Elettracompany.com

Компьютерный справочник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Условное форматирование в excel это

Условное форматирование Excel

Представьте себе монитор, где выведены рабочие узлы атомной электростанции, который отображает стабильность протекания всех процессов. Но вдруг один узел выходит из строя и сигнализирует диспетчеру о сбое, загораясь ярким красным светом. Согласитесь, очень удобно? Похожим целям служит функция условного форматирования в Excel – обеспечение наилучшей наглядности информации.

Располагается эта полезная возможность на вкладке «Главная» в области «Стили» под одноименной пиктограммой:

Создать правило

Для создания правила условного форматирования в Excel кликните по соответствующей кнопке на ленте, раскрыв следующее меню:

Выбрав пункт «Создать правило…», приложение отобразит окно:

В нем Вы можете выбрать тип правила и настроить его описание (подробнее читайте далее в статье).

Виды условного форматирования

Форматировать все ячейки на основании их значений

Этот вид правила применяется для сравнения числовых значений в диапазоне. В описании можно выбрать стиль формата и соответствующие этому стилю параметры.

Гистограмма

Данная возможность позволяет отобразить в каждой ячейке горизонтальный столбец, похожий на частичную заливку. Если Вы хоть раз использовали гистограмму при построении диаграмм, то Вам будет понятно, о чем идет речь.

Ширина ячейки принимается за 100%, что соответствует максимальному значению диапазона правила. Т.е. ячейка, содержащая максимальное значение будет залита полностью, а ячейка со значением в 2 раза меньшим максимальному – наполовину. В случае отрицательного значения, столбец будет окрашен другим цветом и иметь другую направленность (это можно изменить).

  • Показывать только столбец – установив флажок на данном поле, Вы сообщаете, что для диапазона ячеек правила необходимо скрывать содержимое и оставлять только формат;
  • Параметры значений – здесь устанавливаются максимальные и минимальные значения и их типы. В качестве типа может выступать число, процент, формула, процентиль либо по умолчанию (авто). Значение может быть только числовым. Все числа, меньше минимального (включая отрицательные), приравниваются к нулю, т.е. не содержат столбца. А те, которые больше максимального, приравниваются к 100% и закрашиваются полностью.
  • Внешний вид столбца – устанавливает способ заливки (сплошной или градиентный), границу и их цвета;
  • Направление столбца – определяет способ направленности (слева направо либо наоборот);
  • Кнопка «Отрицательные значения и ось…» – настройки отображения столбцов для отрицательных чисел. Что они позволяют:
    • Установить свой цвет заливки столбца и его границу или сделать их одинаковыми для всех значений (положительных и отрицательных. По умолчанию они различаются);
    • Задать положение оси или одинаковую направленность для всех значений.

Цветовые шкалы

Как и гистограммы, шкалы в условном форматировании заливают цветом ячейку с числовым значением, но отличие заключается в том, что последние заливают ее полностью. Чем выше значение, тем более насыщенная заливка. Также можно использовать несколько цветов, где, например, меньшие числа залиты зеленым, средние желтым, а большие красным.

В качестве примера, рассмотрим настройку трехцветной шкалы, хотя она мало чем отличается от настройки двухцветной.

Здесь Вы можете установить, что считать минимальным значением, что средним, а что максимальным. Также возможно задать предпочтительный цвет и тип показателя.
Разберем установки, представленные на изображении:

  • Минимальным числом задан ноль, а значения меньше его, будут иметь такие же цвет и насыщенность;
  • Средним значением указана единица и желтый цвет. Это значит, что переход шкалы от красного к желтому будет осуществлен между 0 и 1;
  • 4 является максимальным значением. Все, что превышает его, получает те же установки. Переход от желтого к зеленому происходит между 1 и 4.

Наборы значков (флажков)

Этот вид условного форматирования, в отличие от цвета заливки, использует различные значки в виде фигур, направлений, индикаторов и оценок.

Как и в случаях, описанных выше, за 100% принимается максимальное число, а остальные составляют от него какую-то долю. Весь диапазон разделяется на определенное количество частей, которое равно количеству значков в выбранном наборе. Каждой такой части соответствует свой флажок. Если диапазон нужно разделить не по долям, а по конкретным значениям, то поменяйте тип значения для значка.

Форматировать только ячейки, которые содержат

Этот вид условного форматирования отличается от первого тем, что он создает правило, которое должно соблюдаться, чтобы формат был применен к ячейке.

Рассмотрим правила, которые имеются в этом пункте:

  • Значение ячейки. Предполагает работу с числами и текстом. Сравнение производится по шкале сортировки.
  • Текст. Позволяет проверить наличие или отсутствие подстроки в тексте.
  • Даты. С его помощью легко создать правила типа «вчера», «сегодня», «завтра», «на прошлой неделе», «в следующем месяце» и т.п.
  • Пустые. Форматирует пустые ячейки. Пробелы не учитываются.
  • Непустые. Противоположное предыдущему правилу.
  • Ошибки. Истинно, когда значением ячейки является ошибка.
  • Без ошибки. Противоположное предыдущему правилу.

Форматировать только первые и последние значения

Из названия понятно, что правило срабатывает для тех ячеек, которые идут первыми (наибольшими) или последними (наименьшими) в указанном диапазоне. Количество таких ячеек указывается в виде числа или процента.

Формула в условном форматировании

Когда имеющихся правил недостаточно, можно создать свое, задав ему практически любую логику, на основе формул, результатом выполнения которой должно быть логическое значение. Эти тип называется «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».

Для примера рассмотрим список заказа товаров, который необходимо сравнить с остатком на складе. Всего участвуют 2 таблицы: сам заказ и таблица остатков.

На изображении показан вариант, где уже применено условное форматирование ячеек. Рассмотрим, как его создать.

Используем 2 условия со следующими формулами:

  • Если на складе нет товара, т.е. равен 0, то подсвечиваем позицию заказа красным – =ВПР(D3;A:B;2;ЛОЖЬ)=0;
  • Если на складе есть товар, но его количество меньше, чем указано в позиции заказа, то последнюю подсвечиваем желтым – =И(ВПР(D3;$A:$B;2;ЛОЖЬ) 0).

Теперь необходимо выделить требуемый диапазон и создать нужные нам правила.

В функции, в качестве первого аргумента используется ссылка всего на одну ячейку. Вас это не должно смущать, так как приложение «понимает», что ее нужно сместить в соответствии с диапазоном правила. Главное, чтобы она была относительной, т.е. не закреплена символами доллара – $.

Остальные правила

Ничего не было сказано о еще двух видах правил, а именно:

  • Форматирование на основе среднего значения – полное название «Форматировать только значения, которые находятся выше или ниже среднего»;
  • Форматирование уникальных или повторяющихся значений.

По ним остается добавить только то, что в первом можно использовать стандартные отклонения. В остальном, они говорят сами за себя.

Управление правилами

Помимо умения создавать правила, условным форматированием также нужно корректно управлять. Особенно это важно, когда для одного диапазона применяется несколько условий. Но обо всем по порядку.

Диспетчер правил условного форматирования отображает список, состоящий из условия, формата и диапазона, к которому применено правило.

В самом верху окна можно выбрать, какие правила следует выводить в списке: из текущего диапазона, с этого листа, из любого другого листа открытой книги.

Первые три кнопки диспетчера должны быть понятны без дополнительных пояснений, а вот на последних двух (стрелки вверх и вниз) остановимся подробнее.

На изображение приведено 2 правила: значение равно трем и значение больше двух. Представьте, что они применены к ячейке со числом 3. Какое из них сработает? В этом случае оба, так как между ними нет конфликта в форматировании, одно отвечает за заливку, а второе за границу. Но если бы они оба отвечали за один и тот же стиль, то выполнилось правило, которое стоит выше, потому что имеет больший приоритет.

Так вот, стрелками окна можно менять положение отдельно выделенного правила и, соответственно, его значимость.

Рассмотрим еще один случай, когда требуется выполнить только одно условие. В конце каждого правила имеется флажок «Остановить, если истина». Выставив его, Вы отменяете выполнение всех последующих правил для текущего диапазона, при условии, что это оно выполняется. Исходя из рассматриваемого примера, если ячейка содержит значение 3, то проверка на условие «больше двух» произведена не будет.

Условное форматирование в Excel

В этом уроке мы рассмотрим основы применения условного форматирования в Excel.

С его помощью мы можем выделять цветом значения таблиц по заданным критериям, искать дубликаты, а также графически “подсвечивать” важную информацию.

Основы условного форматирования в Excel

Используя условное форматирование, мы можем:

  • закрашивать значения цветом
  • менять шрифт
  • задавать формат границ

Применять его возможно как на одну, так и на несколько ячеек, строк и столбцов. Производить настройку формата мы можем с помощью условий. Далее мы на практике разберем как это делать.

Где находится условное форматирование в Эксель?

Кнопка “Условное форматирование” находится на панели инструментов, на вкладке “Главная”:

Как сделать условное форматирование в Excel?

При применении условного форматирования системе необходимо задать две настройки:

  • Каким ячейкам вы хотите задать формат;
  • По каким условиям будет присвоен формат.
Читать еще:  Таблица онлайн создать excel без регистрации

Ниже, мы рассмотрим как применить условное форматирование. Представим, что у нас есть таблица с динамикой курса доллара в рублях за год. Наша задача выделить красным цветом те данные, в которых курс снижался предыдущему месяцу. Итак, выполним следующие шаги:

  • В таблице с данными выделим диапазон, для которого мы хотим применить выделение цветом:

  • Перейдем на вкладку “Главная” на панели инструментов и кликнем на пункт “Условное форматирование”. В выпадающем списке вы увидите несколько типов формата на выбор:
    • Правила выделения
    • Правила отбора первых и последних значений
    • Гистограммы
    • Цветовые шкалы
    • Наборы значков
  • В нашем примере мы хотим выделить цветом данные с отрицательным значением. Для этого выберем тип “Правила выделения ячеек” => “Меньше”:

Также, доступны следующие условия:

  1. Значения больше или равны какому-либо значению;
  2. Выделять текст, содержащий определенные буквы или слова;
  3. Выделять цветом дубликаты;
  4. Выделять определенные даты.
  • Во всплывающем окне в поле “Форматировать ячейки которые МЕНЬШЕ” укажем значение “0”, так как нам нужно выделить цветом отрицательные значения. В выпадающем списке справа выберем формат отвечающих условиям:

  • Для присвоения формата вы можете использовать пред настроенные цветовые палитры, а также создать свою палитру. Для этого кликните по пункту:

  • Во всплывающем окне формата укажите:
    • цвет заливки
    • цвет шрифта
    • шрифт
    • границы ячеек

  • По завершении настроек нажмите кнопку “ОК”.

Ниже пример таблицы с применением условного форматирования по заданным нами параметрам. Данные с отрицательными значениями выделены красным цветом:

Как создать правило

Если пред настроенные условия не подходят, вы можете создавать свои правила. Для настройки проделаем следующие шаги:

  • Выделим диапазон данных. Кликнем на пункт “Условное форматирование” в панели инструментов. В выпадающем списке выберем пункт “Новое правило”:

  • Во всплывающем окне нам нужно выбрать тип применяемого правила. В нашем примере нам подойдет тип “Форматировать только ячейки, которые содержат”. После этого зададим условие выделять данные, значения которых больше “57”, но меньше “59”:

  • Кликнем на кнопку “Формат” и зададим формат, как мы это делали в примере выше. Нажмите кнопку “ОК”:

Условное форматирование по значению другой ячейки

На примерах выше мы задавали формат ячейкам, на основе их собственных значений. В Excel возможно задавать формат, на основе значений из других ячеек. Например, в таблице с данными курса доллара мы можем выделить цветом ячейки по правилу. Если курс доллара ниже чем в предыдущем месяце, то значение курса в текущем месяце будет выделено цветом.

Для создания условия по значению другой ячейки выполним следующие шаги:

  • Выделим первую ячейку для назначения правила. Кликнем на пункт “Условное форматирование” на панели инструментов. Выберем условие “Меньше”.
  • Во всплывающем окне указываем ссылку на ячейку, с которой будет сравниваться данная ячейка. Выбираем формат. Нажимаем кнопку “ОК”.

  • Повторно выделим левой клавишей мыши ячейку, которой мы присвоили формат. Кликнем на пункт “Условное форматирование”. Выберем в выпадающем меню “Управление правилами” => кликнем на кнопку “Изменить правило”:

  • В поле слева всплывающего окна “очистим” ссылку от знака “$”. Нажимаем кнопку “ОК”, а затем кнопку “Применить”.

  • Теперь нам нужно присвоить настроенный формат на остальные ячейки таблицы. Для этого выделим ячейку с присвоенным форматом, затем в левом верхнем углу панели инструментов нажмем на “валик” и присвоим формат остальным ячейкам:

На скриншоте ниже цветом выделены данные, в которых курс валюты стал ниже к предыдущему периоду:

Как применить несколько правил условного форматирования к одной ячейке

Возможно применять несколько правил к одной ячейке.

Например, в таблице с прогнозом погоды мы хотим закрасить разными цветами показатели температуры. Условия выделения цветом: если температура выше 10 градусов – зеленым цветом, если выше 20 градусов – желтый, если выше 30 градусов – красным.

Для применения нескольких условий к одной ячейке выполним следующие действия:

  • Выделим диапазон с данными, к которым мы хотим применить условное форматирование => кликнем по пункту “Условное форматирование” на панели инструментов => выберем условие выделения “Больше…” и укажем первое условие (если больше 10, то зеленая заливка). Такие же действия повторим для каждого из условий (больше 20 и больше 30). Не смотря на то, что мы применили три правила, данные в таблице закрашены зеленым цветом:

  • Кликнем на любую ячейку с присвоенным форматированием. Затем, снова кликнем по пункту “Условное форматирование” и перейдем в раздел “Управление правилами”. Во всплывающем окне, распределим правила от большего к меньшему и напротив первых двух поставим галочку “Остановить, если истина”. Этот пункт позволяет не применять остальные правила к ячейке, при соответствии первому. Затем кликнем кнопку “Применить” и “ОК”:

Применив их, наша таблица с данными температуры “подсвечена” корректными цветами, в соответствии с нашими условиями.

Как редактировать правило условного форматирования

Для редактирования присвоенного правила выполните следующие шаги:

  • Выделить левой клавишей мыши ячейку, правило которой вы хотите отредактировать.
  • Перейдите в пункт меню панели инструментов “Условное форматирование”. Затем, в пункт “Управление правилами”. Щелкните левой клавишей мыши по правилу, которое вы хотите отредактировать. Кликните на кнопку “Изменить правило”:

  • После внесения изменений нажмите кнопку “ОК”.

Как копировать правило условного форматирования

Для копирования формата на другие ячейки выполним следующие действия:

  • Выделим диапазон данных с примененным условным форматированием. Кликнем по пункту на панели инструментов “Формат по образцу”.
  • Левой клавишей мыши выделим диапазон, к которому хотим применить скопированные правила формата:

Как удалить условное форматирование

Для удаления формата проделайте следующие действия:

  • Выделите ячейки;
  • Нажмите на пункт меню “Условное форматирование” на панели инструментов. Кликните по пункту “Удалить правила”. В раскрывающемся меню выберите метод удаления:

Условное форматирование в MS Excel с примерами

Условное форматирование в Эксель – этот тот инструмент, который делит работу на до и после его изучения. Суть в том, что при наступлении некоторого условия ячейки форматируются автоматически. Например, если число превышает значение 100, шрифт становится красным полужирным курсивом; когда до наступления платежа остается 2 дня, ячейка с датой подсвечивается желтым цветом; перевыполнение плана продаж на 5% и более окрашивается в зеленый цвет и т.д. и т.п.

Вот упрощенный, но реальный пример. Есть отчет о товарных запасах.

Менеджер по закупкам отслеживает те позиции, которые требуют пополнения. Для этого он смотрит в последнюю колонку, где рассчитывается товарный запас (ТЗ) в неделях. Если ТЗ меньше, скажем, 3-х, то нужно готовить заказ. Если меньше 2-х, то возникает риск дефицита и заказ нужно размещать срочно. Если в таблице десятки позиций, то просмотр каждой строки займет довольно много времени. А теперь та же таблица, где после применения условного форматирования значения ниже пороговых подсвечиваются некоторым цветом.

Согласитесь, так гораздо нагляднее. В реальности условия сложнее, а данные постоянно меняются. Поэтому эффект от применения условного форматирования – это многочасовая экономия времени ежедневно! Теперь для оценки запасов достаточно взглянуть на таблицу, а не анализировать каждую ячейку. Много желтого – пора действовать, много красного – ситуация критическая!

Для настройки условного формата следует воспользоваться соответствующей командой на вкладке Главная.

При ее нажатии открывается меню.

Верхние 5 команд – это готовые сценарии для быстрого условного форматирования. Чтобы ими воспользоваться достаточно выбрать нужный вариант и сделать минимальные настройки. Эти сценарии мы рассмотрим ниже.

В нижней части еще три команды, с помощью которых происходит ручное создание, удаление и управление правилами условного форматирования. О них также поговорим.

Все сценарии разбиты на категории:

– Правило выделения ячеек

– Правило отбора первых и последних значений

Правила выделения ячеек применяют для ячеек, которые сравниваются с определенным значением. Возможны различные варианты, которые показаны на рисунке ниже.

Больше… Если значение ячейки, к которой применяется правило выделения, больше указанного значения, то в силу вступает заданный формат.

Пороговое значение указывается в левой части окна (сейчас там 80), готовый формат выбирается из выпадающего списка справа. Можно, конечно, и самому задать. Диалоговые окна для других условий похожи, поэтому ниже приводятся только те, которые могут вызвать затруднения.

Меньше… Форматируются ячейки, у которых значение меньше заданного порога.

Между… Форматирование наступает, если содержимое ячейки находится внутри заданных границ.

Равно… если значение или текст в ячейке совпадает с условием.

Текст содержит… Если совпадает только часть текста (слово, код, комбинация символов и т.д).

Дата… Возможность форматировать периоды отстоящие от текущей даты, например, сегодня, вчера, последние 7 дней, следующий месяц и др. Условное форматирование даты полезно при контроле платежей, отгрузок и т.п.

Повторяющиеся значения… выделяются ячейки с одинаковым содержимым. Отличный способ найти дубликаты (повторы). В настройках можно выбрать и обратный вариант – выделить только уникальные значения.

Правила отбора первых и последних значений выделяют наибольшие или наименьшие значения. Помогают анализировать данные, показывая приоритеты и «слабые места».

Читать еще:  C read excel

Первые 10 элементов… Выделяются первые топ–10 ячеек. Количество регулируется в диалоговом окне (можно сделать топ-5, топ-20 и др.).

Первые 10%… Выделяются 10% наибольших значений. Долю можно изменить.

Последние 10 элементов… Аналогично с первым пунктом, только форматируются наименьшие значения.

Последние 10%… Наименьшие 10% или другая доля от всех элементов.

Выше среднего… Форматируются все значения, которые больше средней арифметической.

Ниже среднего… Ниже средней арифметической.

Гистограммы позволяют в каждую ячейку с числом добавить столбец линейной гистограммы, размер которой определяется относительно максимального значения в выделенном диапазоне.

Помогает визуализировать небольшой набор данных без использования отдельных диаграмм. После применения выглядит примерно так.

Цветные шкалы также автоматически определяют максимальное и минимальное значение в диапазоне и форматирует каждую ячейку по цвету, который соответствует значению, изображая что-то вроде тепловой карты.

Например, наибольшее значения – это красное, наименьшее – зеленое, а остальные ячейки – это плавный переход от одного цвета к другому через промежуточный белый.

Набор значков – эффектный, но не очень гибкий способ визуализации. Каждой ячейке присваивается свой значок в соответствии с выбранным стилем.

В ячейках Excel выглядит так.

Все картинки выше были сделаны с помощью стилей по умолчанию. Чтобы внести изменения, нужно выделить диапазон и перейти в управление правилами.

Откроется диалоговое окно, где можно создать новое, изменить или удалить правило. Часто используют сразу несколько правил.

После нажатия кнопки «Изменить правило…» откроется окно, вид которого зависит от редактируемого правила.

Здесь также есть куча настроек, но мы их пока опустим. В целом там все интуитивно понятно. Нужно только поэкспериментировать. Практика – лучший учитель.

Если какое-то правило условного форматирования нужно удалить, то после выделения диапазона следует выбрать команду удаления.

Условное форматирование – это три шага вперед на пути к профессиональному использованию Excel. Поэтому рекомендую незамедлительно внедрить в практику.

Хочется только напомнить, что при использовании любого форматирования очень важно не переусердствовать. Всегда нужно помнить о главной цели: облегчение восприятия информации и привлечение внимания к наиболее важным местам. Например, формат ниже – это неправильно.

Старайтесь также, чтобы количество используемых цветов было не больше трех. Иначе внимание рассеивается и может стать еще хуже.

Exceltip

Блог о программе Microsoft Excel: приемы, хитрости, секреты, трюки

Условное форматирование в Excel

Условное форматирование позволяет применять форматирование ячеек избирательно или автоматически на основании их значений. К примеру, вы можете задать условное форматирование таким образом, чтобы все ячейки с отрицательными значениями закрашивались в красный цвет. Когда вы вводите или меняете значение в ячейке, Excel проверяет его и сравнивает с условиями, заданными в правилах. Если значение отрицательное, фон ячейки закрасится, иначе останется без изменений.

Условное форматирование – это простой способ определить ячейки с ошибочными записями или значениями определённого типа. Вы можете использовать формат (например, красная заливка), чтобы легко идентифицировать определенные ячейки.

Виды условного форматирования

Когда вы нажимаете на кнопку Условное форматирование, которая находится в группе Стили вкладки Главная, вы увидите выпадающее меню со следующими опциями:

Правила выделения ячеек открывает дополнительное меню с различными параметрами для определения правил форматирования ячеек, содержащих конкретные значения или находится в определенном диапазоне.

Правила отбора первых и последних значений открывает опции, позволяющие задавать формат ячейкам на основании вхождения их в топ первых или последних элементов.

Гистограмма открывает палитру гистограмм различных цветов, которые вы можете задать для выбранных ячеек, для визуализации значений, содержащихся в этих ячейках.

Цветовые шкалы позволяет задавать двух- и трехцветовые шкалы для цвета фона ячейки на основе ее значения относительно других ячеек в диапазоне

Наборы значков отображает значок в ячейке. Какой именно значок отображается, зависит от значения ячейки относительно других ячеек. Excel 2013 предоставляет 20 наборов значков на выбор (при этом вы можете смешивать и сочетать значки из разных наборов). Количество значков в наборах колеблется от трех до пяти.

Создать правило открывает диалоговое окно Создание правила форматирования, которое позволяет создать пользовательское условное форматирование для выбранных ячеек.

Удалить правила открывает дополнительное меню, где вы можете удалить правила условного форматирования как для выбранных ячеек, так и на всем листе.

Управление правилами открывает диалоговое окно Диспетчер правил условного форматирования, которое позволяет редактировать и удалять определенные правила, а также задавать приоритет, передвигая вниз и вверх по списку правил.

Графическое условное форматирование

Вероятно, самое крутое (и конечно, простое) условное форматирование, которое можно применить к диапазону ячеек – это форматирование с применением графических элементов – Гистограммы, Цветовые шкалы и Наборы значков.

На рисунке изображено применение двух различных правил для форматирования для диапазона от 6 до 1 и наоборот. В первом случае применялись Цветовые шкалы, где мы видим, как изменяется формат при изменении значения от 6 до 1, во втором – 3 цветные стрелки.

Определение конкретных значений в диапазоне ячеек

Варианты условного форматирования Правила выделения ячеек и Правила отбора первых и последних значений позволяют задавать определенный формат ячейкам при достижении заданных условий.

Правила, которые вы создали для выполнения этих условий, могут варьироваться в широких пределах. Вы можете устанавливать правила, согласно которому ячейки будут форматироваться, если она содержит определенный текст или значение, может быть больше/ меньше или быть в пределах определенных значений. Также вы можете применять правила форматирования для опознания ячеек входящих в топ 10 наибольших/ наименьших значений.

Примеры условного форматирования

Давайте рассмотрим пример, где мы будем создавать правило изменения формата ячейки на красную заливку с темно-красным шрифтом при условии, если значение ячейки содержит слово Нет.

Выделяем диапазон ячеек, к которому мы хотим применить условное форматирование. Переходим по вкладке Главная в группу Стили, щелкаем кнопку Условное форматирование -> Правила выделения ячеек -> Текст содержит.

В появившемся диалоговом окне Текст, который содержит в левом текстовом поле необходимо задать фрагмент текста, который будет условием для применения формата к ячейке, указанного в правом выпадающем списке. В нашем случае – это Светло-красная заливка и темно-красный текст.

Щелкаем ОК, чтобы наше правило вступило в силу.

Несколько условных форматирований для одного диапазона

Скажем, вы хотите применить три различных условных форматирования к одному и тому же диапазону ячеек: первый тип формата, когда ячейка содержит целевое значение, второй – когда больше цели и третий – когда меньше. Ниже описаны шаги по заданию формата Желая заливка с темно-желтым текстом для ячеек содержащих значение 95, Зеленая заливка с темно-зеленым текстом для ячеек со значениями больше 95 и Светло-красная заливка и темно-красным текстом для ячеек меньше 95.

Выделяем диапазон ячеек, к которому мы хотим применить три различных правила условного форматирования. Начнем с создания правила для ячеек, содержащих значение равное 95. Переходим по вкладке Главная в группу Стили, щелкаем кнопку Условное форматирование -> Правила выделения ячеек -> Равно. Excel откроет диалоговое окно Равно, где в левом текстовом поле необходимо указать условие 95, а в правом выпадающем списке выбрать формат для этого условия Желая заливка с темно-желтым текстом.

Далее задаем условное форматирование для значений больше 95. Из меню Условное форматирование -> Правила выделения ячеек выбираем Больше, в появившемся диалоговом окне Больше указываем значение, выше которого ячейка будет закрашиваться в зеленый цвет, и сам формат.

Аналогичную операцию проделываем для ячеек со значениями меньше 95. На этот раз из списка правил необходимо выбрать Меньше и задать формат с красной заливкой.

По мере того, как вы будете определять все три правила для диапазона, ячейки будут закрашиваться в определенный цвет. В итоге мы получим, примерно такую картину. Обратите внимание, что если ячейка будет пустой, она тоже будет закрашиваться в красный цвет, предполагая, что значение ячейки меньше 95.

Формулы в условном форматировании

Хотя Excel предлагает большое количество готовых правил, вы можете задать свое собственное правило на основе формулы. К примеру, у вас есть таблица с данными о продажах по дням и вы хотите, чтобы ячейки с выходными днями (суббота и воскресенье) закрашивались.

Выделяем таблицу с данными, к которой мы хотим применить условное форматирование. Переходим по вкладке Главная в группу Стили, щелкаем кнопку Условное форматирование -> Создать правило. В появившемся диалоговом окне Создание правила форматирования в поле Выберите тип правила выбираем Использовать формулу для определения форматируемых ячеек.

В поле Измените описание правила задаем условия и формат для нашего правила. В нашем случае, условием будет формула =ИЛИ(ДЕНЬНЕД($A2;2)=6;ДЕНЬНЕД($A2;2)=7). В качестве формата я выбрал темно красную заливку.

Читать еще:  Как поменять наименование столбцов в excel

Послесловие

В данной статье мы рассмотрели один из самых популярных инструментов Excel – условное форматирование, которое позволяет задавать различный вид для ячейки в зависимости от его содержимого. Условное форматирование является полезным инструментом для визуализации числовых данных. В ряде случаев условное форматирование является реальной альтернативой создания диаграммы.

Вам также могут быть интересны следующие статьи

31 комментарий

А можно ли сделать так чтобы значение в ячейке менялось в зависимости от цвета другой ячейки? Например если ячейка залита красным цветом то 0, если зеленым цветом то 1.

Эльнур, такую штуку можно реализовать с помощью создания пользовательской функции, например, такой:

Гайд по использованию условного форматирования в Excel

Что такое «Условное форматирование» и для чего оно нужно?

Очень часто, работая в таблицах MS Excel, мы сталкиваемся с большими объемами информации. Согласитесь, работа с данными становится гораздо проще и приятней, если эти данные выделены визуально. Не обязательно вчитываться в текст или цифры, достаточно бросить взгляд и глаз отделит нужные строки по цвету.

Но что самое важное, условное форматирование может в разы Вашу облегчить работу при использовании правил фильтрации, которые также очень популярны при работе с большими объемами данных.

Как создать правило? ​

Студенты сдают тест по теме «Рыночная экономика», оценка за тест ставится в формате зачет/незачет. При этом «зачет» ставится, если набрано не менее 80 баллов. Необходимо выделить оранжевым цветом строки со студентами, которые провалили тестирование.

Рассмотрим, какими правилами можно воспользоваться для решения данной задачи.

Правила выделения ячеек ​

При нажатии на иконку «Условное форматирование» мы видим выпадающий список, первым в нём находится раздел «Правила выделения ячеек». С помощью этих правил можно выделить числовые значения (больше, меньше, между, равно), текстовые (текст содержит) или даты. Также правило даёт возможности найти повторяющиеся значения (все значения, которые встречаются в указанном диапазоне больше одного раза, но это правило не будет выделять разные значения разными цветами).

В данном примере у нас есть числовое значение – количество баллов. Давайте выделим цветом те ячейки, где количество баллов не дотягивает до зачета.

Для этого выделяем диапазон значений, для которого будем применять правило, и выбираем «Правила выделения ячеек» – «Меньше».

После этого видим открывшееся окошко для ввода данных. Вводим количество баллов, необходимое для зачета – 80.

Теперь осталось выбрать формат.

Можно выбрать из предложенного списка, а можно нажать на «Пользовательский формат» и задать его самостоятельно. Для этого в открывшемся окне нужно поменять параметры, в нашем случае – выбрать оранжевую заливку. При необходимости здесь же можно изменить формат текста, шрифт (цвет, начертание и т.д.), границы (цвет, тип линии).

Нажимаем «Ок» и видим результат: ячейки, значение которых было меньше 80, выделены оранжевым цветом.

Ту же процедуру можно повторить и с текстовыми значениями, в нашем случае с отметками зачет/незачет. Для этого необходимо выделить новый диапазон, зайти снова в «Правила выделения ячеек» и «Текст содержит».

В открывшемся окошке вводим текст, который нам необходимо выделить – слово «незачет» и задаем нужный формат точно так же, как делали ранее.

В итоге мы имеем подсвеченные ячейки с нужной отметкой.

Так мы посмотрели наипростейшее применение правил условного форматирования, которые Вы сможете использовать без особых затруднений. Но давайте всё-таки вернёмся к исходному заданию. Нас просили выделить строки со студентами, не сдавшими тест, а нам пока удалось выделить только отдельные ячейки.

Для того, чтобы выделить строку целиком, зайдём в раздел «Управление правилами».

В открывшемся окне выберемся из выпадающего списка «Этот лист» (чтобы увидеть, какие правила у нас применены на листе, а не только к ячейке, на которой в данный момент стоит выделение), и нажмём кнопку «Создать правило».

Здесь мы также видим список правил, которые нам предлагается применить.

Форматировать все ячейки на основании их значений ​

Первое правило в списке – «Форматировать все ячейки на основании их значений». Здесь можно выбрать двухцветную или трехцветную шкалу, гистограмму или набор значков. В нашем случае в этом нет необходимости, но посмотрим для себя на будущее, как это будет выглядеть.

Двухцветная шкала – от минимального значения в выделенном диапазоне к максимальному. Цветовую схему шкалы при необходимости можно изменить.

Трехцветная шкала выглядит поинтересней, здесь можно указать разные цветовые решения для минимальных, промежуточных и максимальных значений.

Гистограмма тоже вполне наглядна. Берет максимальное значение диапазона за 100% и пропорционально заполняет ячейку цветом (цвет также можно изменить).

Наборы значков – тоже интересное решение. Рядом с текстом в ячейке появляется иконка (или вместо текста если поставить галочку в поле «Показать только значок»). Стили значков можно поменять, а также задать для них параметры (какой значок за какой интервал значений отвечает).

Главное не забывайте указывайте диапазон, для которого данное правило будет применяться (это касается любого правила).

И еще важный момент: если в дальнейшем Вы будете использовать правила фильтрации, то важно выбрать такие правила условного форматирования, которые облегчат Вам дальнейшую работу. Например, есть возможность поставить фильтр по цвету или по значку ячейки, но по гистограмме отфильтровать не получится.

Примечание: о том, как правильно и продуктивно работать с правилами фильтрации, читайте в нашей статье «Правила фильтрации в MS Excel».

Форматировать только ячейки, которые содержат

Здесь мы не будем подробно останавливаться, так как это те же самые правила для числовых, которые мы рассматривали вначале: больше, меньше, между, равно и т.д.

Форматировать только первые или последние значения ​

Это правило не так часто применяется, но если Вам нужно выделить, например, 5 ячеек с наивысшим результатом (значения, которые относятся к первым 5), или, наоборот, 10 ячеек с наименьшим результатом (значения, которые относятся к последним 10), то используйте его.

Форматировать только значения, которые находятся выше или ниже среднего ​

Аналогично, выбираем нужный параметр: выше, ниже, равно или ниже и т.п. Среднее значение для диапазона правило определит само, нам нужно только задать необходимый формат (и не забыть про диапазон, к которому будет применяться условие).

Форматировать только уникальные или повторяющиеся значения ​

Это правило, как понятно из его названия, покажет либо все уникальные, либо все повторяющиеся значения в диапазоне на ваш выбор. Например, применим его к столбцу с количеством баллов и увидим, с каким результатом прошли тест более одного человека.

Использовать формулу для определения форматируемых ячеек ​

Ну вот и добрались до последнего пункта в этом меню, и, на наш взгляд – самого универсального. С помощью этого правила мы и выполним условие поставленной задачи.

Нам необходимо выделить всех студентов, у которых стоит «незачет». Для этого пишем формулу: выбираем первую ячейку в столбце «Оценка», пишем «равно» и нужное значение, т.е. «незачет». Настраиваем нужный формат.

Примечание: Если ячейка имеет текстовый формат, но значение ячейки в формуле нужно писать в кавычках.

И обязательно выбираем диапазон. Для этого меняем в выпадающем списке «Текущий фрагмент» на «Этот лист» и выбираем диапазон для созданного правила в графе «Применяется к». В качестве диапазона выбираем строки таблицы целиком, от порядкового номера до оценки. Нажимаем «Применить».

Примечание: Знак $ закрепляет столбец или строку, в зависимости от того, перед буквой (столбец) или цифрой (строка) он стоит. Написание $D$5 показывает, что в формуле будет использоваться только конкретная ячейка.

Так как нам необходимо форматировать всю таблицу, т.е. использовать в формуле весь столбец D, перед строкой символ $ убираем (перед столбцом убирать не нужно). В итоге остается $D5.

Примечание: Сразу убирать этот знак не стоит, т.к. после применения правила диапазон сдвинется по строкам. Самое оптимальное – применить, потом убрать его, затем применить снова.

И теперь мы видим результат: оранжевым цветом выделены строки со студентами, у которых оценка за тест – незачет. Задача выполнена!

Как изменить или удалить правило? ​

На одном листе может применяться более одного правила на один и тот же, либо на разные диапазоны.

По кнопке «Изменить правило» откроется меню, в котором можно отредактировать формулу, изменить параметры форматирования и т.д.

Кнопка «Удалить правило» удалит то, на которым в данный момент стоит выделение.

Также правила можно менять местами, нажимая на стрелочки в этом же меню «вверх» или «вниз». Выполняются правила снизу-вверх, т.е. то, которое сверху, перекрывает нижние (выполняется последним).

Галочка «Остановить, если истина» означает, что при выполнении условия этого правила, другие правила к этим ячейкам применяться не будут.

Вы можете скачать файл с примером, который мы разобрали, и потренироваться на нем самостоятельно.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector