Elettracompany.com

Компьютерный справочник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как убрать умную таблицу excel

Создаем и удаляем таблицы в Excel

Лист Excel — это заготовка для создания таблиц (одной или нескольких). Способов создания таблиц несколько, и таблицы, созданные разными способами, обеспечивают разные возможности работы с данными. Об этом вы можете узнать из этой статьи.

Создание таблиц

Сначала поговорим о создании электронной таблицы в широком смысле. Что для этого нужно сделать:

  • на листе Excel введите названия столбцов, строк, значения данных, вставьте формулы или функции, если этого требует задача;
  • выделите весь заполненный диапазон;
  • включите все границы.

С точки зрения разработчиков Excel, то, что вы создали, называется диапазон ячеек. С этим диапазоном вы можете производить различные операции: форматировать, сортировать, фильтровать (если укажете строку заголовков и включите Фильтр на вкладке Данные) и тому подобное. Но обо всем перечисленном вы должны позаботиться сами.

Чтобы создать таблицу, как ее понимают программисты Microsoft, можно выбрать два пути:

  • преобразовать в таблицу уже имеющийся диапазон;
  • вставить таблицу средствами Excel.

Вариант преобразования рассмотрим на примере таблицы, которая показана на рисунке выше. Проделайте следующее:

  • выделите ячейки таблицы;
  • воспользуйтесь вкладкой Вставка и командой Таблица;
  • в диалоговом окне проверьте, что выделен нужный диапазон, и что установлен флажок на опции Таблица с заголовками.

Тот же результат, но с выбором стиля можно было бы получить, если после выделения диапазона применить команду Форматировать как таблицу, имеющуюся на вкладке Главная.

Что можно заметить сразу? В полученной таблице уже имеются фильтры (у каждого заголовка появился значок выбора из списка). Появилась вкладка Конструктор, команды которой позволяют управлять таблицей. Другие отличия не так очевидны. Предположим, в начальном варианте не было итогов под колонками данных. Теперь на вкладке Конструктор вы можете включить строку итогов, что приведет к появлению новой строки с кнопками выбора варианта итогов.

Еще одно преимущество таблицы состоит в том, что действие фильтров распространяется только на ее строки, данные же, которые могут быть размещены в этом же столбце, но за пределами области таблицы, под действие фильтра не попадают. Этого невозможно было бы добиться, если бы фильтр применялся к тому, что в начале статьи было обозначено как диапазон. Для таблицы доступна такая возможность, как публикация в SharePoint.

Таблицу можно создавать сразу, минуя заполнение диапазона. В этом случае выделите диапазон пустых ячеек и воспользуйтесь любым выше рассмотренным вариантом создания таблицы. Заголовки у такой таблицы сначала условные, но их можно переименовывать.

Удаление таблиц

Несмотря на явные преимущества таблиц по сравнению с диапазонами, иногда бывает необходимо отказаться от их использования. Тогда на вкладке Конструктор выберите команду Преобразовать в диапазон (конечно при этом должна быть выделена хотя бы одна ячейка таблицы).

Если же вам нужно очистить лист от данных, независимо от того, были ли они оформлены как диапазон или как таблица, то выделите все ячейки с данными и воспользуйтесь клавишей DELETE или удалите соответствующие столбцы.

Приемы создания и удаления таблиц, о которых вы узнали из этой статьи, пригодятся вам в Excel 2007, 2010 и старше.

Умные Таблицы Excel – секреты эффективной работы

В MS Excel есть много потрясающих инструментов, о которых большинство пользователей не подозревают или сильно недооценивает. К таковым относятся Таблицы Excel. Вы скажете, что весь Excel – это электронная таблица? Нет. Рабочая область листа – это только множество ячеек. Некоторые из них заполнены, некоторые пустые, но по своей сути и функциональности все они одинаковы.

Таблица Excel – совсем другое. Это не просто диапазон данных, а цельный объект, у которого есть свое название, внутренняя структура, свойства и множество преимуществ по сравнению с обычным диапазоном ячеек. Также встречается под названием «умные таблицы».

Как создать Таблицу в Excel

В наличии имеется обычный диапазон данных о продажах.

Для преобразования диапазона в Таблицу выделите любую ячейку и затем Вставка → Таблицы → Таблица

Есть горячая клавиша Ctrl+T.

Появится маленькое диалоговое окно, где можно поправить диапазон и указать, что в первой строке находятся заголовки столбцов.

Как правило, ничего не меняем. После нажатия Ок исходный диапазон превратится в Таблицу Excel.

Перед тем, как перейти к свойствам Таблицы, посмотрим вначале, как ее видит сам Excel. Многое сразу прояснится.

Структура и ссылки на Таблицу Excel

Каждая Таблица имеет свое название. Это видно во вкладке Конструктор, которая появляется при выделении любой ячейки Таблицы. По умолчанию оно будет «Таблица1», «Таблица2» и т.д.

Если в вашей книге Excel планируется несколько Таблиц, то имеет смысл придать им более говорящие названия. В дальнейшем это облегчит их использование (например, при работе в Power Pivot или Power Query). Я изменю название на «Отчет». Таблица «Отчет» видна в диспетчере имен Формулы → Определенные Имена → Диспетчер имен.

А также при наборе формулы вручную.

Но самое интересное заключается в том, что Эксель видит не только целую Таблицу, но и ее отдельные части: столбцы, заголовки, итоги и др. Ссылки при этом выглядят следующим образом.

=Отчет[#Все] – на всю Таблицу
=Отчет[#Данные] – только на данные (без строки заголовка)
=Отчет[#Заголовки] – только на первую строку заголовков
=Отчет[#Итоги] – на итоги
=Отчет[@] – на всю текущую строку (где вводится формула)
=Отчет[Продажи] – на весь столбец «Продажи»
=Отчет[@Продажи] – на ячейку из текущей строки столбца «Продажи»

Для написания ссылок совсем не обязательно запоминать все эти конструкции. При наборе формулы вручную все они видны в подсказках после выбора Таблицы и открытии квадратной скобки (в английской раскладке).

Читать еще:  Excel сверху цифры вместо букв

Выбираем нужное клавишей Tab. Не забываем закрыть все скобки, в том числе квадратную.

Если в какой-то ячейке написать формулу для суммирования по всему столбцу «Продажи»

то она автоматически переделается в

Т.е. ссылка ведет не на конкретный диапазон, а на весь указанный столбец.

Это значит, что диаграмма или сводная таблица, где в качестве источника указана Таблица Excel, автоматически будет подтягивать новые записи.

А теперь о том, как Таблицы облегчают жизнь и работу.

Свойства Таблиц Excel

1. Каждая Таблица имеет заголовки, которые обычно берутся из первой строки исходного диапазона.

2. Если Таблица большая, то при прокрутке вниз названия столбцов Таблицы заменяют названия столбцов листа.

Очень удобно, не нужно специально закреплять области.

3. В таблицу по умолчанию добавляется автофильтр, который можно отключить в настройках. Об этом чуть ниже.

4. Новые значения, записанные в первой пустой строке снизу, автоматически включаются в Таблицу Excel, поэтому они сразу попадают в формулу (или диаграмму), которая ссылается на некоторый столбец Таблицы.


Новые ячейки также форматируются под стиль таблицы, и заполняются формулами, если они есть в каком-то столбце. Короче, для продления Таблицы достаточно внести только значения. Форматы, формулы, ссылки – все добавится само.

5. Новые столбцы также автоматически включатся в Таблицу.

6. При внесении формулы в одну ячейку, она сразу копируется на весь столбец. Не нужно вручную протягивать.

Помимо указанных свойств есть возможность сделать дополнительные настройки.

Настройки Таблицы

В контекстной вкладке Конструктор находятся дополнительные инструменты анализа и настроек.

С помощью галочек в группе Параметры стилей таблиц

можно внести следующие изменения.

— Удалить или добавить строку заголовков

— Добавить или удалить строку с итогами

— Сделать формат строк чередующимися

— Выделить жирным первый столбец

— Выделить жирным последний столбец

— Сделать чередующуюся заливку строк

— Убрать автофильтр, установленный по умолчанию

В видеоуроке ниже показано, как это работает в действии.

В группе Стили таблиц можно выбрать другой формат. По умолчанию он такой как на картинках выше, но это легко изменить, если надо.

В группе Инструменты можно создать сводную таблицу, удалить дубликаты, а также преобразовать в обычный диапазон.

Однако самое интересное – это создание срезов.

Срез – это фильтр, вынесенный в отдельный графический элемент. Нажимаем на кнопку Вставить срез, выбираем столбец (столбцы), по которому будем фильтровать,

и срез готов. В нем показаны все уникальные значения выбранного столбца.

Для фильтрации Таблицы следует выбрать интересующую категорию.

Если нужно выбрать несколько категорий, то удерживаем Ctrl или предварительно нажимаем кнопку в верхнем правом углу, слева от снятия фильтра.

Попробуйте сами, как здорово фильтровать срезами (кликается мышью).

Для настройки самого среза на ленте также появляется контекстная вкладка Параметры. В ней можно изменить стиль, размеры кнопок, количество колонок и т.д. Там все понятно.

Ограничения Таблиц Excel

Несмотря на неоспоримые преимущества и колоссальные возможности, у Таблицы Excel есть недостатки.

1. Не работают представления. Это команда, которая запоминает некоторые настройки листа (фильтр, свернутые строки/столбцы и некоторые другие).

2. Текущую книгу нельзя выложить для совместного использования.

3. Невозможно вставить промежуточные итоги.

4. Не работают формулы массивов.

5. Нельзя объединять ячейки. Правда, и в обычном диапазоне этого делать не следует.

Однако на фоне свойств и возможностей Таблиц, эти недостатки практически не заметны.

Множество других секретов Excel вы найдете в онлайн курсе.

Умные таблицы в Excel

Видео

Постановка задачи

Имеем таблицу, с которой постоянно приходится работать (сортировать, фильтровать, считать по ней что-то) и содержимое которой периодически изменяется (добавляется, удаляется, редактируется). Ну, хотя бы, для примера — вот такого вида:

Размер — от нескольких десятков до нескольких сотен тысяч строк — не важен. Задача — всячески упростить и облегчить себе жизнь, превратив эти ячейки в «умную» таблицу.

Решение

Выделяем любую ячейку в таблице и на вкладке Главная (Home) разворачиваем список Форматировать как таблицу (Format as table) :

В раскрывшемся списке стилей выбираем любой вариант заливки на наш вкус и цвет и в окне подтверждения выделенного диапазона жмем ОК и получаем на выходе примерно следующее:

В результате после такого преобразования диапазона в «умную» Таблицу (с большой буквы!) имеем следующие радости (кроме приятного дизайна):

  1. Созданная Таблицаполучает имяТаблица1,2,3 и т.д. которое, можно изменить на более адекватное на вкладке Конструктор (Design) . Это имя можно использовать в любых формулах, выпадающих списках и функциях, например в качестве источника данных для сводной таблицы или массива поиска для функции ВПР (VLOOKUP).
  2. Созданная один раз Таблицаавтоматически подстраивается в размерах при добавлении или удалении в нее данных. Если дописать к такой Таблице новые строки — она растянется ниже, если добавить новые столбцы — разойдется вширь. В правом нижнем углу Таблицы можно увидеть автоматически перемещающийся маркер границы и, при необходимости, скорректировать его положение мышью:

  • В шапке Таблицы автоматически включается Автофильтр (можно принудительно отключить на вкладке Данные (Data) ).
  • При добавлении новых строк в них автоматически копируются все формулы.
  • При создании нового столбца с формулой — она будет автоматически скопирована на весь столбец — не надо тянуть формулу черным крестом автозаполнения.
  • При прокрутке Таблицы вниз заголовки столбцов (A, B, C…) меняются на названия полей, т.е. уже можно не закреплять шапку диапазона как раньше (в Excel 2010 там еще и автофильтр):

