Elettracompany.com

Компьютерный справочник
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Ограничение ввода данных в excel

How to dou

Видеоурок: «Проверка ввода данных в Excel»

Table of Contents:

Функция проверки данных в Excel 2013 может быть реальным временным пользователем при повторном вводе данных, а также может значительно помочь предотвратить неправильные записи в ваших электронных таблицах. Когда вы используете проверку данных в ячейке, вы указываете, какой тип ввода данных разрешен в ячейке.

Как часть ограничения ввода данных на число (которое может быть целым числом, десятичной, датой или временем), вы также указываете допустимые значения для этого типа номера (целое число от 10 до 100 или дата между 1 января 2012 года и 31 декабря 2012 года, например).

Когда вы ограничиваете ввод данных текстом, вы можете указать диапазон минимальной и максимальной длины текста (в символах) или, что еще лучше, список допустимых текстовых записей, которые вы можете выбрать из всплывающее меню (открывается щелчком по всплывающей кнопке, которая отображается справа от ячейки, когда она содержит курсор ячейки).

При использовании Data Validation для ограничения типа ввода данных и диапазона допустимых значений в ячейке вы также можете указать входное сообщение, которое автоматически отображается рядом с ячейкой при ее выборе и / или сообщение об ошибке который отображается, если вы пытаетесь ввести неправильный тип записи или число за пределами допустимого диапазона.

Чтобы использовать функцию проверки данных, поместите курсор ячейки в ячейку, где вы хотите ограничить тип ввода данных, который вы можете там сделать, а затем нажмите кнопку «Проверка данных» на вкладке «Данные» ленты (или нажмите Alt + AVV). Откроется диалоговое окно «Проверка данных» с выбранной вкладкой «Настройки».

Затем щелкните раскрывающуюся кнопку, прикрепленную к раскрывающемуся списку Разрешить, и выберите один из следующих элементов:

Любое значение для удаления любых предыдущих ограничений, тем самым отменя проверку данных и снова позволяя пользователю вводить все, что пожелает, в ячейку

Целый номер , чтобы ограничить запись целое число, которое попадает в определенный диапазон или соответствует определенным параметрам, которые вы указываете

Decimal , чтобы ограничить запись десятичным числом, которое попадает в определенный диапазон, или придерживается определенных параметров, которые вы указываете

Список , чтобы ограничить запись одной из нескольких текстовых записей, которые вы указываете, которую вы можете выбрать из всплывающего меню, которое отображается, нажав кнопку всплывающего окна, которая отображается справа от ячейки, всякий раз, когда она содержит курсор ячейки

Дата , чтобы ограничить запись до даты, которая находится в определенном диапазоне, или до или до определенной даты

Время , чтобы ограничить запись до времени, который находится в пределах определенного диапазона или включен или до определенного времени дня

Длина текста , чтобы ограничить ввод текста, чтобы его длина в символах не опускается ниже или не превышает определенного числа или попадает в диапазон, который вы указываете

Пользовательский , чтобы ограничить запись параметрами, указанными конкретной формулой, введенной в другую ячейку рабочего листа > Чтобы указать входное сообщение после выбора всех элементов на вкладке «Настройки», откройте вкладку «Вводные сообщения» диалогового окна «Проверка данных», где вы вводите короткий заголовок для входного сообщения (например,

Ввод списка )) в текстовом поле «Заголовок», а затем введите текст своего сообщения в поле «Список входных сообщений» ниже. Чтобы указать предупреждение, перейдите на вкладку «Предупреждение об ошибке» диалогового окна «Проверка данных», где вы можете выбрать вид предупреждения из раскрывающегося списка «Стиль»: «Стоп» (по умолчанию используется красная кнопка с крестом в нем), Предупреждение (в котором используется желтый треугольник с восклицательным знаком в нем) или Информация (в которой используется воздушный шар с синим

I ). После выбора типа предупреждения вы затем вводите заголовок для своего диалогового окна в текстовое поле «Заголовок» и вводите текст предупреждающего сообщения в поле «Сообщение об ошибке».

Чтобы применить ограничение, которое вы определяете в диалоговом окне «Проверка данных» для всех других ячеек, отформатированных так же, как и в диапазоне ячеек, отформатированных как таблица, нажмите «Применить эти изменения ко всем другим ячейкам с одинаковыми» Установите флажок, прежде чем нажимать OK.

Чтобы скопировать ограничение на диапазон, который не отформатирован как таблица, используйте функцию проверки данных, чтобы настроить тип записи и разрешенный диапазон в первой ячейке, а затем использовать дескриптор Fill для копирования настроек проверки данных этой ячейки к последующим ячейкам в том же столбце или строке.

На сегодняшний день самым популярным использованием функции проверки данных является создание раскрывающегося меню, из которого вы или кто-то, кто использует вашу электронную таблицу, может выбрать соответствующий ввод данных.

На этом рисунке показано, что происходит в электронной таблице после закрытия диалогового окна «Проверка данных». Здесь вы увидите всплывающее меню (со списком городов, взятых из диапазона ячеек A2: A6), как оно появляется, когда вы нажимаете новую всплывающую кнопку ячейки.

На этом рисунке вы также можете увидеть поле ввода ввода списка ввода, созданное для этой ячейки, используя параметры на вкладке «Вводные сообщения» диалогового окна «Проверка данных». Обратите внимание, что вы можете изменить положение этого окна сообщения (официально называемого

комментарием ), чтобы оно было близко к ячейке, но не мешало выбрать запись — просто перетащите окно комментария с помощью мыши указатель. На этом рисунке показано, что произойдет, если вы попытаетесь ввести запись, которая не находится в раскрывающемся списке.

Чтобы найти ячейки, к которым была применена проверка данных, откройте диалоговое окно «Перейти» (Ctrl + G или F5), а затем нажмите кнопку «Специальная» и нажмите кнопку «Проверка данных» в диалоговом окне «Перейти к специальному».

Нажмите кнопку «То же» в разделе «Проверка данных», чтобы Excel перешел к следующей ячейке, которая использует те же параметры проверки данных, что и активная ячейка. Оставьте кнопку «Все» в разделе «Проверка данных» выбрана для перехода к следующей ячейке, использующей любые настройки проверки данных.

Чтобы избавиться от настроек проверки данных, назначенных для определенного диапазона ячеек или ячеек, выберите ячейку или диапазон, откройте диалоговое окно «Проверка данных» (Alt + AVV), а затем нажмите кнопку «Очистить все», прежде чем нажимать «ОК».

Ограничения на ввод данных

Чтобы определить данные, которые допустимы к вводу, необходимо:

1. Выбрать ячейку, которую нужно проверить.

2. Выбрать команду Проверка данных в группе Работа с данными вкладки Данные. В диалоговом окне Проверка вводимых значений открыть вкладку Параметры.

3. Определить необходимый тип проверки.

Чтобы разрешить ввод значений, которые находятся в заданных пределах. В списке Тип данных необходимо выбрать вариант Целое число или Действительное. В списке Значения надо задать необходимое ограничение. Например, чтобы установить нижнюю и верхнюю границу, следует выбрать значение между. Задать минимальное, максимальное или определено допустимое значение (рис. 13).

Читать еще:  Создание правила форматирования excel

Рисунок 13. — Диалоговое окно Проверка вводимых значений. Условие проверки.

1. Выбрать вкладку Сообщение об ошибке и установить флажок Выводить сообщение об ошибке.

2. Выбрать один из следующих параметров для поля Вид (Останов, Предупреждение, Сообщение).

Для отображения информационного сообщения, которое не запрещает введение неправильных данных, необходимо выбрать значение Сообщение. Для отображения предупреждения, которое не запрещает введение неправильных данных, необходимо выбрать значение Предупреждение. Чтобы запретить ввод неверных данных, необходимо выбрать значение Останов.

3. Указать название и ввести текст для сообщения (до 225 знаков).

Рисунок 14. – Окно проверки вводимых значений.

Работа с формулами

Формулы представляют собой выражение, по которым выполняются вычисления на странице. Формула начинается со знака равенства (=). Ниже приведен пример формулы, который умножает 2 на 3 и добавляет к результату 5.

Формула также может включать следующие элементы: функции, ссылки, операторы и константы. = ПИ()*А2^5

1. Функции. Функция ПИ() возвращает значение числа π: 3,142

2. Ссылка (или имена). A2 возвращает значение ячейки A2.

3. Константы. Числа или текстовые значения, введенные непосредственно в формулу, например, 5.

4. Операторы. Оператор ^ возвдит число в степень, а звездочка (*) выполняет умножение. В некоторых случаях может потребоваться использование функции как одного из аргументов другой функции. Например, в следующей формуле функция СРЗНАЧ вложена в функцию ЕСЛИ для сравнения среднего значения нескольких значений с числом 50.

= ЕСЛИ (СРЗНАЧ (F2: F5)> 50; СУММ (G2: G5), 0)

Допустимые типы вычисляемых значений. Вложенная функция, используемая в качестве аргумента, должна вычислять соответствующий этому аргументу тип данных. Например, если аргумент должен быть логическим, то есть иметь значение или ИСТИНА или ЛОЖЬ, то вложенная функция в результате вычислений тоже должна давать логическое значение или ИСТИНА или ЛОЖЬ. Иначе появится сообщение об ошибке «#ЗНАЧ!».Логические операции можно добавлять выбрав команду Логические группы Библиотека функций вкладки Формулы (рис.14).

Ограничение количества уровней вложения функций. В формулах можно использовать до семи уровней вложения функций. Когда функция Б является аргументом функции А, функция Б находится на втором уровне вложенности. Например, функции СРЗНАЧ и СУММ считаются функциями второго уровня, так как обе они являются аргументами функции ЕСЛИ. Функция, вложенная в качестве аргумента в функцию СРЗНАЧ, будет функцией третьего уровня и так далее.

Чтобы вставить функцию в формулу, установите указатель на позицию, в которую следует ввести формулу, и нажмите кнопку мыши.

1. На вкладке Формулы в группе Библиотека функций выбрать команду Вставить функцию.

2. В списке Категория выберите категорию функции.

3. В списке Функция выберите необходимую функцию.

4. Нажмите кнопку ОК (рис.15).

5. Введите величины, ссылки, имена, формулы и функции в поля аргументов.

Рисунок. 15. — Мастер вставки функций

Условное форматирование

Если необходимо, чтобы ячейка меняла формат, который ей задан (заливка, шрифт, начертание, рамки и т.д.) при выполнении определенного условия, нужно:

1. Выделить ячейки, которые должны автоматически менять свой цвет.

2. Выбрать на вкладке Главная группы Стили команду Условное форматирование(рис. 16).

Рисунок 16. – Команда Условное форматирование.

В открывшемся окне можно задать условия и параметры форматирования ячейке при выполнении условия. Подробнее это можно рассмотреть выбрав команду Создать правило, и тем самым открыв диалоговое окно Создание правила форматирования (рис.17).

Рисунок. 17 — Диалоговое окно Создание правила форматирования.

Изменяя тип правила можно форматировать не только ячейки, но и значение, для которых выполняется приведенное условие (рис.18).

Рисунок 18. – Форматирование значений.

Если для диапазона ячеек заданные критерии условного форматирования, то нельзя отформатировать эти ячейки через меню Формат ячеек в ручную. Чтобы вернуть эту возможность надо удалить условия в окне Условное форматирование с помощью команды Удалить правила.

Рисунок 19. – Команда Удалить правила.

Порядок выполнения работы:

1. Подготовить и создать таблицу согласно варианту, указанному в индивидуальном задании.

2. Наложить ограничения по введению данных.

3. Определить основные функции для выполнения задачи и сформировать формулы для вычисления.

4. Провести вычисления по заданным условиям.

Набор значений, которые могут быть введены в ячейку Excel, ограничен: решение проблемы

Автор: rf-webmaestro · Опубликовано 11.05.2018 · Обновлено 08.02.2019

Иногда при работе с таблицами в редакторе Excel появляется уведомление, что «набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен». Самая главная проблема в том, что из-за этого вы не можете ввести нужную вам информацию. На самом деле ничего страшного тут нет. Это ситуацию можно исправить в несколько шагов. В этой статье мы подробно рассмотрим, из-за чего именно появляется это окно и что можно сделать в этой ситуации.

Условие проверки

В редакторе Excel существует возможность ограничить ввод информации по каким-нибудь критериям. Процесс происходит следующим образом.

  1. Нажмите на любую клетку.
  2. Перейдите на вкладку «Данные».
  3. Кликните на выделенный инструмент.
  4. Выберите пункт «Проверка данных».

  1. После этого появится окно, в котором можно будет выбрать формат информации для проверки.

Рассмотрим эти форматы более внимательно.

Любое значение

В этом случае в ячейку можно будет вводить что угодно. Параметр используется по умолчанию для любой клетки.

Целое число

Выбрав этот формат, вы сможете отредактировать дополнительную настройку во втором поле.

Например, если выбрать вариант «между», то вы увидите, что в этом окне появятся два дополнительных поля: «Минимум» и «Максимум».

Если выбрать «больше» какой-то величины, то вам нужно будет ввести минимальный допустимый порог. Именно поэтому вы увидите только одно поле – «Минимум», поскольку «Максимум» неограничен.

Действительное

В этом случае принцип работы точно такой же, как и с целыми числами. Разница в том, что на этот раз вы можете использовать любые величины. В том числе и дробные. Для тех, кто не знает, что такое действительные числа, более подробно о них можно прочитать в «Википедии».

Список

Этот формат наиболее интересный.

Для того чтобы понять его возможности, нужно выполнить несколько простых действий.

  1. Заполните чем-нибудь несколько клеток. Неважно чем.

  1. Нажмите на какую-нибудь клетку. Перейдите на знакомую вам вкладку. Кликните на иконку «Работа с данными». Выберите выделенный инструмент.

  1. В поле «Тип данных» выберите вариант «Список». Кликните в графу «Источник». Затем выделите нужный диапазон клеток. Так намного удобнее, чем редактировать ссылку вручную. Для продолжения нажмите на «OK».
Читать еще:  Знач в excel что значит

  1. Благодаря этому теперь в этой ячейке можно выбирать нужное слово из выпадающего списка. Это намного удобнее, чем изменять текст вручную.

Данный формат подходит для тех случаев, когда ячейка должна содержать только дату. При этом доступны точно такие же дополнительные условия, как с целыми и действительными числами.

Время

Аналогично и тут. Только здесь указывается одно время (без даты).

Длина текста

Иногда бывают ситуации, когда необходимо ограничить не формат клетки, а длину содержимого выражения. То есть, благодаря этой настройке, вы можете сделать так, чтобы в определенных полях можно было указать текст не больше нужного количества символов. Например, в графе номер телефона или название города.

Вариантов довольно много. Этот способ используется при заполнении каких-нибудь бланков или анкет.

Другой

Данный формат отличается от всех остальных. Здесь вы можете указать какую-нибудь формулу для проверки соответствия информации какому-либо условию.

Сообщение об ошибке

При желании вы можете добавить какое-нибудь уведомление о допущенной ошибке при вводе данных в ячейку. Для это вам нужно выполнить несколько простых операций.

  1. Повторите описанные выше шаги по вызову окна «Проверка вводимых значений».
  2. Выберите какой-нибудь тип данных. В качестве примера мы укажем, что необходимо вводить «Действительное» число, которое больше 10.

  1. Теперь переходим на вкладку «Сообщение об ошибке».
  2. Выбираем вид отображения:
    • «Останов»;
    • «Предупреждение»;
    • «Сообщение».
  3. Указываем заголовок и текст уведомления.
  4. Для сохранения проверки ввода значений нажмите на «OK»

В качестве примера мы укажем следующие настройки.

  1. Введите любое число. Например, что-нибудь меньше указанного значения. Нажмите на клавишу Enter . И вы увидите уведомление о том, что была допущена ошибка ввода данных.

В данном случае в поле «Вид» был указан формат «Сообщение». В этом случае вы можете вводить любые числа. Но каждый раз будете видеть подобное уведомление.

Если сделать тип «Останов», то ввести неверное значение не удастся.

А теперь попробуйте убрать введенные настройки и оставить пустые поля.

В результате этого вы и увидите указанную ранее ошибку. То есть, если ничего не указывать вручную, редактор выведет предупреждение по умолчанию.

Но обратите внимание на то, что текст сообщения отличается!

Отличие версий Microsoft Excel

Описанная выше инструкция подходит для современных редакторов 2010, 2013 и 2016 годов. По сравнению со старыми программами существуют некоторые отличия.

Откройте этот же файл в Экселе 2007. Введите неправильное значение. И вы увидите эту ошибку. То есть в современных редакторах текст сообщения по умолчанию был изменён. Привычный всем вид существовал до 2007 года.

В старом Excel 2003 ошибка точно такая же.

Сообщение для ввода данных

Чтобы у пользователей после ввода информации подобных ошибок не возникало, необходимо указывать такие подсказки заранее. Делается это очень просто.

  1. Кликните на любую клетку, для которой вы хотите задать какие-нибудь правила.
  2. Откройте в меню раздел «Данные».
  3. Выберите инструмент «Работа с данными».
  4. Нажмите на иконку «Проверка данных».

  1. В появившемся окне перейдите на вкладку «Сообщение для ввода».
  2. Укажите любой текст в указанных полях.
  3. Для продолжения нажмите на «OK».

  1. Теперь каждый раз, когда бы будете активировать эту ячейку, будете видеть подобную подсказку. Это значительно облегчит ситуацию другим пользователям, которые будут работать с созданными вами файлами.

Как отключить эту ошибку

Если вы открыли чужую таблицу и вам нужно сделать какие-нибудь изменения, но при этом видите подобную ошибку при вводе данных, то не нужно отчаиваться. Исправить ситуацию довольно просто.

  1. Выберите ячейку, в которой вы не можете указать нужное вам значение.
  2. Перейдите на панели инструментов на вкладку «Данные».
  3. Нажмите на инструмент «Работа с данными».
  4. Кликните на иконку «Проверка данных».

  1. Для того чтобы убрать все настройки, достаточно нажать на кнопку «Очистить всё».
  2. Сохраняем изменения кликом на «OK».

  1. Теперь можно вносить любые данные, словно вы открыли пустой файл и никаких настроек там нет.

Примеры от компании Microsoft

Если вы не совсем понимаете, каким образом нужно указывать условия для ввода значений, рекомендуется открыть официальный сайт компании Майкрософт. Там вы сможете найти файл примеров. В нём указаны абсолютно все типы данных и различные случаи составления документов и отчётов.

Заключение

В данной статье мы рассмотрели, в каких случаях может появляться ошибка ввода значений в таблицах Excel. Кроме этого, особое внимание было уделено настройкам различных условий для определения допустимого набора величин.

Если у вас что-то не получается, значит, вы что-то упускаете из виду или выбираете не тот формат данных. Попробуйте повторить эти действия более внимательно.

Видеоинструкция

Если вдруг вы не смогли понять данную инструкцию, ниже прилагается видеоролик, в котором все шаги описываются еще более детально с дополнительными пояснениями.

Excel. Использование раскрывающегося списка для ограничения допустимых записей

Для сокращения числа неточностей при вводе данных я часто использую списки, основанные на диапазоне ячеек. Рассмотрим применение этого инструмента на примере ведения табеля.

Для начала на отдельном листе (это не обязательно) разместим список допустимых значений в одном столбце или одной строке (рис. 1а); см. также Excel-файл, лист «Список».

Рис. 1. Список фамилия: (а) в произвольном порядке; (б) в алфавитном порядке.

Скачать в формате Word, примеры в формате Excel

Этот перечень фамилий будет появляться в раскрывающемся списке в том порядке, в котором они расположены в этом столбце. Понятно, что для удобства поиска их лучше отсортировать по алфавиту (рис. 1б).

Присвоим нашему списку имя диапазона. Для этого выделим диапазон; в нашем случае это область А2:А21 и введем имя диапазона, как показано на рис. 2; в нашем случае – это «фамилии»:

Рис. 2. Присвоение диапазону имени

Выберем область, в которой будем вводить фамилии (см. Excel-файл, лист «Ввод»). В нашем примере – А2:А32 (рис. 3). Перейдем на вкладку Данные, группу Работа с данными, выберем команду Проверка данных:

Рис. 3. Проверка данных

В диалоговом окне «Проверка вводимых значений» перейдем на вкладку Параметры (рис. 4). В поле «Тип данных» выберем «Список». В поле «Источник» укажем: (а) область ячеек, в которых хранится список; этот вариант подходит в том случае, если список расположен на том же листе Excel; (б) имя диапазона; этот вариант может использоваться как в том случае, когда список расположен на том же листе Excel, так и в том случае, если список расположен на другом листе Excel (как в нашем случае). В обоих случаях следует убедиться, что перед ссылкой или именем стоит знак равенства (=).

Читать еще:  Excel условие если ячейка не пустая

Рис. 4. Выбор источника данных для списка: (а) на том же листе; (б) на любом листе

И еще о двух опциях на вкладке «Параметры»:

  • Игнорировать пустые ячейки. Если галочка установлена, Excel позволит оставить ячейку пустой. Если галочка снята, то из ячейки можно выйти только после выбора одной из фамилий списка. Особенность опции заключается в том, что перемещаться между ячейками (например клавишей Ввод или стрелками вверх / вниз) Excel позволит, а вот начать набор, потом стереть все символы и перейти в другую ячейку нельзя.
  • Список допустимых ячеек. Если галочки нет, то, когда вы установите курсор в ячейку для ввода, значок списка не появится рядом с ячейкой, и соответственно выбрать из списка не получится. Хотя все остальные свойства работы со списком будут действовать, и Excel не позволит вам ввести произвольное значение в ячейку.

Перейдем в окне «Проверка вводимых значений» на вкладку «Сообщения для ввода». Поставим галочку в поле «Отображать подсказку, если ячейка является текущей». Введем в соответствующие поля заголовок и текст сообщения (рис. 5). В последующем, когда пользователь встанет на одну из ячеек области ввода (в примере на рис. 5 – в ячейку А6), отобразится созданное нами сообщение.

Рис. 5. Установка Сообщения для ввода

В окне «Проверка вводимых значений» перейдем на вкладку «Сообщение об ошибке» (рис 6). Поставим галочку в поле «Выводить сообщение об ошибке». В поле «Вид», выберем тип сообщения. Введем заголовок и текст сообщения. Созданное нами сообщение будет появляться всякий раз, когда пользователь попытается ввести недопустимое значение.

Рис. 6. Установка Сообщения об ошибке

Допустимые типы сообщений об ошибке (рис. 7):

  • Останов – предотвращает ввод недопустимых данных; кнопка Повторить позволяет вернуться к вводу, кнопка Отмена очищает ячейку и позволяет начать ввод сначала или перейти к вводу в другие ячейки; по умолчанию выбрана кнопка Повторить.
  • Предупреждение – предупреждает о вводе недопустимых данных, но не запрещает такой ввод; кнопка Да позволяет принять недопустимый ввод; кнопка Нет позволяет продолжить набор (ранее набранное в ячейке значение становится доступным для редактирования); кнопка Отмена очищает ячейку и позволяет начать ввод сначала или перейти к вводу в другие ячейки; по умолчанию выбрана кнопка Нет.
  • Сообщение – уведомляет о вводе недопустимых данных; хотя и разрешает их ввести. Этот тип сообщения является самым гибким. При появлении информационного сообщения пользователь может нажать кнопку ОК, чтобы принять ввод недопустимых данных, либо нажать кнопку Отмена, чтобы отменить ввод; по умолчанию выбрана кнопка ОК.

Рис. 7. Выбор типа сообщения об ошибке

Некоторые замечания. 1. Если вы ввели в окне Сообщение вкладки Сообщение об ошибке слишком длинный текст, то окно сообщения об ошибке будет слишком широким (как на рис. 7); используйте перенос строки Shift + Enter в том месте сообщения, где вы хотите разделить строки (рис. 8).

Рис. 8. Окно сообщения об ошибке уменьшенной ширины

2. Ширина раскрывающегося списка определяется шириной ячейки, для которой применяется проверка данных. Оставьте ширину ячеек для ввода достаточной, чтобы не обрезать допустимые записи, ширина которых больше ширины раскрывающегося списка. В противном случае по первым буквам слова можно сделать неверный выбор.

3. Максимальное число записей в раскрывающемся списке ограничено, правда, не слишком сильно :), а именно числом 32 767.

4. Если вы не хотите чтобы пользователи редактировали список проверки, поместите его на отдельном листе, после чего скройте и защитите этот лист.

Проверка данных Excel

Во время работы с большими объемами информации, особенно когда ее обработка осуществляется формулами или макросами, важно, чтобы данные не имели ошибок, которые способны повлиять на итог. Сложности в получении корректных исходников появляются, когда они поступают из неструктурированных источников (плохо спроектированные базы данных, ручное заполнение таблиц и форм незаинтересованными в результате людьми). Особенно трудно добиться правильного оформления по определенной маске (шаблону). Например, дату в виде строки можно записать несколькими способами:

  • 01.01.2001;
  • 01/01/2001;
  • 1 января 2001 года и т.д.

В статье описывается функционал, позволяющий упростить процесс сбора и проверки данных в Excel.

Где находится?

Для настройки параметров проверки вводимых значений необходимо на вкладке «Данные» в области «Работа с данными» кликнуть по иконке «Проверка данных» либо выбрать аналогичный пункт из раскрывающегося меню:

На экране появиться окно с настройками по умолчанию, где в качестве типа данных может быть использовано любое значение:

Настройка условия проверки

Изначально требуется выбрать тип проверяемых данных, что будет являться первым условием. Всего предоставлено 8 вариантов:

  • Целое число;
  • Действительное число;
  • Список;
  • Дата;
  • Время;
  • Длина текста;
  • Другой.

В соответствии с выбранным пунктом, появляется возможность выбора дополнительных условий. Для чисел, дат, времени и длины текста возможно указать ограничения: меньше, больше, диапазон и т.п. К списку обязательно привязывается источник, а пункт «другой» предлагает ввести формулу, возвращающую логическое значение.

Самым необычным видом является выпадающий список.

Он позволяет выбирать значения, указанные в качестве источника и ограничивать допустимые значения им же. Также возможно создавать динамические выпадающие списки.

Всплывающая подсказка ячейки Excel

Функционал проверки данных в Excel позволяет настраивать всплывающие подсказки для ячеек листа. Для этого следует перейти на вторую вкладку окна проверки вводимых значений – «Сообщение для ввода».

На изображении показан пример возможного сообщения для ячейки, в которую вносятся целые числа от 1 до 31 (настройки вкладки «Параметры»). Заголовок и сообщения указываются по Вашему усмотрению, каких-либо правил к их оформлению нет. Не забудьте установить галочку на поле «Отображать подсказку, если ячейка является текущей», иначе сообщение будет деактивировано.

Пример всплывающей подсказки в Excel:

Вывод сообщения об ошибке

Последняя вкладка окна проверки данных позволяет настроить поведение и вывод сообщений при обнаружении ошибочного значения.

Существует три варианта сообщений, отличающихся по поведению:

Останов является сообщением об ошибке и позволяет произвести только 2 действия: отменить ввод и повторить ввод. В случае отмены новое значение будет изменено на предыдущее. Повтор ввода дает возможность скорректировать новое значение.

Предупреждение более лояльно в сравнении с остановом, так как позволяет оставлять значение, не соответствующее условиям проверки, после подтверждения ввода пользователем.

Сообщение выводить ошибку в виде простой информации и дает возможность отменить последнее действие.

Заголовок и сообщение заполняются по Вашему желанию.

Пример вывода одной и той же ошибки, но под разными видами:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector