Elettracompany.com

Компьютерный справочник
7 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Инструменты тайм менеджмента для планирования рабочего дня

25 работающих техник тайм-менеджмента

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

  • составить список всех будущих задач;
  • разделить их по важности и установить очерёдность;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Читайте также:

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

  • определить, на что тратится ваше время;
  • выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
  • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

Читайте также:

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

Читайте также:

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Тайм-менеджмент для руководителей

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

ТОП-4 инструмента тайм-менеджмента, которые добавят вам пару часов в сутки

Приветствую! Все знают, что термин «тайм-менеджмент» дословно переводится как «управление временем». Но это не совсем корректно – ведь управлять временем человек пока не умеет. Зато мы можем эффективно управлять своими делами (и не только рабочими) с учетом временных ограничений!

Читать еще:  Менеджер по туризму где учиться в россии

Продуктивность – то, что отличает успешных людей от всех остальных. За свою жизнь Николай Рерих написал 7000 картин и 30 книг и объездил полмира. А как Вы расходуете свой невосполнимый и самый ценный ресурс?

На мой взгляд, тайм-менеджмент – это набор хитростей и приемов, которые позволяют легко обмануть собственную лень. Предлагаю лично проверенные инструменты тайм менеджмента!

«Помидор»

Название конечно забавное, но метод вполне серьезный. 🙂 Инструмент «Помидор» нужен для максимальной концентрации внимания. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов выполнить любую работу в сжатые сроки.

  • Четко сформулируйте задачу, над которой будете работать
  • Поставьте таймер (можно в виде помидора) ровно на 25 минут
  • Работайте, не отвлекаясь ни на что, до звукового сигнала
  • Сделайте короткий перерыв на 4-5 минут
  • Приступайте к следующему 25-минутному отрезку
  • После каждого шестого этапа устраивайте длинный перерыв на 15-20 минут

Инструмент отлично подходит для решения одной задачи, на которой нужно полностью сконцентрироваться: написать отчет, составить макет дизайна сайта, перевести текст с английского.

Приоритетное планирование

Метод основан на матрице Эйзенхауэра, о которой я писал в одном из недавних постов. Представляет собой квадрант из четырех квадратов с двумя осями. По горизонтали матрица делится на «срочно» и «не срочно», по вертикали – на «важно» и «не важно».

Каждой задаче присваивается приоритет на основе двух критериев (срочности и важности). Вариантов может быть всего четыре: A, B, C, D.

Как метод приоритетного планирования использует матрицу Эйзенхауэра?

  1. Записываем текущие задачи в колонках A, B, C, D
  2. Выполняем задачи «А» (если они есть). Грамотное планирование предполагает, что «срочных и важных» дел должно быть как можно меньше. Задачи категории «А» могут стихийно появляться в течение дня! Поэтому и время на них нужно резервировать заранее
  3. Задачи из квадрата «С» (срочные, но неважные) перепоручите кому-то другому. Классический пример: руководитель компании часто делегирует личному помощнику дела вроде «забрать вещи из химчистки», «забронировать столик в ресторане» или «заказать билеты на самолет»
  4. Приступайте к выполнению задач из квадрата «В» (важные, но не срочные). Это основные дела, на которые расходуется максимум времени и сил
  5. Задачи из квадрата «D» (не срочные и не важные) можно выполнять после всех остальных либо игнорировать вовсе. Или, в крайнем случае, использовать в качестве короткого отдыха на протяжении дня

Метод «Альпы»

Один из самых простых и наглядных инструментов тайм-менеджмента для планирования рабочего дня.

  • Составляем список задач
  • Расставляем приоритеты
  • Рассчитываем время на выполнение каждой задачи и общую потребность во времени
  • Сокращаем итоговое число до 60% всего дня
  • Перепоручаем другим все, что можно перепоручить
  • В конце дня контролируем выполнение и переносим все невыполненное на следующий день

Метод Шваба

Когда-то за создание этого метода планирования президент компании Bethlehem Steel Чарльз Шваб заплатил консультанту Айви Ли $25 000.

Как пользоваться методом Шваба?

  • Записываем самые важные задачи
  • Определяем последовательность и нумеруем их
  • Работаем над решением задач в заданной последовательности
  • Закончив работу над одной задачей, проверяем, не появились ли новые и не сместились ли приоритеты в пользу других
  • Добавляем новые дела в список, соблюдая приоритетность
  • Продолжаем работать над задачами по мере убывания их важности

Полезные советы лично от меня

Протестировав на себе кучу методик и инструментов планирования, я понял, что все не так просто. Какие-то техники мне категорически не подошли. Другие дали потрясающий результат, но… не сразу. Кстати, кучу рабочих инструментов предлагает Глеб Архангельский в своей книге «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» .

А пока делюсь универсальными рекомендациями, которые лично мне сэкономили кучу сил и нервов.

  • Выбирайте планировщик под себя

Если день у Вас не слишком загружен (или Вы не любите гаджеты), то идеальный вариант – обычный бумажный блокнот. Если постоянно работаете за компьютером – подойдет удобный планировщик в электронном виде. Ну, и если Вы не представляете свою жизнь без гаджетов, то лучшие помощники — приложения для смартфонов и планшетов.

  • Планируйте день заранее

Следующий день лучше планировать накануне вечером, а не утром «отчетного» дня. То же самое можно сказать и о планах на неделю. Их желательно составлять в воскресенье вечером, а не в понедельник.

Раньше я упорно совершал одну и ту же ошибку: составлял график, где дела шли одно за другим без единого «окна». Уже через неделю я понял, что постоянно жить в состоянии дедлайна — верная дорога к неврозу.

Во-первых, какие-то дела не удавалось втиснуть в то время, которое я им отводил. Во-вторых, в течение дня появлялись новые задания, неучтенные в графике. В-третьих, пару раз в неделю обязательно случались форс-мажоры: прокол колеса, жуткая «пробка» по пути на встречу или друг просил помочь с ремонтом. Такие непредвиденные дела, как правило, отнимают кучу времени и заставляют кардинально пересмотреть планы на день.

Вывод: каждый день оставляйте «окна» на форс-мажоры. Если ничего «внепланового» не произошло, время можно потратить на:

  • Отдых
  • Дела из категории «на потом»

Кстати, давно хотел рассказать Вам о таком полезном инструменте как «дела на потом». В своем блокноте для планирования (или в электронном планировщике) выделяете отдельную страничку.

Туда записываем все «несрочные» дела, до которых руки не доходят никогда. Сразу же делим их на три категории: «до одного часа», «два-три часа» и «полдня». Например: «привести в порядок платежки по ЖКХ за прошлый год», «заехать к стоматологу на профилактический осмотр» и «купить и поменять кран на кухне».

Как только в Вашем графике неожиданно образовалось окно: открываете список дел «на потом» и выбираете что-то под настроение. Всего за полгода можно, не напрягаясь, переделать ВСЕ, что копилось годами!

А какими инструментами тайм-менеджмента пользуетесь Вы? Подписывайтесь на обновления и делитесь ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

Шесть инструментов тайм-менеджмента: возможности и преимущества

Алексей Андрианов представляет наиболее распространенные методики управления своим временем и бланк для планирования задач на основе матрицы Эйзенхауэра.

Каждый из нас планирует свои дела. Сегодня в арсенале есть много разных инструментов тайм-менеджмента. Мы перепробовали многие методы в поисках лучших, наиболее подходящих. Давайте вспомним некоторые из них.

Метод «Альпы»

Один из самых распространенных. При использовании данного подхода необходимо выполнить ряд последовательных действий:

  • Составить список всех задач.
  • Расставить приоритеты.
  • Определить длительность выполнения каждой задачи и общую потребность во времени.
  • Сократите общее время до 60% дня.
  • Делегируйте то, что можно делегировать.
  • Проконтролировать сделанное и перенести невыполненное на другой день.

Метод Шваба

Это инструмент называют также «Методом 25 тысяч долларов». Именно такую сумму заплатил Чарльз Шваб, президент компании Bethlehem Steel, консультанту Айви Ли за создание данного метода, как говорится, под заказ. Шаги, предусмотренные этим методом:

  • Записать самые важные задачи следующего дня.
  • Определить последовательность задач и пронумеровать их.
  • Выполнять задачи в установленной последовательности.
  • Выполнив задачу, проверить, не сместились ли приоритеты в выполнении других задач и не появились ли новые.
  • Добавить новые задачи в список, соблюдая приоритетность.
  • Продолжать выполнять задачи по мере убывания их важности.

Метод «Помидора»

Этот метод позволяет добиваться высокой концентрации внимания на достижении результата и выполнении задачи в срок. Как это делается:

  • Определитесь с задачей, которую будете выполнять.
  • Поставьте «помидор» (таймер в виде помидора или любой другой таймер) на 25 минут.
  • Работайте, не отвлекаясь, до сигнала.
  • После сигнала сделайте короткий перерыв, на три-пять минут, после чего вернитесь к работе.
  • После каждого шестого «помидора» делайте длинный перерыв, на 15-20 минут.
Читать еще:  Менеджмент егэ для поступления

Ограничения этого метода в том, что он подходит для решения одной задачи, и не подходит для составления расписания на день.

Метод «Швейцарского сыра»

Случается так, что задача не сформулирована должным образом, не подчинена никаким критериям. Причины могут быть разными: разногласия между заказчиком и исполнителем, отсутствие четкого понимания необходимого результата на текущий момент времени. Но сроки назначены, и время идет. Времени не станет больше, никто не перенесет срок сдачи задачи, и отсутствие понимания результата в текущий момент не освобождает от ответственности достижения этого результата к конкретному времени. Также бывает, что для решения задачи сразу и целиком нужно четыре часа, а у нас в запасе такого количества времени нет, зато есть по 20-30 минут ежедневно. И в первом, и во втором случае можно использовать метод «Швейцарского сыра». Механика такова:

  • Выгрызите в сыре дырку (то есть выполните ту часть задачи, о которой достаточно информации, и на которую хватит времени сегодня).
  • Выгрызите еще одну дырку в сыре (выполните еще одну часть задачи в подходящее для этого время).
  • Выгрызите еще одну дырку в сыре (выполните еще одну часть задачи в подходящее для этого время).
  • Доешьте то, что осталось (доделайте все то, что нужно для завершения задачи).

Многие мои знакомые используют этот метод тогда, когда готовятся к отпуску. Сегодня собирают документы, завтра бронируют гостиницу и покупают билеты, послезавтра оформляют страховку и так далее.

Диаграмма Ганта

Для планирования и контроля времени реализации проекта хорошо подходит ленточная диаграмма. Но нередко для построения, так называемой, диаграммы Ганта используют таблицы Excel.

  • Определите задачи, все операции и контрольные точки, требуемые для выполнения проекта.
  • Упорядочьте эти операции. Определите зависимость и расположите операции в наиболее целесообразном для вас порядке. Создайте подзадачи и логично выстройте проект.
  • Оцените ресурсы этих операций. Оцените предложение и спрос на каждый ресурс/человека. Достаточно ли ресурсов для завершения задания, или нужны дополнительные. Назначьте ответственных лиц для каждой задачи и поставьте им персональные задачи.
  • Отметьте на графике время начала и завершения для каждой из задач (время от начала выполнения каждой задачи до завершения будет выглядеть в виде полосы).
  • Контролируйте сроки выполнения операций, отображенные в графике.

Для крупных задач, выполнение которых требует осуществить ряд действий, данный способ подходит лучше многих. Кроме всего, это отличный способ визуализации протекания всего процесса от начала до результата.

Казалось бы, ну что еще можно придумать для эффективности планирования? Но иногда при использовании уже известных инструментов можно натолкнуться на абсолютно новые и свежие идеи.

Метод приоритетного планирования

Это одна из тех находок, о которой я бы хотел рассказать подробнее. В основе этого метода лежит матрица Эйзенхауэра, которая состоит из четырех квадратов, образованных пересечением двух линий.

Матрица Эйзенхауэра

Каждой задаче в соответствии с этой матрицей присваивается приоритет на основе двух критериев: срочность и важность. Наиболее важными считаются задачи, выполнение которых необходимо для реализации ключевых целей или предотвращает угрозу рабочему процессу. Наиболее срочными признаются задачи, которые потеряют смысл, если не будут немедленно решены.

Схема метода приоритетного планирования

Инструмент для планирования

Как вы уже заметили, ряд методов приведенных выше, предусматривает приоритизацию, как один из шагов планирования. Это закономерно. Мы все хотим быть эффективнее, стремимся делать вовремя то, что наиболее важно. Но как расставить приоритеты физически?

Я часто провожу тренинги по управлению временем. В процессе обучения, мы не раз обращаемся к ежедневникам, которые ведут люди, участники тренингов. Не раз я обращал внимание на то, что в своих ежедневниках напротив некоторых задач мои слушатели пишут «Важно!», либо ставят разные символы – восклицательные знаки, звездочки и прочее. Некоторые, те которые пришли на тренинг с определенной методической базой и знакомы с матрицей Эйзенхауэра, иногда ставят напротив задач буквы, соответствующие приоритетности каждой задачи: A, B, C или D. Слово «иногда» я выделил, потому что большинство людей выделяют приоритеты бессистемно: вспомнил – написал нужную букву, не вспомнил – поставил восклицательный знак (в лучшем случае).

Процедура планирования должна быть простой, приоритизация должна быть неотвратимой, как смена дня и ночи! Но так не происходит, а это означает лишь одно: однажды наступает момент, когда мы прекращаем решать задачи по мере их важности, и начинаем решать задачи по мере их поступления. Знание о приоритетах остается на уровне знаний, навык остается несформированным, привычка не вырабатывается.

Однако решение есть! Жизнеспособность данного решения была проверена в 2015 году на фокус-группе из 176 человек. Все ее участники, применяя метод приоритетного планирования, на протяжении 265 рабочих дней для планирования задач на день использовали специальный бланк (рисунок 3). Приверженцы этого инструмента отметили у него ряд преимуществ:

  • Записи в новом формате визуально стали восприниматься легче (рабочее расписание уже не кажется таким загруженным, как раньше).
  • Стал наглядным баланс задач с разными приоритетами, что позволяет оперативно провести корректировку собственной активности и перенаправить свои усилия на решение того, что действительно важно.
  • Стало проще и удобнее контролировать выполнение задач, которые делегировали своим подчиненным.
  • Приоритизация задач вошла в привычку.

Основные инструменты тайм менеджмента, которые помогут вам использовать свое время по максимуму

Приветствую всех читателей блога!

Не ошибусь, если скажу, что тайм-менеджмент в последнее время интересует многих людей, значительная часть из которых даже не подозревает об этом.

С тех пор, как появилась возможность для дополнительного заработка в Интернете, пользователи, имеющие постоянную работу, вынуждены находить дополнительное время, чтобы осваивать эти возможности.

В своей статье я расскажу, как правильно распределять свое время и эффективно использовать инструменты тайм менеджмента.

С чего начать

Основными инструментами тайм менеджмента являются обычные напоминалки, например, такие традиционные, как блокнот с ручкой, органайзер, или более современные – смартфоны и компьютерные программы.

Кто-то, конечно, улыбнется термину «инструменты», применяемому к обычным вещам, но специалисты уверяют, что начав использовать элементарные вещи для планирования своего дня, вы уже через неделю ощутите, что это действительно работает.

Правильная постановка целей, своевременное достижение результата, повышение своей эффективности на работе, выполнение большего количества задач за день и просто планирование рабочего дня – вот, что будет под силу человеку, использующему хотя бы простейшие средства напоминания.

Вы заметите, что станет меньше суетливости и стрессов, а времени, оказывается, достаточно еще и на хороший отдых, что опять же положительно сказывается на выполнении рабочих обязанностей.

Что записывать в напоминалки, чтобы получать максимальные результаты при минимуме временных затрат? Поставьте себе цели и определите для каждой из них срок, в течение которого она должна быть достигнута.

Помните, цели бывают:

  • краткосрочными (как правило, это задачи на текущий день);
  • долгосрочными (их чаще всего разделяют на этапы, чтобы проще было контролировать выполнение).

Составив список целей, вы должны проанализировать их и выявить наиболее важные и срочные. Это позволит в дальнейшем не растрачивать время и силы на второстепенное. Если вы больше усилий приложите к осуществлению важных проектов, то это гарантирует вам успех.

Читать еще:  Менеджер в интернете

Практические методы

Расставить приоритеты поможет научный подход к управлению временем. Есть инструмент под названием матрица Эйзенхауэра. Согласно этой матрице каждую цель относят к задачам одной из четырех категорий, а именно:

  1. важным и срочным одновременно;
  2. важным, но не срочным;
  3. срочным, но не важным;
  4. не срочным и не важным.

Цели первой категории должны достигаться немедленно вами самими, не перекладывайте их реализацию ни на кого.

Отличие целей второго типа только в том, что их выполнение планируется на более позднее время.

Решение срочных и неважных задач может поручаться другим лицам.

Целям последней категории уделяется меньше всего внимания – они выполняются попутно, по мере возможности, зачастую даже не требуется решение, так как все как-то само собой рассасывается.

Другой инструмент для выявления приоритетных задач – ABC-анализ. В качестве критерия выступает важность, подразделяемая на три ступени: A, B, C. Цели разных ступеней отличаются процентной долей времени, затрачиваемого на их достижение, и процентной частью результата, получаемого в итоге. Не понятно? Объясняю!

Есть время, выделенное на решение всех выбранных задач, обозначаем его в 100%. И есть желаемый результат: 100% – это выполнение всех задач.

Так вот, выполнение одной A-задачи потребует 15% от общего времени, выделенного на все задачи. В результате же выполнения этой одной A-задачи будет достигнуто 65% общего результата. Таким образом, проекты, важность которых относится к категории A – лучшие по приоритетности и должны выполняться прежде остальных.

Задача категории B выполняется за 20% от общего времени и добавляет 20% к общему результату. Решение B-задач либо планируют на более позднее время, либо делегируют другим работникам и службам.

C-задача требует 65% общего времени, а к результату добавляет всего 15%. Как правило, это рутинные дела, выполняемые после решения более приоритетных задач. Какие-то из них со временем отменяются, другие разрешаются сами собой… короче, это самые малозначительные цели.

Резерв времени и постоянный контроль

Важно понимать, что спланировать можно до 60% рабочего времени, не больше. Все остальное время резервируется на случай форс-мажора. Запомните, обязательно нужно оставлять временной запас!

Завершающим этапом тайм-менеджмента можно считать оценку своей эффективности по истечении определенного времени. Это может быть неделя, месяц или просто рабочий день. Делать это нужно регулярно – сравнивать результат, который был запланирован, с реальным и корректировать план на будущее.

Если прочитанной информации вам недостаточно, тогда рекомендую пройти один замечательный курс « Хозяин времени », в котором рассмотрены основные моменты тайм-менеджмента и представлена авторская методика реализации намеченного плана.

Вот и все, что я хотел вам сегодня рассказать. Подписывайтесь на обновления блога, делитесь ссылками на мои статьи в соц. сетях, скоро увидимся. Пока!

Инструменты тайм-менеджмента

Почти каждый руководитель может столкнуться с проблемой нехватки времени, которая впоследствии может стоить немало потраченных нервов. В статье мы расскажем вам, что такое управление временем (тайм-менеджмент), и рассмотрим инструменты тайм-менеджмента. С их помощью вы сможете повысить продуктивность и результативность.

Какие усилия понадобятся

Тайм-менеджмент начинается с саморазвития личности, которая хочет улучшить продуктивность своей работы. Поэтому важно соблюдать следующие нормативы:

  • Ежедневная установка ориентира (список дел и задач, поставленных на сегодня).
  • Распределение задач (указать приоритетность поставленных задач).
  • Расчет необходимого времени на каждую задачу из списка.
  • Внесение заметок о готовности с указанием потраченного времени в списке.

Чем поможет

Инструменты планирования помогают вам в решении ряда важных задач:

  • Достичь цели.
  • Сделать это быстрее соперников.
  • Развиваться в различных сферах.
  • Тратить минимум времени на выполнение задачи.
  • Тратить максимум времени на отдых, семью и любимые дела.

Вы задумывались, как часто вас посещает гнетущая мысль о нехватке времени? Специально для таких случаев разработаны инструменты планирования, которые подскажут вам, с чего стоит начать планирование времени и на что обратить внимания. Овладев нехитрыми навыками, вы не будете торопиться с дедлайнами, опаздывать на деловые встречи и испытывать из-за этого стресс. Вы автоматически повышаете свою производительность! Здорово, не правда ли?!

Инструкция по внедрению

Планирование рабочего дня может стать вашим стилем жизни. Для этого первым делом необходимо установить, каким делам вам необходимо уделить внимание, а каким – нет.

Далее необходимо выявить пробелы в своем рабочем дне, то есть на что зря уходит время: избыточный интерес к ленте новостей, чаепитие, болтовня с коллегами, игры или даже перекуры. Если вы хотите расти как личность и профессионал, с пустой тратой времени придется расстаться.

После того как вы поняли, на что уходит бесценное время, необходимо поставить цель. Это планка, к которой вы будете стремиться несмотря ни на что. Без цели проект тайм-менеджмента обойтись не сможет. Если же перед вами стоит несколько целей, необходимо расставить приоритеты. Если цель недостижима в ближайшей перспективе, разбейте ее на несколько промежуточных.

Итак, вы придумали план на месяц или на день. Чтобы ничего не забыть в процессе его осуществления, используйте планировщик. Он может быть как бумажным, так и электронным (например, в виде приложения для вашего смартфона). Даже если вы умеете говорить людям «НЕТ», необходимо оставлять в плане на день хотя бы пару свободных часов для форс-мажорных обстоятельств. Другу понадобилась помощь или супруга не успела забрать ребенка из школы – без этого никуда не деться.

Чем помогли Великие

Не случайно, среди родоначальников тайм-менеджмента крупнейшие деятели: политики и ученые, чья бережливость к вопросам времени особенно значима. Разберем приемы некоторых из них:

  1. Планирование времени по Франклину. Известный всем Бенджамин Франклин, изображенный на стодолларовой купюре, разработал систему, «направленную вперед». Нужно определить для себя глобальную цель и разделить ее на этапы, необходимые для достижения, от сегодняшнего дня до финальной даты. Франклин, к примеру, разработал такой план в 20 лет и на всю жизнь. Подробнее о методе здесь.
  2. Матрица Эйзенхауэра. Еще одна президентская методика. Дуайт Эйзенхауэр, он же 34-й президент США, разработал вполне простой, но эффективный способ планировки времени на каждый день. Делим лист бумаги на четыре части: А – срочные и важные дела, Б – важные, но несрочные, В – неважные, но срочные, Г – неважные и несрочные. Все запланированные дела на день распределяем по колонкам и придерживаемся плана!
  3. Метод Парето. Метод был разработан на основе работ итальянского инженера, экономиста и социолога XIX века, обнаружившего, что 80% результата дают не более 20% усилий, и наоборот. Это популярный метод оптимизации деятельности. Выбираем только минимум ключевых действий для достижения результата. «Отсеяв» лишнее, вы не тратите время и силы на решение и анализ ненужных задач.

На заметку

Для успешного развития «привычки» тайм-менеджмента используйте инструменты планирования, начинающиеся со слова ВСЕГДА:

  • Составляйте план на будущий день, он выделит задачи первостепенной важности и не позволит упустить что-то ценное из виду.
  • Откладывайте или оставляйте за порогом кабинета дела, способные отвлечь.
  • Все рабочие вопросы, совещания и планерки совершайте в четко назначенное время.
  • Определите часы, когда ваша производительность достигает максимума, и планируйте на этот отрезок времени самые сложные дела.
  • Оставляйте временной запас каждый день и развивайте умение оперативно вносить правки в план.

Итоги

Не важно, какую теорию по внедрению тайм-менеджмента в свою жизнь вы выберете. Важно осознать, что вам это нужно. Без желания, старания и стимула любая теория так и останется теорией, и только жажда достижения цели переводит теорию в успешную практику!

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты 220 Вольт
Adblock
detector