    Включив флажок Показать итоговую строку (Total row) на вкладке Конструктор (Design) мы получаем автоматическую строку итогов в конце Таблицы с возможностью выбора функции (сумма, среднее, количество и т.д.) по каждому столбцу:

  • К данным в Таблице можно адресоваться, используя имена отдельных ее элементов. Например, для суммирования всех чисел в столбце НДС можно воспользоваться формулой =СУММ(Таблица1[НДС]) вместо =СУММ(F2:F200) и не думать уже про размеры таблицы, количество строк и корректность диапазонов выделения. Также возможно использовать еще следующие операторы (предполагается, что таблица имеет стандартное имя Таблица1):
    • =Таблица1[#Все] — ссылка на всю таблицу, включая заголовки столбцов, данные и строку итогов
    • =Таблица1[#Данные] — ссылка только на данные (без строки заголовка)
    • =Таблица1[#Заголовки] — ссылка только на первую строку таблицы с заголовками столбцов
    • =Таблица1[#Итоги] — ссылка на строку итогов (если она включена)
    • =Таблица1[#Эта строка] — ссылка на текущую строку, например формула =Таблица1[[#Эта строка];[НДС]] — будет ссылаться на значение НДС из текущей строки таблицы.

    (В англоязычной версии эти операторы будут звучать, соответственно, как #All, #Data, #Headers, #Totals и #This row).

    В Excel 2003 было что-то отдаленно похожее на такие «умные» таблицы — называлось Списком и создавалось через меню Данные — Список — Создать список (Data — List — Create list) . Но даже половины нынешнего функционала там не было и в помине. В более древних версиях Excel не было и этого.

    Умная таблица Excel

    Работа в Excel с данными часто подразумевает написание формул, функций, текстовой и цифровой информации. Обычно пользователи сталкиваются с проблемой повторного набора данных. Чтобы облегчить задачу пользователям, предлагаем изучить «умную таблицу». В этой статье мы подробно рассмотрим, как ее использовать и применять.

    Функция «умной таблицы»

    Все, кто привык работать в Excel и самостоятельно создавать таблицы, корректируя их после внесения изменений, по достоинству оценят этот полезный инструмент. Данная утилита обладает свойством подстраиваться под уже существующую табличную информацию. В процессе редактирования автоматически меняется размер ячеек и ширина таблицы в целом.
    Вам не нужно больше удалять по одному столбцу или ячейке, если они лишние. Кроме того, встроенный маркер в таблице позволяет ее увеличить и уменьшить в зависимости от размера чисел и шрифта внутри ячеек.

    Основы создания умной таблицы: фото-инструкция для начинающих

    Для преобразования обычной таблицы в автоматическую, необходимо выполнить следующий алгоритм действий.

    1. Открываем файл в Excel, где имеется нужная таблица, или создаем ее. Можно даже обрабатывать таблицу, не имеющую границ. После чего переходим во вкладку «Главная», в блоке «Стили» находите «Форматировать, как таблицу».

    1. Перед вами появляется окошко, в котором указан адрес таблицы, где она будет размещена. Если все верно, подтвердите свое действие кнопкой «ОК».

    1. Чтобы удобно было пользоваться оформленной таблицей, вы можете отредактировать ее название и никогда не путаться с данными. Если потребовалось переименовать ее, вам необходимо нажать на любую ячейку в таблице и перейти во вкладку «Конструктор». Найдите блок «Свойства», в котором вы можете не только изменить название таблицы, но и отредактировать ее размер.

    Удобство форматирования таблицы по ее размерам заключается в установленном по умолчанию маркере, который позволит растянуть таблицу вниз и вправо без ущерба для внешнего вида и информации.

    Как оформить итоговую строку в умной таблице

    Чтобы не суммировать данные самостоятельно, подключите специальную функцию, при этом подтвердив ее формулой при необходимости.

    1. Для этого переходите во вкладку «Конструктор», предварительно кликнув мышью по таблице. Далее в блоке «Параметры стилей таблиц» найдите отметку «Строка итогов» и устанавливаете напротив нее флажок.

    1. Перед вами открывается дополнительная строчка внизу таблицы с названием «Итог», где вы видите суммированные значения нескольких ячеек. Если перейти на выпадающий список, то можно вручную задать способ вычисления, по которому будет подводится итог.

    Как вернуть таблицу в прежний вид

    Иногда неправильный способ редактирования требует возврата к прежней версии таблицы.

    1. Открыв сформированную умную таблицу, перейдите во вкладку «Конструктор». Найдите блок «Сервис», в котором нажмите кнопку «Преобразовать в диапазон».

    1. Перед вами появится диалоговое окно, в котором вы должны подтвердить свои действия, нажатием мышью на кнопку «ДА».

    1. После проделанных действий сформированная таблица приобретет прежнюю структуру, останется только цвет заливки. При этом для нее будут действовать стандартные правила форматирования в Excel.

    Полезно знать

    Если вы планируете снова сформатировать таблицу с набором полезных опций, вам придется делать все заново, так как вернуть удаленный вариант уже не получится, если только не сохранилась его автоматическая копия.

    Обратите внимание, что «умная таблица» намного практичнее и функциональнее той, которую мы создаем обычным способом. Подумайте стоит ли пользоваться стационарными инструментами, когда можно оформить нужную форму автоматически.

    «Умная таблица» в Excel

    Создать «Умную таблицу», которая впервые была представлена в Excel 2007, очень просто. Для ввода данных в нее можно использовать автоформу, которая защитит формулы от случайной перезаписи. В Excel 2010 для «Умной таблицы» был добавлен инструмент «Срезы» для упрощения фильтрации данных.

    Общие правила создания и заполнения таблиц

    Чтобы ваша таблица, «обычная» или «умная», правильно работала, следует придерживаться при ее создании и заполнении следующих несложных правил:

    • не использовать в таблице объединенные ячейки;
    • присваивать графам (колонкам) уникальные имена;
    • в одной графе использовать один формат данных;
    • не оставлять при заполнении таблицы пустых строк;
    • в «обычной» таблице следует выделить строку заголовков (шапку таблицы) форматированием (цвет, шрифт) и закрепить на начальном экране.

    Создание «Умной таблицы»

    Для создания «Умной таблицы» необходимо выбрать любую ячейку внутри таблицы без форматирования или выделить произвольный диапазон, в котором планируется создать такую таблицу, и нажать кнопку «Форматировать как таблицу» на вкладке «Главная». Откроется окно выбора формата будущей «Умной таблицы»:

    Выбрать можно любой образец форматирования таблицы и нажать на него, а после создания «Умной таблицы» точнее подобрать форматирование с помощью предпросмотра. После нажатия на образец формата программа Excel предложит проверить диапазон будущей таблицы и выбрать, где будет создана строка заголовков (шапка таблицы) – внутри таблицы, если она уже с заголовками, или над таблицей в новой строке:

    В примере заголовки уже присутствуют внутри диапазона с таблицей, поэтому галочку «Таблица с заголовками» оставляем. Нажав «OK», получим следующую «Умную таблицу»:

    Теперь при записи формулы создаются адреса с именами колонок, а при нажатии «Enter» формула автоматически копируется во все ячейки этой графы:

    Адреса с именами колонок создаются, если аргументы для формулы берутся из той же строки. Аргументы, взятые из других строк, будут отображены обычными ссылками.

    Когда «Умная таблица» уже создана, подобрать для нее подходящее цветовое оформление становится легче. Для этого нужно выбрать любую ячейку внутри таблицы и снова нажать кнопку «Форматировать как таблицу» на вкладке «Главная». При наведении курсора на каждый образец форматирования, «Умная таблица» будет менять цветовое оформление в режиме предпросмотра. Остается только выбрать и кликнуть на подходящем варианте.

    При выборе любой ячейки внутри «Умной таблицы» на панели инструментов появляется вкладка «Работа с таблицами Конструктор». Перейти в нее можно, нажав на слово «Конструктор».

    На вкладке «Конструктор» отображены все инструменты для работы с «Умной таблицей» (неполный перечень):

    • редактирование имени таблицы;
    • изменение цветового чередования строк на цветовое чередование столбцов;
    • добавление строки итогов;
    • удаление кнопок автофильтра;
    • изменение стиля таблицы (то же, что и по кнопке «Форматировать как таблицу» на вкладке «Главная»);
    • удаление дубликатов;
    • добавление срезов*, начиная с Excel 2010;
    • создание сводной таблицы;
    • удаление функционала «Умной таблицы» командой «Преобразовать в диапазон».

    *Срезы представляют из себя удобные фильтры по графам в отдельных окошках, работающие аналогично кнопкам автофильтра в строке заголовков. Создается срез (или срезы) нажатием кнопки «Вставить срез» и выбором нужной колонки (или колонок). Чтобы удалить срез, его нужно выбрать и нажать на клавиатуре «Delet» или пункт «Удалить (имя среза)» в контекстном меню.

    Работа с «Умной таблицей»

    Начните заполнять новую строку или новый столбец, и после заполнения первой ячейки «Умная таблица» автоматически расширится на эту строку или на этот столбец. Если в таблице использовались формулы, то при добавлении новой строки они будут автоматически в нее скопированы.

    Для заполнения «Умной таблицы» можно использовать автоформу, которая позволит защититься от случайной перезаписи формул и сделает заполнение более наглядным.

    Чтобы автоформа всегда была доступной, ее кнопку необходимо добавить на панель быстрого доступа (вверху слева). Для непосредственного перехода к настройке панели быстрого доступа нажмите на правую кнопку этой панели в виде черточки с треугольником внизу. Откроется следующее меню:

    В этом меню необходимо выбрать пункт «Другие команды…» для перехода к окну настройки панели быстрого доступа:

    Здесь необходимо выбрать в верхнем раскрывающемся списке «Команды не на ленте», в окне со списком команд выделить пункт «Форма…», нажать кнопку «Добавить >>», а затем кнопку «OK». На панели быстрого доступа появится кнопка вызова автоформы.

    Автоформа будет вызываться кнопкой на панели быстрого доступа для той «Умной таблицы», внутри которой находится активная ячейка.

    Обратите внимание, что ячейка с формулой не редактируется. Добавление новой записи или сохранение внесенных изменений в существующую строку происходит при нажатии кнопок «Добавить», «Закрыть» или «Enter» на клавиатуре. При нажатии кнопок «Назад» или «Далее» внесенные изменения не сохраняются.

    Любую таблицу желательно максимально автоматизировать формулами. Например, в таблице из примера можно вставить формулу для увеличения порядкового номера на единицу.

    Самым простым способом было бы вставить формулу =[предыдущая ячейка]+1 , но она не копируется автоматически в новую запись. А в ячейках с этой формулой программа Excel выводит замечание: «Несовместимая формула в вычисляемом столбце».

    Для нашего примера подойдет следующая формула: =СТРОКА([@Наименование])-1 , которая вычисляет номер текущей строки рабочего листа Excel и уменьшает ее на единицу, так как первая запись в нашей «Умной таблице» начинается со второй строки рабочего листа Excel.

    Если в отдельных колонках «Умной таблицы» использовать выбор значений из раскрывающихся списков, то добавлять записи придется путем копирования строк или протягиванием. Иначе, при автоматическом добавлении новой записи, формулы проверки данных для раскрывающихся списков скопированы не будут.

    Преимущества «Умной таблицы»

    К преимуществам «Умной таблицы» можно отнести следующие:

    • автоматическое форматирование по выбранному шаблону;
    • автоматическое расширение «Умной таблицы» при добавлении новых записей или колонок;
    • автоматическое копирование формул в новую запись;
    • возможность добавления строки итогов (критерий расчета итога для каждой отдельной графы можно выбрать из раскрывающегося списка);
    • возможность использования автоформы* для добавления новых записей и редактирования существующих (такая же возможность существует и для обычных таблиц).

    *При использовании автоформы не работают подсказки для ввода повторяющегося текста, при наличии которого удобнее добавлять записи непосредственно в таблицу.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector