Elettracompany.com

Компьютерный справочник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Вычисляемый запрос в access 2020

Вычисления в запросе БД Access

В БД Microsoft Access вычисляемые поля могут быть созданы в запросе, форме или отчете. Вычисляемые поля используются для различных целей, в том числе и для проведения расчетов, Для выполнения подсчетов в вычисляемые поля объектов базы данных Access вводят Выражения. Выражения — это формулы аналогичные формулам Excel, но только вместо ссылок на ячейки в них используются имена полей. Ввод выражений возможен как вручную, так и с помощью Построителя выражений.

Выражения могут содержать следующие элементы:

· идентификаторы (имя поля и элемента управления, которые заключаются в квадратные скобки);

· операторы (арифметические, логические, сравнения и другие операторы);

· функции (готовые формулы, которые состоят из имени и аргумента, помещенного в круглые скобки)

· константы (элементы, которые не изменяются в Выражении, например Null, Истина, Ложь);

· значения (например, значения даты и времени, численные положительные или отрицательные значения).

· =[Оценка]/1,2, где «=» — опрератор, [Оценка] — имя поля, а 1,2 — значение;

· Date(), где Date — имя функции текущей даты, которая не имеет аргумента.

Рассмотрим создание вычисляемых полей в бланке запроса базы данных Access 2003. Для ввода Выражения в запрос его необходимо открыть в режиме Конструктора. Чтобы создать вычисляемое поле в запросе (в существующем или вновь создаваемом запросе) открытого в режиме конструктора, необходимо ввести Выражение в строку Поле свободного столбца бланка запроса. Выражение может выполнять вычисления, обрабатывать текст, указывать время и дату, проверять данные и т.д. Необходимо отметить, что каждая формула вычисляется только для отдельной строки таблицы бланка запроса.

Рассмотрим создание вычисляемого поля в бланке запроса на примере базы данных Training_students_VP. Постановка задачи: в запросе на выборку (Запрос 3) создать поле, в котором должны отображаться итоговые оценки (ниже на 20% от полученных по результатам рейтинга). Для решения этой задачи откроем бланк «Запроса 3» в режиме конструктора (Рис. 1).


Рис. 1.

Для создания вычисляемого поля можно применить «Построитель выражений». Для этого надо установить курсор в свободное поле и выбрать на панели инструментов команду Построить (можно также воспользоваться контекстным меню), откроется окно Построитель выражений.

В верхней области построителя расположено текстовое поле выражения, предназначенное для записи выражения. Ниже поля выражения размещается строка с операторами. Три текстовых поля в нижней области используются для выбора элементов, которые могут быть вставлены в текстовое поле выражения. Выражение можно записать с клавиатуры или сформировать из готовых функций, операторов и других элементов.

Для поставленной задачи в Построитель можно ввести выражение =[Оценка]/1,2 с клавиатуры (Рис.2) и щелкнуть на кнопке ОК.


Рис. 2.

В результате в бланке запроса появится вычисляемое поле =[Оценка]/1,2


Рис. 3.

Далее надо закрыть бланк запроса в режиме конструктора и открыть его в режиме таблицы. В таблице вычисляемое поле состоит из слова «Выражение» и цифры 1, которая показывает, каким по счету создано выражение. Необходимо также отметить, что результаты вычислений, отображаемые в записях, не отформатированы.


Рис. 4.

С учетом вышеизложенного следует изменить название вычисляемого поля и отформатировать его. Для этого необходимо вернуться в режим конструктора и слово Выражение1 заменить на «Итог_оценка». Затем щелкнуть правой кнопкой мыши на вычисляемое поле и в контекстном меню выбрать команду Свойства, откроется диалоговое окно Свойства поля (Рис. 5)


Рис. 5.

В окне Свойства поля установить формат, например Фиксированный и закрыть это окно. Затем закрыть запрос в режиме конструктора и открыть его в режиме таблицы. В результате на экране будет отображен запрос с отформатированным вычисляемым полем. Необходимо отметить, что значения вычисляемого поля не хранятся в базе данных, а являются результатом вычислений при формировании запроса.


Рис. 6.

Дата добавления: 2015-02-16 ; просмотров: 17 | Нарушение авторских прав

Запросы в access

Запросы в access – объекты базы данных, извлекающие из таблиц или других запросов информацию согласно заданным условиям. Это виртуальные таблицы (существующие в оперативной памяти компьютера.

На диске хранится лишь структура самого запроса, формулы и условия, по которым будут выбираться данные), не являющиеся хранилищем информации, но через большинство запросов можно менять информацию, применять вычисляемые поля (значения которых также не хранятся на жёстком диске).

Можно легко обнаружить, является ли запрос обновляемым: при отображении результатов запроса в конце записей должна быть пустая строка, которая помечена значком звездочки (*) в области выделения записи слева. Тогда в эту строку можно вводить данные, которые создадут новую запись. Если такая строка отсутствует, добавлять записи в запрос и изменять значения полей запроса нельзя.

При разработке форм и отчётов желательно выбирать для них базовой основой запросы, а не таблицы. При необходимости базовый запрос легко модифицировать (задать новые условия, применить выражения и функции, создать вычисляемые поля и т. д.).

Основные отличия запросов от расширенного фильтра:

— используя реляционные связи, можно применять запрос к нескольким таблицам (запросам);

— на экран можно выводить только необходимые поля;

— в запросе можно переставлять поля в любом порядке;

— команды фильтра сохраняются временно, запрос хранится постоянно как объект базы данных;

— применение фильтра и сортировки возможно только в открытой таблице, запросе и форме, а запрос работает с таблицами и запросами, которые не надо открывать;

— в запросе можно выводить на экран только необходимые (по количеству или процентному соотношению) записи (например, для лучшей десятки продаж можно отсортировать сумму продаж по возрастанию, а в свойствах запроса «Набор значений» (в режиме конструктора) ввести число 10;

— фильтры не могут создавать вычисляемые поля.

Обилие всяких кнопочек и настроек может постоянно сбивать вас с толку. Также может появиться страх при первом открытии программы.

Самым распространённым является запрос на выборку.

В строке условия отбора значение даты вводится, окруженное знаками #. Например, Between #01.01.2010# And #31.12.2010# — будут отобраны записи в диапазоне с 1 января по 31 декабря 2010 года.

В готовом запросе, который выводится в виде таблицы, можно применить временный фильтр для сужения критериев поиска.

При сортировке нескольких полей порядок сортировки идёт слева направо.

Если запрос очень сложный, можно разбить его на несколько составных (т. е. запрос делает запрос к запросу).

При операциях с числами программа использует математические знаки, например «+». Но при соединении текстовых полей знак «+» заменяется знаком «&» (амперсанд). Этот знак выполняет операцию конкатенации, т. е. соединяет между собой строки и подстроки, например, ФИО: [Фамилия] & » » & [Имя] & » » & [Отчество] (в кавычках заключена константа «пробел»).

Добавляются поля в запрос либо двойным щелчком на имени поля, либо прямым перетаскиванием, либо выбором из списка в строке «Поле» бланка запроса. Таблицу можно добавить в бланк запроса простым перетаскиванием из окна базы данных.

При создании вычисляемого поля надо ввести название столбца, после него знак двоеточия, а затем вычисляемое выражение (как в вышеупомянутом примере с ФИО).

Для очистки запроса есть команда меню Правка – Очистить бланк.

Нельзя добавлять и изменять записи в запросах, если:

— две таблицы запроса связаны отношением «один-ко-многим» и в таблице «один» не задан первичный ключ;

— в запросе используются рекурсивные соединения (связь установлена между полями одной таблицы (запроса));

— в запросе применяются статистические функции SQL.

Условия, при которых можно добавить или обновить записи в запросе:

Читать еще:  Книги по access

— таблица является единственной в запросе;

— таблицы в запросе связаны отношением «один-к-одному»;

— если таблицы в запросе связаны отношением «один-ко-многим», можно изменять поля только в таблице «многие».

В таблице «один», связанной с другой таблицей отношением «один-ко-многим», можно изменять поля только в том случае, если ни одно поле таблицы «многие» не включено в результат запроса, а используется только для отбора записей.

Если условия введены в одну строку сетки конструктора запросов, результат будет содержать только записи, удовлетворяющие всем условиям.

Если хотим, чтобы запрос извлекал все записи, удовлетворяющие хотя бы одному из условий, одно условие надо ввести в строку «Условие отбора», а другое в строку «Или».

В меню «Сервис»-«Параметры»-«Таблицы и запросы»-«Конструктор запросов»-«Вывод всех полей» надо отключить флажок, иначе при создании нового запроса будут автоматически добавляться все поля базовой таблицы (запроса).

Групповые операции (перекрёстные запросы в access)

Аксесс довольно сложная программа. Это подтверждает тот факт, что в интернете можно найти массу информации по ней. Однако, вы знаете что на самом деле достаточно знать лишь 20% инструментов, чтобы создавать и настраивать 80% баз данных в программе? И научиться этому можно после изучения 40 специальных видеоуроков, в которых описана самая суть без воды.

При помощи перекрёстного запроса вычисляются итоговые значения (суммы, количество значений, минимальные и максимальные значения и т. д.) данных и группируются по заголовкам столбцов и по заголовкам строк. Анализ информации значительно упрощается.

В перекрёстном запросе обычно три поля: поле заголовка столбцов, поле заголовка строк и поле итогового содержимого ячеек.

По умолчанию строка «Групповая операция» в режиме конструктора скрыта.

Группировка

Инструкция «Группировка» разбивает результаты запроса по каждому уникальному значению поля (полей). Например, если в поле Страна встречается 20 раз Литва, 30 раз Польша, 50 раз Чехия, то при группировке по этому полю будет всего три записи – по одной на каждую страну. Если будем добавлять группировку в другие поля, то количество выбранных записей возрастёт, так как программа будет искать уникальное значение не одного, а нескольких полей (например, зададим группировку по странам и по поставщикам. В Литве пять поставщиков, а, следовательно, уникальных записей для Литвы уже будет пять, а не одна).

Инструкция Группировка автоматически задаёт сортировку в алфавитном порядке. Для изменения порядка сортировки надо явно указать программе параметры в строке «Сортировка».

Управляющие запросы

Создаются, когда необходимо автоматически изменить большие объёмы информации. С помощью управляющих запросов можно обновлять данные, добавлять или удалять записи, создавать новые таблицы. Рекомендуется сразу создавать запрос на выборку и, лишь убедившись, что она правильно работает, преобразовать его в запрос на действие.

Создание таблицы

Создаёт таблицу, содержащую необходимые данные, извлекая требуемые записи из одной таблицы и добавляя их во вновь созданную. Можно этот запрос использовать для создания резервной копии данных или архивных записей.

Есть возможность создания новой таблицы в другой базе данных, выбрав свойство «Другая база данных» и введя имя базы в поле «Имя файла».

Таблица, созданная при помощи запроса, не наследует свойства полей и первичный ключ родительской таблицы.

Перед выполнением запроса можно посмотреть, что получится, отобразив запрос в режиме таблицы. Создание физической таблицы произойдёт только после нажатия кнопки «Запуск».

Можно включить в новую таблицу вычисляемое поле. При создании таблицы поле станет заполненным данными.

Для создания архивной таблицы надо скопировать исходную таблицу и затем вставить её из буфера, скопировав при этом только структуру (без данных) таблицы.

Обновление

Позволяет изменять (обновлять) соответствующие значения в таблицах (одной или нескольких). Сразу создаётся обычный запрос на выборку и только затем на его основе запрос на обновление.

Добавление

Запрос на добавление извлекает записи из одной таблицы и добавляет их в конец другой (других). Можно применить, если надо добавить большое количество новых записей (новые поставщики и потребители и т. д.). Запрос выполняется один раз, иначе одни и те же записи будут добавлены неоднократно. Запрос хорош, когда в архивную таблицу добавляются записи, которые будут затем удалены из таблицы-поставщика.

Удаление

Удаляет указанные записи в таблицах (одной или нескольких).

Перед выполнением запроса на удаление надо создать такой же запрос на выборку. Лишь убедившись, что отобраны нужные записи, меняем тип запроса «Выборка» на «Удаление».

При удалении связанных записей из главной таблицы (при установленном флажке каскадного удаления) Access выдаёт некорректное сообщение, например, что будет удалена одна запись, даже если в подчинённой таблице вместе с этой записью будут удалены сотни и тысячи связанных записей (т. е. выдаётся сообщение о количестве удаляемых записей в главной таблице).

Запрос с параметром

Хотите узнать какие 35 инструментов нужно знать, чтобы научиться создавать базы данных в Аксесс?

Бывает, что в неизменной формуле запроса меняется переменная (дата, процент увеличения, надбавка и т. д.). Вместо того, чтобы каждый раз переписывать меняющееся число в одной и той же формуле, предложим программе каждый раз выводить диалоговое окно для введения конкретной цифры, даты или другой переменной.

Для поля, которое предполагается использовать как параметр, введите в ячейку строки «Условие отбора» выражение с текстом приглашения, заключенным в квадратные скобки.

Например, нам часто нужны сведения по сотрудникам, фамилия которых начинается с определённой буквы. Можно сделать около 30 запросов (для почти всех букв русского алфавита), чтобы получать требуемые данные, но это займёт много времени для создания запросов, загромоздит базу данных и вызовет путаницу. Вместо этого создадим один запрос для формирования списка сотрудников, который будет нас спрашивать, с какой буквы начинающиеся фамилии мы хотим видеть. В поле «Условие отбора» введём: Like [Введите первую букву фамилии]& «*». На самом деле, если введём букву «С», условие будет читаться Access как Like «С*». Знак амперсанда «&» указывает на необходимость сцепления введённой буквы с остальными символами искомой ячейки, так как «*» обозначает любое количество символов после «С».

Например, выражение Between [Начальная дата:] And [Конечная дата:] запросит ввести начальную и конечную даты и выдаст все записи, содержащиеся в этом диапазоне (программа распознает разные форматы, например: 01.01.2010 или 01,01,2010 или 01/01/2010). Но для этого в режиме конструктора через меню Запрос – Параметры (можно вызвать через контекстное меню) надо вызвать диалоговое окно «Параметры запроса». В столбце «Параметр» указать правильно название, например [Начальная дата:], а в столбце «Тип данных» указать требуемый тип, в нашем случае «Дата/время». Как правило, указываются параметры для числовых и полей дата/время.

Ещё пример: Like «. » & [Введите номер месяца, например, для марта — 03, для ноября — 11] & «. ». Программа попросит ввести номер месяца года и выдаст все записи, относящиеся к этому месяцу. Если в параметре ввести знак звёздочки «*», то будут выбраны дни рождений за все месяцы.

Запрос может не работать, если формат даты в условии задан 00.00.0000, а в настройках панели управления установлен 00/00/0000. Тогда надо вместо точек добавить ещё по одному вопросу.

Запрос на объединение таблиц

Запрос извлекает данные из нескольких таблиц, имеющих одинаковые поля. Самый простой способ извлечения записей из связанных таблиц.

При объединении таблиц, связанных отношением «один-ко-многим», поле первичного ключа таблицы «один» используется для отображения связанных записей из таблицы, представляющей сторону «многие».

Читать еще:  База данных договоров access скачать

Когда таблицы объединены, можно легко создать запрос, извлекающий данные из нескольких таблиц.

Программа переводит графический запрос в запрос SQL – универсальный язык запросов.

Собственный язык Access JetSQL имеет отличия от ANSI SQL.

Хотя большинство запросов создаются в режиме конструктора, Access хранит их в формате SQL (структурированном языке запросов). Чтобы увидеть режим SQL, надо выбрать Вид-Режим SQL.

Лекция 6 Тема: Запросы. Вычисления и групповые операциию

6.1. Вычисляемые поля.

6.2. Создание выражений с помощью Построителя выражений.

6.3. Обзор встроенных функций СУБД MS Access.

6.4. Итоговые запросы.

6.5. Перекрестные запросы.

Очень часто при формировании набора записей требуется произвести вычисления над данными (определить возраст сотрудника, стоимость заказа, процент от продаж, выделить часть номенклатурного кода и т. п., т. е. вывести информацию, которая не хранится в базе данных) или выполнить определенные операции по непосредственной обработке отбираемых данных.

В QBE СУБД MS Access такие возможности предоставляются через вычисляемые поля и групповые операции.

6.1. Вычисляемые поля

Вычисляемое поле представляет собой выражение, состоящее из операторов (арифметических, сравнения, логических, конкатенации) и операндов. В качестве операндов могут быть использованы константы, встроенные или определенные пользователем функции и идентификаторы, например

Стоимость: Товары! Цена * Количество * (1-Скидка)

КоличествоМужчин: Sum(IIf(Пол = «м»; 1; 0))

Стоимость, КоличествоМужчин и ФИО являются именами вычисляемых полей и отображаются в режиме таблицы в заголовке столбца, символ двоеточие исполняет роль разделителя между именем вычисляемого поля и выражением.

Если имя таблицы или поля содержит пробелы, то его идентификатор обязан в выражении заключаться в квадратные скобки, например

Стоимость: Цена*[Количество товара]

Вычисляемое поле создается прямо в бланке QBE путем внесения выражения в ячейку Поле любого свободного столбца. Результаты вычислений, выводящиеся в поле, не запоминаются в базовой таблице. Вычисления снова производятся всякий раз, когда выполняется запрос, поэтому результаты всегда представляют текущее содержимое базы данных.

Обновить вычисленные результаты вручную невозможно.

Для построения сложных выражений в СУБД MS Access входит утилита, называемая Построитель выражений.

6.2. Создание выражений с помощью Построителя выражений

Построитель выражений можно запустить щелкнув по клавише Построить на панели инструментов Конструктор запросов или выбрав в контекстном меню поля бланка запроса QBE команду меню Построить….

Рис.6.1. Диалоговое окно Построитель выражений

Рис.6.2. Диалоговое окно Построителя выражений
со сформированным выражением

6.3. Обзор встроенных функций СУБД MS Access

СУБД MS Access содержит более 100 встроенных функций (рис.6.3), которые можно использовать при формировании вычисляемого поля или при задании условия отбора.

Рис.6.3. Диалоговое окно Построителя выражений
со списком встроенных функций

Все встроенные функции в Построителе выражений сгруппированы по функциональному назначению.

При выборе функции в правом окне построителя, в нижней области окна Построителя выражений отображается синтаксис этой функции. Для более детальной справки необходимо щелкнуть по клавише Справка.

Обзор всех встроенных функций выходит за рамки лекции, поэтому рассмотрим наиболее используемые.

Таблица 6.1

Функции категории Дата/время

Возвращает значение дня месяца от 1 до 31

Возвращает значение месяца от 1 до 12

Возвращает название месяца соответствующего номеру месяца: 1 – январь, 2 – февраль, и т. д. Если значение аргумента флаг Истина, то функция возвращает аббревиатуру месяца: 1 – янв, 2 – фев и т. д.

Возвращает значение года от 100 до 9999

Если аргумент число не указан, возвращает значение дня недели от 1 (воскресенье) до 7 (суббота). Если аргумент число имеет значение 0, то возвращает значение дня недели от 1 (понедельник) до 7 (воскресенье)

Возвращает целое число от 0 од 23, представляющее значение часа

Возвращает числовое значение в зависимости от значения аргумента интервал:

«q» – квартал (от 1 до 4);

«m» – месяц (от 1 до 12);

«yyyy» – год (от 100 до 9999);

«ww» – неделя (от 1 до 53);

и т. п. (см. справку по функции).

Возвращает текущую системную дату

Функции категории Проверка

Возвращает значение Истина если значение переменной (значение поля в источнике данных) равно Null

Возвращает значение Истина если значение переменной (значение поля в источнике данных) имеет один из числовых типов данных

Функции категории Управление

IIf(условие; выр1; выр2)

Возвращает значение выражения выр1 если значение аргумента условие Истина и возвращает значение выражения выр2 если значение аргумента условие Ложь. Данная функция аналогична функции ЕСЛИ в MS Excel.

Продолжение таблицы 6.1

Функции категории Текстовые

Возвращает n левых символов аргумента текст

Возвращает n правых символов аргумента текст

Mid(текст; нач_поз[; n])

Возвращает n символов начиная с позиции нач_поз аргумента текст. Если аргумент n не указан, то возвращает все символы до конца строки начиная с позиции нач_поз аргумента текст.

Возвращает количество символов (длину строки) в аргументе текст

Возвращает строковое значение аргумента текст без начальных пробелов

Возвращает строковое значение аргумента текст без заключительных пробелов

Возвращает строковое значение аргумента текст без начальных и заключительных пробелов

Возвращает строковое значение аргумента число

Возвращает значение аргумента переменная в формате заданным аргументом формат

6.3. Итоговые запросы

При анализе данных очень часто интересуют не отдельные записи, а итоговые значения по группам данных, например:

— количество сделок с Партнерами за определенный промежуток времени;

— средний объем продаж по каждому месяцу за предыдущий год.

Ответы на такие вопросы дает итоговый запрос.

Для вычисления итоговых значений необходимо нажать кнопку Групповые операции на панели инструментов Конструктор запросов, чтобы в бланке QBE появилась строка Групповая операция (после имени таблицы).

По умолчанию для каждого поля, занесенного в бланк запроса, устанавливается значение Группировка (итоги не подводятся).

Для подведения итогов необходимо заменить установку Группировка на конкретную итоговую функцию. В СУБД MS Access предусмотрено 9 функций (табл. 6.2), обеспечивающих выполнение групповых операций.

Таблица 6.2

Функции категории Статистические

Возвращает сумму набора значений

Возвращает среднее арифметическое набора значений

Возвращает наименьшее значение из набора значений

Возвращает наибольшее значение из набора значений

Возвращает количество записей в наборе значений отличных от Null

Возвращает первое значение поля в группе

Возвращает последнее значение поля в группе

Возвращает среднеквадратичное отклонение набора значений

Возвращает дисперсию набора значений

В раскрывающемся списке строки Групповая операция имеется установка Выражение. Данная установка применяется, когда в выражении (строка Поле) используется несколько итоговых функций.

В раскрывающемся списке строки Групповая операция имеется установка Условие. Данная установка применяется, когда в строке Условие отбора записано условие выборки, но данные столбца (поля) не должны участвовать в групповой операции.

Для решения более сложных статистических задач в СУБД MS Access предусмотрен специальный тип запроса – перекрестный запросов.

6.4. Перекрестные запросы

Перекрестный запрос – это специальный тип группового запроса, в котором отражаются результаты статистических расчетов по значению одного поля таблицы.

Для построения перекрестного запроса достаточно трех полей базового источника. По повторяющимся значениям одного поля формируются названия заголовков строк итоговой (сводной) таблицы (рис.6.4). По повторяющимся значениям другого поля формируются названия заголовков столбцов итоговой (сводной) таблицы. Результаты статистической обработки по третьему полю отображаются в ячейках сводной таблицы (область значений). Пример перекрестного запроса в режиме конструктора представлен на рис.6.5, а результаты выполнения запроса на рис. 6.6.

В области заголовков строк допускается размещение нескольких полей, в то время как в других областях может размещаться только по одному полю.

В перекрестном запросе допускается указание условий отбора. Сортировка может проводиться только по полям, размещенным в области заголовков строк.

Итоговый запрос из базы данных Access

Запросы позволяют не только выбирать записи из таблиц Access, но и вычислять различные статистические параметры. Например, можно подсчитать суммарное количество контактов и вывести даты первого и последнего контакта с каждым из людей, включенных в таблицу Контакты. Чтобы построить такой запрос в режиме конструктора, выполните следующие действия.

Читать еще:  Switch access перевод на русский

1. В окне базы данных щелкните на кнопке Запросы.

2. Дважды щелкните на значке Создание запроса в режиме конструктора.

3. В открывшемся окне диалога (рис. 17.6) выделите строку Контакты.

4. Щелчком на кнопке Добавить добавьте выбранную таблицу в верхнюю область конструктора запроса.

5. Выделите пункт Список и снова щелкните на кнопке Добавить.

6. Щелчком на кнопке Закрыть закройте окно диалога Добавление таблицы. Списки полей двух таблиц, соединенные линией связи, появятся в окне конструктора.

7. Щелкните на кнопке Групповые операции панели инструментов. В бланке запроса появится дополнительная строка Групповая операция, позволяющая выполнять статистические операции со значениями конкретных полей.

Рис. 17.6 . Добавление таблицы

8. Перетащите поле Фамилия в ячейку Поле первого столбца конструктора.

9. В ту же ячейку второго столбца перетащите поле Имя таблицы Контакты.

10. В третий, четвертый и пятый столбцы бланка запроса перетащите поле Дата таблицы Список (рис. 17.7).

Рис. 17.7. Запрос с групповыми операциями

11. В раскрывающемся списке ячейки Групповая операция третьего столб ца бланка запроса выберите пункт Min.

12. В той же ячейке четвертого столбца выберите пункт Мах.

13. В пятом столбце задайте групповую операцию Count. Групповые операции построенного запроса обработают все записи таблицы Список, соответствующие конкретному человеку из таблицы Контакты, и вместо самих данных таблицы Список выведут в соответствующее поле результата запроса только значение величины, вычисляемой по определенной формуле. Доступные групповые операции перечислены в табл. 17.1.

ТАБЛИЦА 17.1 . Групповые операции

Примечание Поскольку в пятом поле запроса вычисляется количество записей, в ячейку Поле этого столбца можно поместить любое поле таблицы Список.

14. Щелкните на кнопке Вид, чтобы выполнить запрос. Появится таблица с пятью столбцами. Два первых столбца содержат фамилии и имена людей. По ним выполняется группировка, то есть расчет значений остальных полей запроса выполняется для записей таблицы Список, сопоставляемых с одним человеком. Как уже говорилось выше, соответствие контакта таблицы Список и человека из таблицы Контакты определяется полями Код_Контакты, с помощью которых осуществляется связь этих двух таблиц. Третий и четвертый столбцы запроса выводят соответственно дату первого (функция Min) и последнего (функция Мах) контакта с данным человеком. Пятый столбец содержит количество записей в таблице Список (функция Count), соответствующих. данному человеку, то есть число контактов с ним. Единственный недостаток построенного запроса — это непонятные имена столбцов. Давайте скорректируем их.

15. Щелчком на кнопке Вид вернитесь в конструктор запроса.

16. В ячейке Поле третьего столбца замените имя Дата на текст Дата первого контакта: Дата. Правая часть этого выражения, расположенная правее двоеточия, по-прежнему задает имя поля, а левая определяет название столбца результата запроса. Таким образом, любому столбцу запроса можно назначить произвольное имя.

17. В ячейке Поле четвертого столбца введите Дата последнего контакта: Дата.

18. В первой строке пятого столбца бланка запроса введите Число контактов: Дата.

Примечание К сожалению, подобный прием не подходит для смены названия поля, значение которого не вычисляется, а передается из таблицы. То есть таким способом не удастся переименовать поле Имя.

19. Снова щелкните на кнопке Вид.

20. Закройте запрос.

21. Для сохранения изменений структуры щелкните на кнопке Да.

22. В окне диалога Сохранение введите имя Итоговый запрос и щелкните на кнопке ОК.

Вычисляемые поля в запросе БД Access 2003

Вычисления в запросе БД Access 2003

В БД Microsoft Access вычисляемые поля могут быть созданы в запросе, форме или отчете. Вычисляемые поля используются для различных целей, в том числе и для проведения расчетов, Для выполнения подсчетов в вычисляемые поля объектов базы данных Access вводят Выражения. Выражения — это формулы аналогичные формулам Excel, но только вместо ссылок на ячейки в них используются имена полей. Ввод выражений возможен как вручную, так и с помощью Построителя выражений.

Выражения могут содержать следующие элементы:

  • идентификаторы (имя поля и элемента управления, которые заключаются в квадратные скобки);
  • операторы (арифметические, логические, сравнения и другие операторы);
  • функции (готовые формулы, которые состоят из имени и аргумента, помещенного в круглые скобки)
  • константы (элементы, которые не изменяются в Выражении, например Null, Истина, Ложь);
  • значения (например, значения даты и времени, численные положительные или отрицательные значения).
  • =[Оценка]/1,2, где «=» — опрератор, [Оценка] — имя поля, а 1,2 — значение;
  • Date(), где Date — имя функции текущей даты, которая не имеет аргумента.

Рассмотрим создание вычисляемых полей в бланке запроса базы данных Access 2003. Для ввода Выражения в запрос его необходимо открыть в режиме Конструктора. Чтобы создать вычисляемое поле в запросе (в существующем или вновь создаваемом запросе) открытого в режиме конструктора, необходимо ввести Выражение в строку Поле свободного столбца бланка запроса. Выражение может выполнять вычисления, обрабатывать текст, указывать время и дату, проверять данные и т.д. Необходимо отметить, что каждая формула вычисляется только для отдельной строки таблицы бланка запроса.

Рассмотрим создание вычисляемого поля в бланке запроса на примере базы данных Training_students_VP. Постановка задачи: в запросе на выборку (Запрос 3) создать поле, в котором должны отображаться итоговые оценки (ниже на 20% от полученных по результатам рейтинга). Для решения этой задачи откроем бланк «Запроса 3» в режиме конструктора (Рис. 1).

Для создания вычисляемого поля можно применить «Построитель выражений». Для этого надо установить курсор в свободное поле и выбрать на панели инструментов команду Построить (можно также воспользоваться контекстным меню), откроется окно Построитель выражений.

В верхней области построителя расположено текстовое поле выражения, предназначенное для записи выражения. Ниже поля выражения размещается строка с операторами. Три текстовых поля в нижней области используются для выбора элементов, которые могут быть вставлены в текстовое поле выражения. Выражение можно записать с клавиатуры или сформировать из готовых функций, операторов и других элементов.

Для поставленной задачи в Построитель можно ввести выражение =[Оценка]/1,2 с клавиатуры (Рис.2) и щелкнуть на кнопке ОК.

В результате в бланке запроса появится вычисляемое поле =[Оценка]/1,2

Далее надо закрыть бланк запроса в режиме конструктора и открыть его в режиме таблицы. В таблице вычисляемое поле состоит из слова «Выражение» и цифры 1, которая показывает, каким по счету создано выражение. Необходимо также отметить, что результаты вычислений, отображаемые в записях, не отформатированы.

С учетом вышеизложенного следует изменить название вычисляемого поля и отформатировать его. Для этого необходимо вернуться в режим конструктора и слово Выражение1 заменить на «Итог_оценка». Затем щелкнуть правой кнопкой мыши на вычисляемое поле и в контекстном меню выбрать команду Свойства, откроется диалоговое окно Свойства поля (Рис. 5)

В окне Свойства поля установить формат, например Фиксированный и закрыть это окно. Затем закрыть запрос в режиме конструктора и открыть его в режиме таблицы. В результате на экране будет отображен запрос с отформатированным вычисляемым полем. Необходимо отметить, что значения вычисляемого поля не хранятся в базе данных, а являются результатом вычислений при формировании запроса.

Copyright

© Обучение в интернет, .
Обратная связь

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector