраняются только в виде запроса).
• Фильтры не позволяют вычислять суммы, средние значения, подсчитывать количество записей и находить другие итоговые значения.

Запросы могут использоваться только с закрытой таблицей или запросом. Фильтры обычно применяются при работе в режиме Формы или в режиме Таблицы для просмотра или изменения подмножества записей. Запрос можно использовать:

• для просмотра подмножества записей таблицы без предварительного открытия этой таблицы или формы;
• для того чтобы объединить в виде одной таблицы на экране данные из нескольких таблиц;
• для просмотра отдельных полей таблицы;
• для выполнения вычислений над значениями полей.

Работа с формами

• Вводить данные в таблицы БД без непосредственного доступа к самим таблицам;
• Выводить результаты работы запросов в виде красиво оформленных форм.

Существует два вида формирования структуры форм:

• На основе таблицы;
• На основе запроса.
• Возможен и комбинированный (творческий) подход.

Работа с отчётами

Отчёты служат для форматированного вывода данных на печатающее устройство .

Здесь существуют средства ручного, автоматического и автоматизированного проектирования.

Структура готового отчёта отличается от структуры формы только увеличенным количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчёт может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов. Если отчёт занимает более одной страницы, эти разделы необходимы для печати служебной информации, например номеров страниц.

Мастер отчётов работает в шесть этапов.

1. выбор таблицы или запросов, на которых отчёт базируется; выбор полей, отражаемых в отчёте;
2. выбор полей группировки (уровней и интервалов группировки);

Более подробно работу с СУБД Microsoft Access можно изучить по специальной литературе, а практические навыки приобрести, выполнив лабораторные работы по созданию баз данных.

Краткие итоги

Рассмотрены основные объекты базы данных Microsoft Access. Основными считаются таблицы, формы, запросы и отчеты. Таблицы предназначены для хранения и редактирования данных. Формы для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Запрос позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Отчет предназначен для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

В лекции рассмотрены основные этапы работы с этими объектами.

Способы создания таблиц в access

1. Режим таблицы — позволяет создать новую таблицу в режиме таблицы;

Первоначально представляется таблица с полями, куда необходимо ввести данные. Эта таблица содержит, как правило, 20 столбцов и 30 строк, и этого вполне достаточно для начала. После сохранения Access сам решает, какой тип данных присвоить каждому из полей.

Видео YouTube

2. Конструктор — позволяет создать новую таблицу в конструкторе таблиц;

Создание таблиц в окне конструктора предоставляет более широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы. После выбора этой операции открывается конструктор таблиц следующего вида.

Окно конструктора таблиц разделяется на две области. В верхней области отображается сетка, каждая строка которой описывает один столбец базы данных. В верхней части окна диалога находится таблица, которая содержит следующие атрибуты создаваемой таблицы: наименование поля, тип данных и описание. Имя поля – вводятся имена атрибутов, которые необходимо отразить в таблице.

Для каждого атрибута отдельно определяется его тип данных. Описание — можно внести любую информацию о поле для будущих пользователей БД.

Желательно стараться использовать имена, отличающиеся краткостью, для облегчения их идентификации при просмотре таблиц. Наименование поля используется для ссылки на данные таблицы.

В нижней области окна конструктора таблиц отображаются дополнительные характеристики каждого столбца, выделенного в верхней области (свойства полей).

Свойства полей (выборочно— это набор характеристик, обеспечивающих дополнительные возможности управления хранением, вводом и отображением данных в поле. Число доступных свойств зависит от типа данных поля.

Размер – для числа: 1 байт (0..255), с плавающей точкой 8 байт (от -10308..до 10308)

Формат поля – для задания формата отображения значения

Маска ввода – задание отображения постоянных символов в поле (для текста и даты)

Условие на значение – ограничение на значение вводимых данных ( 50)

Индексированное: Да (совпадения не допускаются) – первичный ключ, Да (совпадения допускаются) – вторичный ключ, Нет (неиндексированное поле)

Видео YouTube

3. Мастер таблиц — позволяет создать новую таблицу с помощью мастера;

MS Access содержит целый ряд таблиц, которые вы можете использовать в качестве прототипов требуемых Вам таблиц. При использовании мастера Вы можете не только сэкономить время на создании таблиц, но и обеспечить стандартные имена и типы данных полей таблиц.

Из набора таблиц можно выбрать нужную, которая будет создана в БД пользователя.

Видео YouTube

Видео YouTube

5. Связь с таблицами — позволяет осуществить создание таблиц, связанных с таблицами из внешних файлов. Устанавливается как и импорт через диалоговое окно, но при этом таблица остается в старом приложении и может использоваться несколькими пользователями.

Способы создания таблиц в access

Создание таблиц БД является первым шагом в разработке СУБД. Таблицы предназначены для хранения информации БД. Создание таблицы состоит из двух этапов: задание структуры таблицы; ввод записей в таблицу.

Для создания новой таблицы следует в окне БД выбрать меню «Таблицы» (в старых версиях Access для этой цели служит вкладка «Таблицы» ) и нажать кнопку «Создать» . В окне «Новая таблица» необходимо выбрать способ создания таблицы.

Если у разработчика СУБД нет достаточного опыта, рекомендуется для создания таблицы выбрать режим конструктора.

Создание таблицы в режиме конструктора

При выборе режима конструктора появляется окно конструктора.

В поле «Имя поля» вводится имя поля таблицы, являющееся его идентификатором. Рекомендуется формировать имена полей так, чтобы имя было коротким, не содержащим специальных символов (запятых, пробелов и т.д.) и отражающим смысл поля. Необходимо различать идентификатор поля в структуре таблицы и заголовок поля в выходном документе. Во втором случае заголовок поля должен в полной мере отражать смысл поля и обычно задается вручную при форматировании выходного документа.

В поле «Тип данных» выбирается один из типов, показанных в раскрытом списке на рисунке.

Поле «Описание» содержит комментарии к создаваемому полю таблицы. Его заполнение не является обязательным.

В нижней части окна, на вкладке «Общие» задаются свойства поля. Если щелкнуть кнопкой мыши по одной из строк таблицы свойств, справа появится подсказка о назначении этого свойства.

Вкладка «Подстановка» служит для организации подсказки при заполнении внешних ключей таблицы. Ключи, чаще всего, являются формальными идентификаторами записей в таблицах БД. Поэтому при заполнении внешних ключей у пользователя могут возникнуть затруднения, связанные с определением, какому ключу в базовой таблице соответствует запись в подчиненной таблице. Настройка свойств вкладки «Подстановка» позволяет превратить простое поле для внешнего ключа в поле со списком, содержащим полный список ключей базовой таблицы и соответствующие этим ключам поля – подсказки из базовой таблицы. После выбора в списке записи, в заполняемую таблицу помещается только ключ. Таким образом, пользователю не нужно помнить ключи и их ввод выполняется выбором из списка, а не вводом с клавиатуры. В дальнейшем поля подстановки наследуются формами, если в качестве источника данных формы выбрана таблица с такими полями.

На приведенном выше рисунке описана таблица «Группа» , состоящая из трех полей с идентификаторами НГ , КОЛ и ПБАЛЛ . Поле НГ является текстовым и содержит номера студенческих групп. Основное свойство этого поля — длина, не превышающая 6 символов. Поле КОЛ содержит количество студентов в группе и является числовым (целым). Поле ПБАЛЛ содержит средний балл, полученный студентами группы при поступлении в учебное заведение, является числовым, но в отличие от поля КОЛ — действительным, содержащим десятичную часть.

Важным действием на этапе разработки структуры таблицы является задание ключевых полей. Для задания простого ключа, состоящего из одного поля таблицы, достаточно в режиме конструктора установить курсор в любую позицию этого поля и нажать кнопку «Ключевое поле» на панели инструментов. На рисунке это поле НГ . Для задания составного ключа, состоящего из нескольких полей таблицы, необходимо выделить эти поля, щелкая мышью по кнопкам слева от соответствующих строк при нажатой клавише Ctrl, а затем нажать кнопку «Ключевое поле» . Признаком установки является появление рисунка ключа на кнопках слева от соответствующей строки конструктора.

Имя таблицы запрашивается при закрытии окна конструктора. После закрытия конструктора в окне БД появляется значок и имя созданной таблицы. Если выделить значок таблицы и щелкнуть по кнопке «Открыть» , то таблица будет открыта для ввода записей.

Создание таблицы путем ввода данных

Создание таблицы путем ввода данных не предусматривает описания структуры таблицы. После выбора этого режима (режим таблицы) открывается пустая таблица, в которую можно ввести данные.

Любое поле в этой таблице можно изменить по желанию пользователя. Имена полей задаются непосредственно в заголовках. При сохранении этой таблицы Access проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных каждому полю, т.е. создаст структуру таблицы. При закрытии режима таблицы Access предложит создать ключевое поле. Если ответить «Да», то будет добавлено еще одно поле типа «Счетчик» , которое и будет ключевым. Если ответить «Нет», то ключ можно задать позже, перейдя в режим конструктора.

Создание таблицы при помощи Мастера

Мастер таблиц автоматически создает таблицу по одному из шаблонов, предлагаемых в окне «Создание таблиц» :

Мастер определяет ключ таблицы и создает связь новой таблицы с уже существующими. При этом ключ новой таблицы будет включен в таблицу, с которой устанавливается связь. По запросу пользователя мастер создает форму для ввода данных в таблицу.

Ввод данных в таблицу

Данные в таблицу можно ввести непосредственно в режиме ее открытия или через специально созданную форму. Второй способ предпочтителен, поскольку формы обеспечивают более удобный интерфейс и возможности контроля ввода.

Вводимые данные должны соответствовать типу данных и формату, определенным в структуре для каждого поля таблицы. При несоответствии Access выдает предупреждение и не разрешает продолжать ввод. Следует либо ввести данные требуемого формата, либо отменить ввод.

Способы создания таблиц в access

На первом этапе мастер предлагает выбрать тип шаблона таблицы — Деловая (Business) или Личная (Personal). В зависимости от сделанного выбора список Образцы таблиц (Sample Tables) будет содержать либо образцы деловых таблиц, либо личных. В этом списке нужно выбрать подходящий шаблон таблицы. В списке Образцы полей (Sample Fields) появится перечень доступных в этом шаблоне полей.

При помощи клавиш (перенести одно поле) и (переместить все поля) можно отобрать необходимые в результирующей таблице поля. Отобранные поля появятся в списке Поля новой таблицы (Fields in my new table). Существует возможность переименовать поля в этом списке. Для этого служит кнопка Переименовать поле (Rename Field. ). Нажав кнопку Далее (Next), перейдем ко второму этапу.

Во втором окне мастера предлагается задать имя таблицы и способ определения первичного ключа (см. рис. 3.3). Если выбрать переключатель Microsoft Access автоматически определяет ключ (Yes, set a primary key for me), то система попытается определить одно из полей таблицы, подходящее на роль первичного ключа. Если такого поля не найдется, Microsoft Access добавит в таблицу новое поле, которое и будет ключевым. Если же выбрать значение Пользователь определяет ключ самостоятельно (No, I’ll set the primary key), то в дальнейшем пользователю будет предоставлена возможность самому определить ключевое поле таблицы. Когда подходящий выбор сделан, нужно нажать кнопку Далее (Next).

Дальнейшее поведение мастера зависит от выбранного способа определения первичного ключа. Если пользователь разрешил Microsoft Access автоматически определить ключ, то появится окно определения связей (см. рис. 3.5). Иначе раскроется окно мастера, связанное с выбором ключа (см. рис.3.4). Из комбинированного списка в верхней части окна необходимо выбрать поле, которое желательно сделать ключевым. Затем нужно выбрать одну из опций, характеризующих ключ: Последовательные числа, автоматически присваиваемые каждой новой записи (Consecutive numbers Microsoft Access assigns automatically to new records); Числа, вводимые пользователем при добавлении новых записей (Numbers I enter when I add new records) и Сочетание чисел и букв, вводимое пользователем при добавлении новых записей (Numbers and/or letters I enter when I add new records). Если вы не решили, что выбрать, то лучше оставить опцию по умолчанию. После нажатия кнопки Далее (Next), мастер откроет окно определения связей.

Окно определения связей позволяет установить связь между создаваемой таблицей и одной из таблиц, уже имеющихся в базе данных (см. рис. 3.5). По умолчанию таблица считается не связанной ни с одной из таблиц. Если вы не хотите пока устанавливать связи между таблицами, просто нажмите кнопку Далее (Next). В противном случае выберите из списка таблицу, с которой необходимо установить связь, и нажмите кнопку Связи. (Relationships. ). На экране отобразится диалоговое окно, позволяющее выбрать тип устанавливаемой связи.

В предложенном диалоге нужно выбрать одну из опций (см. рис. 3.6):

• Таблицы не связаны (The tables aren ‘t related);
• Одной записи создаваемой таблицы будет соответствовать много записей выбранной таблицы (One record in the «Имя_создаваемой_таблицы» table will match many records in the «Имя_выбранной_таблицы» table);
• Одной записи выбранной таблицы будет соответствовать много записей создаваемой таблицы (One record in the «Имя_выбранной_таблицы» table will match many records in the «Имя_создаваемой_таблицы» table).

Однако лучше связи между таблицами устанавливать позже, когда все необходимые таблицы уже созданы. Для этого используется диалоговое окно Схема данных (Relationships), позволяющее визуально строить отношения между таблицами, постепенно формируя структуру базы данных. Поэтому оставьте таблицу не связанной ни с какими другими. Как правильно связать таблицы на уровне базы данных, будет изложено ниже в этой главе.

Нажав кнопку Далее (Next), перейдем к последнему окну мастера создания новых таблиц (см. рис. 3.7). Здесь предлагается выбрать одну из опций, определяющих действие, которое будет выполнено по окончании работы мастера:

• Изменить структуру таблицы(Modify the table design). Если выбрать эту опцию, то созданная таблица будет открыта в режиме конструктора.
• Ввести данные непосредственно в таблицу(Enter data directly into the table). Выбор этой опции приведет к открытию таблицы в режиме просмотра.
• Ввести данные в таблицу с помощью формы, создаваемой мастером(Enter data into the table using a form the wizard creates for me). Мастер создаст форму, при помощи которой можно будет вводить данные в таблицу.

В этом окне также присутствует флажок Вывести справку по работе с таблицей (Display Help on working with the table), установив который, можно получить рекомендации от справочной системы Microsoft Access о работе с данными в режиме таблицы (About working with data in a datasheet). Работа мастера заканчивается после нажатия кнопки Готово (Finish).

В результате работы мастера по созданию таблиц, в базу данных будет добавлена новая таблица выбранного типа. Полезно открыть вновь созданную таблицу в режиме конструктора и изучить ее структуру.

Второй способ создания новой таблицы — создание в режиме таблицы. Если в диалоговом окне Новая таблица (New Table) выбрать пункт Режим таблицы (Datasheet View), будет создана новая пустая таблица, после чего она откроется в режиме просмотра (см. рис. 3.8).

Первоначально таблица содержит десять столбцов и двадцать одну пустую запись. Столбцы (поля) озаглавлены слева направо — Поле1 (Field1), Поле2 (Field2) и т.д. Любое из этих полей можно переименовать, щелкнув по заголовку столбца правой клавишей мыши и выбрав из контекстного меню пункт Переименовать столбец (Rename Column). После этого можно непосредственно вводить данные в таблицу. Новые записи добавляются в таблицу автоматически, а добавить новое поле можно, выбрав соответствующий пункт контекстного меню заголовка столбца. После того, как необходимые данные введены, таблицу нужно сохранить, присвоив ей какое-нибудь информативное имя.

При сохранении таблицы Microsoft Access проанализирует введенные данные и создаст поля подходящего типа. Например, если в какой-либо колонке содержатся даты, то будет создано поле типа дата/время. Если в колонку введена разнородная информация, то соответствующее поле скорее всего получит текстовый тип. Незаполненные столбцы будут проигнорированы и в результирующую таблицу не войдут.

Создание новой таблицы в Режиме таблицы (Datasheet View) — простой и удобный путь для получения немедленного результата. Microsoft Access сделает почти всю работу — Вам остается только ввести необходимую информацию. Однако с профессиональной точки зрения более предпочтительным является способ создания таблицы в режиме конструктора (Design View). В этом случае разработчик полностью управляет процессом создания таблицы, заданием типов данных полей и их свойств, определением ключевых полей и индексов и т.д.

Для того чтобы открыть новую таблицу в режиме конструктора, необходимо выбрать пункт Конструктор (Design View) в диалоговом окне Новая таблица (New Table). На экране отобразится окно конструктора таблиц (см. рис 3.9).

В верхней части окна конструктора расположена табличная часть, предназначенная для ввода имен полей (Field Name), их типов данных (Data Type) и описаний (Description). Описание является необязательным параметром, но если указать здесь краткую поясняющую информацию, то она будет использована в качестве всплывающей подсказки в формах, содержащих это поле. Имя поля (Field Name) нужно указывать обязательно, а если не выбрать Тип данных (Data Type) поля, то Microsoft Access автоматически присвоит ему текстовый тип (тип данных по умолчанию задается, как уже указывалось выше, в диалоговом окне Параметры (Options) базы данных).

В нижней части окна конструктора расположены бланк свойств таблицы и окно подсказки. Перечень свойств в бланке зависит от выбранного типа данных поля.

После того, как все необходимые поля указаны и для них определены подходящие свойства, таблицу необходимо сохранить, выбрав для нее какое-нибудь информативное имя. Работа с таблицей в режиме конструктора, а также возможные типы полей и их свойства будут описаны далее.

Создание таблиц в Access

— Конструирование таблиц, понятие ключевого поля, заполнение и редактирование таблиц, типы данных

Прежде чем заполнять таблицу сведениями, её нужно спроектировать. Проектирование таблицы можно начинать после открытия файла БД. В окне БД активизируем закладку Таблицы, щелкаем по кнопке Создать, выбираем из появившегося списка Конструктор —ОК. Появляется окно, в котором мы должны создать структуру таблицы – указать названия полей, типы данных, размеры полей (смотрите рисунок).

Типы данных.

• Текстовый – совокупность произвольных алфавитно-цифровых символов. Размер такого поля не может превышать 255 знаков. По умолчанию присваивается 50 знаков. Размер можно задать с помощью таблицы Свойства поля.
• Поле Memo – длинный текст, предназначенный для примечаний или описания. Используется для создания текста, количество символов которого превышает 255.
• Числовой – числовые данные, используемые в математических вычислениях. Конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве Размер поля.
• Денежный – позволяет представлять числа в денежном формате. При выборе этого типа данных в таблице Свойства поля устанавливают нужный формат, количество десятичных знаков.
• Дата/время – при выборе этого типа данных нужный формат назначают через свойство Формат поля.
• Логический – данные логического типа могут принимать только одно из двух взаимоисключающих значений – 0 или 1,истина или ложь.
• Поле Счетчика заполняется автоматически. СУБД самостоятельно увеличивает значение переменной в этом поле, присваивая каждой записи новый номер.

Ключевое поле.
Если полю присвоен первичный ключ, то Access предотвращает дублирование элементов этого поля.
Поле, которому присвоен первичный ключ, называется ключевым полем. Присвоение первичного ключа производят в режиме конструктора: нужно щелкнуть правой кнопкой в любом месте строки со спецификациями поля, которое хотим назначить ключевым→из контекстного меню выбрать Ключевое поле. Поле первичного ключа помечается специальным маркером – значком в виде ключа.

Записи в таблицах автоматически воспроизводятся отсортированными в порядке возрастания по ключевому полю.
После окончания создания структуры таблицы ее следует сохранить(м. Файл — п.Сохранить—ввести имя таблицы—ОК.
Редактирование проекта таблицы.

Чтобы перейти в режим Конструктора таблицы, нужно во вкладке Таблицы окна Базы данных выделить пиктограмму нужной таблицы, щелкнуть по кнопке Конструктор, откроется проект нужной таблицы, в котором можно:

• Вставить новое поле – для этого щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте строки со спецификациями поля, перед которым хотим вставить новое поле, из контекстного меню выбрать команду Добавить строки.
• Удалить поле – для этого щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте строки со спецификациями поля, которое хотим удалить, из контекстного меню выбрать команду Удалить строки.
• Ввести новые значения спецификаций поля (имени поля, типа данных и др.) — щелкнуть левой кнопкой мыши в ячейке, содержимое которой хотим изменить, ввести новые значения вместо старых.

Ввод данных в таблицу.
Чтобы заполнить таблицу, нужно ее открыть – дважды щелкнуть по ее значку в окне БД. Новая таблица состоит из одной пустой записи. При вводе данных пустая запись смещается в конец таблицы. При вводе данных Access сверяет их с заданным типом данных, в случае несоответствия выдает предупреждающее сообщение. При вводе данных переход к следующей ячейке происходит при помощи клавиши Enter, либо TAB, либо клавиши со стрелочкой. В обратном направлении – с помощью клавиш Shift+Tab, либо клавиши со стрелочкой. С помощью комбинации клавиш Ctrl -Home можно перейти в первую ячейку таблицы, с помощью Ctrl-End – в последнюю. При помощи Ctrl -» содержимое из верхней ячейки копируется в текущую ячейку.
После заполнения таблицу нужно закрыть с помощью кнопки Х, которая находится в правом верхнем углу окна таблицы. Занесенные данные при этом автоматически сохраняются в таблице.

Редактирование записей таблицы.

• Выделение записи – установить указатель мыши на запись, подлежащую выделению, выполнить команду из строки меню Правка—п.Выделить запись.
• Отмена выделения – щелкнуть в любом месте таблицы.
• Копирование (перемещение) записей в таблице – выделить запись, скопировать (удалить) запись в буфер обмена командой из строки меню Правка –п.Копировать(Вырезать) ; установить указатель мыши на записи, над которой необходимо скопировать новую запись, выполнить команду строки меню Правка –п.Добавить из буфера.
• Удаление записей – выделить запись, выполнить команду строки меню Правка – п.Удалить запись.

Сортировка записей в таблице.
Нужно открыть таблицу, которую необходимо отсортировать. Далее щелкнуть правой кнопкой мыши в любой ячейке поля, по которому сортируем записи—выбрать команду «Сортировка по возрастанию», либо «Сортировка по убыванию».

Надеюсь данная статья помогла вам справится с вопросом как создать таблицу в Access.