Elettracompany.com

Компьютерный справочник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Финансовые отчеты в excel

Делаем профессиональные отчёты в Excel: пять простых советов

Ольга Базалева, руководитель аналитического отдела в РБК, создатель онлайн-школы Excellent, автор книги «Мастерство визуализации данных» и автор блога, поделилась с Нетологией советами, как делать более удобные и понятные коллегам отчёты в Excel.

Сегодня не обойтись без умения работать с информацией: аналитикам, финансистам, маркетологам без этого совсем никуда, но даже в гуманитарных специальностях навык обрабатывать информацию всё больше и больше ценится. Взять хотя бы журналистику данных, которая набирает популярность.

Хотите, чтобы руководитель вас заметил и в глазах коллег вы стали классным профессионалом? Научитесь делать качественные отчёты.

ольга базалева

Создатель онлайн-школы визуализации данных Excellent

курс

Power BI

Узнать больше

  • Создавайте дашборды по ключевым метрикам самостоятельно и без программирования
  • Проводите аналитические исследования данных из различных источников

Встаньте на место начальника. Кому вы готовы платить больше? Специалисту, который присылает ему данные в таком виде?

1. Помните о наглядности

  • Располагайте данные логично: обычно это от большего к меньшему.
  • Всегда разделяйте разряды в больших числах: 10 000 000, а не 10000000.
  • Убирайте лишние знаки после запятой.
  • Убирайте яркую сетку, это визуальный мусор. Делайте линии светлыми, а иногда можно обойтись вовсе без сетки.

  • Дизайн таблиц должен быть лаконичным и не отвлекать от сути.
  • Выделяйте шапку и строки/столбцы с итогами.
  • Выделяйте отрицательные значения красным, а второстепенные значения — серым. В Excel это можно сделать автоматически с помощью условного форматирования.
  • Визуализируйте данные в таблицах. Можно строить гистограммы непосредственно в ячейках при помощи условного форматирования и создавать миниграфики, которые располагаются в одной ячейке (спарклайны).

2. Используйте диаграммы

Визуально представленная информация в сравнении с обычным текстом и таблицами воспринимается быстрее и запоминается легче. Графики и диаграммы позволяют сразу увидеть тренды, взаимосвязи, всплески и падения.

3. Пишите выводы в сопроводительном письме

Отчёт вложен в письмо и готов к отправке заказчикам? Не спешите нажимать кнопку «отправить». Подумайте, что нужно человеку, который откроет ваше письмо? Ему нужны быстрые выводы. Обязательно добавьте в текст письма аналитические комментарии и подкрепите их фактами из отчёта — например, добавьте скриншот диаграмм.

Если руководитель получил ответ на свой вопрос сразу из письма, ему даже не надо тратить время на открытие приложенного файла. Поверьте, это дорогого стоит.

Читать также

4. Делайте отчёты удобными

Если ваш отчёт большой и занимает 10−20 листов в Excel, сделайте навигацию по нему. Это можно реализовать одним из следующих способов:

  • создать лист Summary, показать на нём главные цифры и сделать ссылки «Подробнее» с переходом на листы, содержащие все данные;
  • сделать оглавление, куда добавить ссылки на каждый лист с аналитикой.

Читать также

5. Автоматизируйте обновление регулярных отчётов

Когда ваши отчёты станут обновляться в считаные минуты, высвободится масса дополнительного времени. Это время можно использовать для своего профессионального развития, а можно взять на себя дополнительную функциональность, что позволит обоснованно попросить повышения.

В Excel есть множество инструментов, которые помогут автоматизировать отчёты:

  • настройте выгрузку всех необходимых данных на один лист в Excel, назовём этот лист «Source»;
  • создайте необходимые аналитические таблицы на других листах;
  • формулами в эти аналитические таблицы подтяните нужные данные с листа Source;
  • сделайте связку Power Point — Excel. Тогда при изменении диаграмм в Excel, в презентации Power Point они будут обновляться автоматически.

Так вы создадите отчёт один раз и сможете быстро обновлять его в последующем, просто добавляя новые данные на лист Source, а все остальные таблицы и диаграммы тут же обновятся.

Когда ваши отчёты преобразятся, они станут в разы ценнее. Заказчики данных будут быстро получать ответы на свои вопросы, а набор сухих таблиц превратится в удобные и наглядные аналитические отчёты. Специалистов, которые умеют обрабатывать информацию и помогают принимать бизнес-решения ценят гораздо больше, чем тех, кто занимается простым заполнением непонятных таблиц.

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для «Нетологии»? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

Формируем отчеты в Excel для руководства

Как разработать формы отчетности для руководства в Excel?

Какие расчетные формулы в них следует прописать?

Как заполнить управленческие отчеты в Excel данными о работе компании?

Как визуализировать данные управленческих отчетов с помощью Excel?

Разработчики программных продуктов для учета хозяйственной деятельности предприятия значительно продвинулись в функционале управленческих отчетов для руководства. Однако по-прежнему есть три основные проблемы:

  • во-первых, перечень таких отчетов ограничен типовым функционалом программы, набор показателей в них зафиксирован возможностями аналитики данных в этой программе. Соответственно, чтобы расширить перечень отчетов или их показателей, необходимо привлекать к доработке программистов и нести дополнительные расходы;
  • во-вторых, большинство отчетов представлены в виде табличных форм. В них есть колонки «План», «Факт» и «Отклонения», но этого недостаточно, чтобы информативно и наглядно продемонстрировать руководству результаты деятельности компании;
  • в-третьих, когда речь заходит о формировании комплексной отчетности, то неизбежно сталкиваемся с тем, что в программе легко можно сформировать несколько отчетов с разноплановыми показателями, но сделать один отчет с общими данными нескольких отчетов пользователю программы просто невозможно — для этого нужно создавать как минимум дополнительные обработки, которые опять же ограничены техническими возможностями используемой программы.
Читать еще:  Экспорт из mysql в excel

В данной ситуации руководителю финансово-экономической службы гораздо проще использовать известный всем функционал табличного редактора Excel, тем более что все современные учетные программы позволяют сохранять сформированные в них отчеты также в виде файла Excel. А это открывает почти неограниченные возможности для консолидации данных разных отчетов, быстрого создания и перенастройки отчетных форм и их показателей, а также визуализации цифровых данных управленческих отчетов.

Разработка форм отчетности для руководства в Excel с расчетными формулами

На первом этапе подготовки управленческой отчетности руководству компании нужно создать собственно сами отчетные формы в файле Excel и прописать в них формулы для консолидации данных отчетного периода.

Для того чтобы отчетность для руководства получилась информативной и наглядной, достаточно сначала сформировать типовые отчеты в программе и сохранить их как файлы формата Excel. Затем данные этих файлов копируем как отдельные листы в новой книге и далее формируем в ней листы с формами управленческой отчетности.

Например, руководителю финансово-экономической службы компании «Альфа» нужно предоставить руководителю и собственнику компании отчеты о результатах работы компании за I полугодие 2019 г. исходя из типовых форм регламентированной отчетности — баланса и формы 2 к нему.

Прямо скажем: те данные, которые содержатся в указанных формах, руководству компании мало что скажут без дополнительной обработки, потому что они предназначены в основном для узкопрофильных специалистов и контролирующих органов.

Чтобы преобразовать это огромное количество цифр в нужный нам формат, создадим дополнительно в книге Excel несколько листов:

  • «Структура баланса» — для расчета динамики структуры агрегированных показателей имущества компании и источников его финансирования;
  • «Оборотный капитал» — для определения размера чистого оборотного капитала компании;
  • «Безубыточность» — для расчета точки безубыточности и запаса финансовой прочности на начало и конец отчетного периода;
  • «ФинПоказатели» — для расчета комплекса финансовых показателей и коэффициентов, характеризующих состояние компании;
  • «Сводные показатели» — для визуализации обобщенной динамики финансового положения компании по итогам рассматриваемого периода.

Следующий этап построения управленческой отчетности — заполнение созданных на этих листах отчетных форм данными из представленных выше финансовых отчетов — баланса и формы 2 к нему.

Заполнение управленческих отчетов в Excel данными о работе компании

Заполнение шаблонов управленческой отчетности для руководства компании, заключается в наполнении формы данными управленческого учета и проверке корректности полученных в отчетности результатов.

Начнем с первого из отчетов — «Структура баланса»:

  • в колонках отчета «01.01.2019» и «01.07.2019» по сумме пропишем ссылки на ячейки с показателями листа «Баланс»;
  • в колонках отчета «01.01.2019» и «01.07.2019» по процентам пропишем расчет доли значения каждой из строки актива или пассива в общей их сумме;
  • в колонке «Динамика» пропишем разность между значениями колонок «01.07.2019» и «01.01.2019».

Полученный отчет представлен в табл. 3.

На основе данных этого отчета уже можно легко увидеть, что за I полугодие 2019 г. у компании «Альфа» в структуре активов увеличилась доля дебиторской задолженности и уменьшилась доля внеоборотных активов и запасов ТМЦ.

Такую динамику активов можно признать положительной, поскольку в целом доля оборотных активов увеличилась, что положительно сказывается на платежеспособности компании.

А вот анализ структуры пассивов компании показывает, что оборотные активы увеличились за счет роста кредитов и займов, что создает риски снижения финансовой устойчивости.

Далее переходим к отчету «Оборотный капитал»: заполним ячейки по строкам «Внеоборотные активы», «Инвестированный капитал»» «Оборотные активы» и «Краткосрочные пассивы» ссылками на соответствующие разделы листа «Баланс» и пропишем по строке «Чистый оборотный капитал» расчетную формулу «Оборотные активы-Краткосрочные пассивы».

А. А. Гребенников
финансовый директор ООО «Ипатовский пивзавод»

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Справочник экономиста» № 9, 2019.

Top 10 ICO projects

Летом 2014 года токены Ethereum стоили менее одного цента,
сегодня их цена около $800!

Barfin.club

ICO traveller

Бесплатные программы по финансовому анализу в Excel (скачать)

Подборка финансового анализа предприятия в таблицах excel от различных авторов:

Таблицы Excel Попова А.А. позволют провести финансовый анализ: рассчитать деловую активность, платежеспособность, рентабельность, финансовую устойчивость, агрегированный баланс, провести анализ структуры активов баланса, коэффициентный и динамический анализ на основе 1 и 2 формы бухгалтерской отчетности предприятия.
Скачать финансовый анализ в excel от Попова

Таблицы Excel финансового анализа предприятия Зайковского В.Э. (директора по экономике и финансам ОАО Томского завода измерительной аппаратуры) позволяют на основе 1 и 2 форм внешней бухгалтерской отчетности произвести расчет банкротства предприятия по модели Альтмана, Таффлера и Лиса, оценить финансовое состояние предприятия по показателям ликвидности, финансовой устойчивости, состоянию основных средств, оборачиваемости активов, рентабельности. Помимо этого находят связь между неплатежеспособностью предприятия с задолженностью государства перед ним. Имеются графики изменения активов и пассивов предприятия во времени.
Скачать финансовый анализ в excel от Зайковского

Таблицы Excel для проведения финансового анализа от Малахова В.И. позволяют рассчитать баланс в процентной форме, оценку эффективности управления, оценку финансовой (рыночной) устойчивости, оценку ликвидности и платежеспособности, оценку рентабельности, деловой активности, положения предприятия на РЦБ, модель Альтмана. Строятся диаграммы актива баланса, динамики выручки, динамика валовой и чистой прибыли, динамика задолженности.
Скачать финансовый анализ в excel от Малахова

Читать еще:  Длина строки excel формула

Электронные таблицы Excel финансового анализа Репина В.В. вычисляют движения денежных средств, прибыль-убыток, изменения задолженности, изменения запасов, динамику изменения статей баланса, финансовые показатели в формате GAAP. Позволят провести коэффициентный финансовый анализ предприятия.
Скачать финансовый анализ в excel от Репина

Таблицы excel Салова А.Н., Маслова В.Г. позволит провести спектр — балльного анализа финансового состояния. Спектр балльный метод является наиболее надежным методом финансово-экономического анализа. Его суть заключается в проведении анализа финансовых коэффициентов путем сравнения полученных значений с нормативными величинами, используется при этом система разнесения этих значений по зонам удаленности от оптимального уровня. Анализ финансовых коэффициентов производится путем сравнения полученных значений с рекомендуемыми нормативными величинами, играющими роль пороговых нормативов. Чем удаленнее значение коэффициентов от нормативного уровня, тем ниже степень финансового благополучия и выше риск попадания в категорию несостоятельных предприятий.
Скачать финансовый анализ в excel от Маслова

Инвестору: как читать отчетность

Оцениваем финансовое состояние компании по открытым источникам

Начинающие инвесторы допускают две ошибки: покупают на эмоциях и продают на эмоциях.

О продаже еще поговорим, а сейчас давайте о покупке.

Мы уже разобрали, что такое разумное инвестирование на примере твиттера и шаурмы. Мы говорили, что выбирать акции следует не по бренду, а по экономике: справедливо ли оценена компания и насколько она здорова как бизнес. Для этого наши предки изобрели мультипликаторы — производные значения, по которым легко сравнивать разные компании и делать выводы.

Мы разбирали первый простой мультипликатор P/E — цена компании, деленная на прибыль. Если компания стоит миллион, а зарабатывает 100 тысяч прибыли в год, то она, условно говоря, окупается за 10 лет, то есть мультипликатор P/E равен 10. Если аналогичная компания стоит миллион, а зарабатывает 250 тысяч прибыли, то она окупается за 4 года — P/E равен 4 и это вроде как лучше.

Данные о прибыли и стоимости берутся из открытых документов. На этот раз попробуем их почитать и применить полученные знания на практике.

Откуда данные

Если вы завтра откроете собственную компанию, то единственный человек, которому вы должны сообщать о своих прибылях и убытках, — это ваш налоговый инспектор. Всем остальным о ваших финансах можно не говорить. Ваши клиенты, поставщики и сотрудники не могут заставить вас отчитаться о финансовых результатах. Если вы частная компания, ваши финансы — ваше дело.

Если вы захотите привлечь в компанию инвестора, то он захочет знать, во что он вкладывает. Тогда вам придется раскрыть ему финансовую информацию, но в частном порядке.

А если вы захотите продавать свои акции на бирже, то есть привлекать в компанию много маленьких частных инвесторов, то вам придется рассказывать о своих финансах всему миру. Ведь теперь любой человек сможет стать вашим инвестором, и каждому по секрету сообщать ваши финансовые данные вы не сможете. Вы станете публичной компанией.

Частные компании не рассказывают о финансах, публичные — рассказывают

Слово «публичный» означает (среди прочего), что компания должна рассказывать всем о своих финансовых делах, даже если эти дела плохи. Этим мы и воспользуемся.

Публичные компании несколько раз в год публикуют у себя на сайте большой финансовый отчет. Он легко может содержать более 100 страниц, а стандарты отчетности бывают разные, но суть одинаковая. Компания говорит: «Вот наши финансовые результаты, мы за них отвечаем». Инвесторы читают, и каждый сам для себя решает, хочет он дальше вкладывать в компанию или нет.

В отчетах бывает сложно разобраться на первый взгляд. Но в реальности чаще всего нам понадобятся только две формы: баланс и финансовые результаты. Суммарно из них нужно будет достать 10—15 чисел.

Чаще всего российскому инвестору придется работать с одним из трех форматов отчетности:

Примечательно, что международный формат отчетности отвечает на вопрос «Как дела у компании?», а российский — «А правильно ли ты, дружок, платишь налоги?»

Подготовка данных

Чтобы попрактиковаться, сделаем упражнение. Возьмем три компании из ретейла: «Магнит», «Ленту» и «Волмарт». У «Магнита» возьмем отчетность по РСБУ , у «Ленты» — МСФО , а у «Волмарта» — GAAP . И надергаем данных из всех этих отчетов, а потом посмотрим на результат.

Отчеты в EXCEL

Для анализа больших и сложных таблиц обычно используют Сводные таблицы . С помощью формул также можно осуществить группировку и анализ имеющихся данных. Создадим несложные отчеты с помощью формул.

В качестве исходной будем использовать таблицу в формате EXCEL 2007 ( Вставка/ Таблицы/ Таблица ), содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте. Аналогичная таблица использовалась в статье Сводные таблицы .

В таблице имеются столбцы:

  • Товар – наименование партии товара, например, « Апельсины »;
  • Группа – группа товара, например, « Апельсины » входят в группу « Фрукты »;
  • Дата поставки – Дата поставки Товара Поставщиком;
  • Регион продажи – Регион, в котором была реализована партия Товара;
  • Продажи – Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
  • Сбыт – срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
  • Прибыль – отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.
Читать еще:  Excel vba pdf

Через Диспетчер имен откорректируем имя таблицы на « Исходная_таблица » (см. файл примера ).

С помощью формул создадим 5 несложных отчетов, которые разместим на отдельных листах.

Отчет №1 Суммарные продажи Товаров

Найдем суммарные продажи каждого Товара. Задача решается достаточно просто с помощью функции СУММЕСЛИ() , однако само построение отчета требует определенных навыков работы с некоторыми средствами EXCEL.

Итак, приступим. Для начала нам необходимо сформировать перечень названий Товаров. Т.к. в столбце Товар исходной таблицы названия повторяются, то нам нужно из него выбрать только уникальные значения. Это можно сделать несколькими способами: формулами (см. статью Отбор уникальных значений ), через меню Данные/ Работа с данными/ Удалить дубликаты или с помощью Расширенного фильтра . Если воспользоваться первым способом, то при добавлении новых Товаров в исходную таблицу, новые названия будут включаться в список автоматически. Но, здесь для простоты воспользуемся вторым способом. Для этого:

  • Перейдите на лист с исходной таблицей;
  • Вызовите Расширенный фильтр ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Дополнительно );
  • Заполните поля как показано на рисунке ниже: переключатель установите в позицию Скопировать результат в другое место ; в поле Исходный диапазон введите $A$4:$A$530; Поставьте флажок Только уникальные записи .

  • Скопируйте полученный список на лист, в котором будет размещен отчет;
  • Отсортируйте перечень товаров ( Данные/ Сортировка и фильтр/ Сортировка от А до Я ).

Должен получиться следующий список.

В ячейке B6 введем нижеследующую формулу, затем скопируем ее Маркером заполнения вниз до конца списка:

Для того, чтобы понять сруктурированные ссылки на поля в таблицах в формате EXCEL 2007 можно почитать Справку EXCEL (клавиша F1 ) в разделе Основные сведения о листах и таблицах Excel > Использование таблиц Excel .

Также можно легко подсчитать количество партий каждого Товара:

Отчет №2 Продажи Товаров по Регионам

Найдем суммарные продажи каждого Товара в Регионах. Воспользуемся перечнем Товаров, созданного для Отчета №1. Аналогичным образом получим перечень названий Регионов (в поле Исходный диапазон Расширенного фильтра введите $D$4:$D$530). Скопируйте полученный вертикальный диапазон в Буфер обмена и транспонируйте его в горизонтальный. Полученный диапазон, содержащий названия Регионов, разместите в заголовке отчета.

В ячейке B 8 введем нижеследующую формулу:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Продажи]; Исходная_Таблица[Товар];$A8; Исходная_Таблица[Регион продажи];B$7)

Формула вернет суммарные продажи Товара, название которого размещено в ячейке А8 , в Регионе из ячейки В7 . Обратите внимание на использование смешанной адресации (ссылки $A8 и B$7), она понадобится при копировании формулы для остальных незаполненных ячеек таблицы.

Скопировать вышеуказанную формулу в ячейки справа с помощью Маркера заполнения не получится (это было сделано для Отчета №1), т.к. в этом случае в ячейке С8 формула будет выглядеть так:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Сбыт, дней]; Исходная_Таблица[Группа];$A8; Исходная_Таблица[Продажи];C$7)

Ссылки, согласно правил относительной адресации , теперь стали указывать на другие столбцы исходной таблицы (на те, что правее), что, естественно, не правильно. Обойти это можно, скопировав формулу из ячейки B8 , в Буфер обмена , затем вставить ее в диапазон С8: G 8 , нажав CTRL + V . В ячейки ниже формулу можно скопировать Маркером заполнения .

Отчет №3 Фильтрация Товаров по прибыльности

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара либо принесла прибыль, либо не принесла (см. столбец Прибыль в исходной таблице). Подсчитаем продажи по Группам Товаров в зависимости от прибыльности. Для этого будем фильтровать с помощью формул записи исходной таблицы по полю Прибыль.

Создадим Выпадающий (раскрывающийся) список на основе Проверки данных со следующими значениями: (Все); Да; Нет . Если будет выбрано значение фильтра (Все) , то при расчете продаж будут учтены все записи исходной таблицы. Если будет выбрано значение фильтра « Да» , то будут учтены только прибыльные партии Товаров, если будет выбрано « Нет» , то только убыточные.

Суммарные продажи подсчитаем следующей формулой массива : =СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5))* Исходная_Таблица[Продажи])

После ввода формулы не забудьте вместо простого нажатия клавиши ENTER нажать CTRL + SHIFT + ENTER .

Количество партий по каждой группе Товара, в зависимости от прибыльности, можно подсчитать аналогичной формулой.

Так будет выглядеть отчет о продажах по Группам Товаров, принесших прибыль.

Выбрав в фильтре значение Нет (в ячейке B 5 ), сразу же получим отчет о продажах по Группам Товаров, принесших убытки.

Отчет №4 Статистика сроков сбыта Товаров

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара сбывалась определенное количество дней (см. столбец Сбыт в исходной таблице). Необходимо подготовить отчет о количестве партий, которые удалось сбыть за за период от 1 до 10 дней, 11-20 дней; 21-30 и т.д.

Вышеуказанные диапазоны сформируем нехитрыми формулами в столбце B .

Количество партий, сбытые за определенный период времени, будем подсчитывать с помощью формулы ЧАСТОТА() , которую нужно ввести как формулу массива :

Для ввода формулы выделите диапазон С6:С12 , затем в Строке формул введите вышеуказанную формулу и нажмите CTRL + SHIFT + ENTER .

Этот же результат можно получить с помощью обычной функции СУММПРОИЗВ() : =СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Сбыт, дней]>A6)* (Исходная_Таблица[Сбыт, дней] =B9)* (Исходная_Таблица[Дата поставки]

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector