Elettracompany.com

Компьютерный справочник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Лучшие техники тайм менеджмента

Техники тайм-менеджмента: проще, чем кажется

Анна Коледа

В предыдущей статье мы говорили об основных правилах тайм-менеджмента. Напомню, что основными моментами управления временем являются: постановка цели, анализ времени, расстановка приоритетов и планирование. В этой статье остановимся подробнее на техниках, которые используются в тайм-менеджменте.

Техники тайм-менеджмента

Матрица Эйзенхауэра

С помощью предложенной техники можно распределить дела по их срочности и важности. Таким образом ты сразу же понимаешь, какие из них требуют безотлагательного выполнения, какие можно оставить на потом, а от чего вообще можно отказаться.

По сути, это квадрат, разделенный на 4 части. Выглядит он следующим образом.

В первом квадрате записываются важные и срочные дела, которые требуют немедленного выполнения. Это может быть подготовка к контрольной на завтра, о которой ты узнал (-а) еще неделю назад. Обрати внимание, что в тот момент эта задача явно была бы размещена в квадрате 2. Или подготовка к экзаменам. В начале учебного года ты точно знаешь, какие экзамены тебе предстоит сдавать в школе в конце года. Да, на начало года это важное, но не срочное дело. Но по мере приближения время Х оно меняет свой статус и становится более важным и срочным. Именно поэтому не стоит откладывать дела на потом и впопыхах делать то, что можно было выполнить заранее не напрягаясь и распределяя нагрузку равномерно.

Получается, что второй квадрат – это долгосрочная перспектива. И упор при выполнении дел нужно делать на него. Это так называемый проактивный подход. Выполненное заранее задание, с одной стороны, освободит время на выполнение задачи, которая может возникнуть неожиданно (например, в один день поставили две контрольные и к обеим нужно готовиться), а с другой позволит сэкономить время для отдыха. Смысл заключается в том, чтобы в свободное время в спокойном режиме выполнить важную задачу, на выполнение которой еще есть время. Да, бывает непросто себя заставить сесть учить экзамен за 6 месяцев. Но представь, сколько там билетов… И за неделю потом их выучить будет просто нереально.

В третий квадрат попадают не важные, но очень срочные дела. Как правило, они лично к тебе не имеют никакого отношения. Скажем, одноклассник попросил за него сделать домашнюю работу. От таких дел нужно максимально отказываться.

Четвертый квадрат – это не важные и не срочные дела. Собственно, это те поглотители времени, которые отдаляют тебя от достижения цели. Здесь и игры в телефоне, и сидение в социальных сетях, пустые разговоры по телефону. Если от этих привычек не удается полностью отказаться, то минимизировать затрачиваемое на них время точно стоит попытаться.

Принцип GTD (Getting Things Done) или «как доводить дела до конца»

Автор данной техники, Дэвид Аллен, считает, что мозг нужно максимально освобождать от запоминания ненужной информации, к которой, собственно, относятся дела на день, неделю, месяц. Он предлагает переносить все это на внешний носитель (ежедневник, например), чтобы избавиться от необходимости запоминать лишнее и сконцентрироваться на главном.

Принцип 20/80 или принцип Парето

Некогда известный социолог Вильфредо Парето вывел такое правило: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата. Соответственно, проведя анализ своего времени ты можешь вычленить те 20% времени, которые дадут тебе наибольший результат (например, подготовка к экзаменам) и начать выполнение дел с них.

Способ решения сложной задачи по принципу «Как съесть слона»

Любая большая, сложная задача кажется трудновыполнимой, пока смотришь на нее как на целое. Вернемся к подготовке к экзаменам. Выучить, к примеру, 50 билетов – действительно сложно. В каждом билете 3 вопроса, итого получается 150 вопросов. Если распределить их изучение равномерно в течение года, то получится, что можно учить один вопрос в два дня. На самом деле это несложно. Просто нужно иногда уметь себя заставить и потратить немножко времени. Но результат стоит того. Поэтому каждый раз, сталкиваясь с непростой, сложной задачей, сравнивай ее со слоном. Целиком, согласись, съесть его невозможно. Но если разделить по частям… Все оказывается куда проще.

Мотивируй себя!

Да, бывает сложно взяться за дело. Бывает просто невыносимо заставить себя выполнить задание. Но всякий раз, когда волна нехотения накатывает на тебя, придумай для себя систему поощрений. Пообещай себе что-то за выполнение задания и тогда награда станет в два раза большей.

Метод «Лягушки»

Как гласит старинная французская притча: если первым делом с утра вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с вами за весь день. Так и с неприятными делами. Чем раньше они будут выполнены, тем лучше для тебя. Поэтому не задумываясь ставь их на первое место в списке дел. Если тебе предстоит неприятный разговор с классным руководителем, начни день именно с него. Это избавит тебя от эмоционального напряжения, страха перед предстоящим событием и даст прекрасный повод гордиться собой.

Мелкие дела как змеи

Множество мелких дел, которые требуют времени и сил, можно сравнить со змеями. Они малоприятны, но выполнить их все равно нужно. Это могут быть какие-то домашние дела, мелкая помощь родителям. Для их решения нужно выделять в своем списке дел определенное время и делать их все разом.

Порядок на столе – ключ к порядку в жизни

Не удивляйся, но вовремя приведенный в порядок рабочий стол может не только повысить твою личную эффективность, но и сформировать хорошую привычку на будущее. Ты даже себе представить не можешь, насколько много времени иногда взрослые тратят на поиск нужного документа на захламленном столе. Приучи себя к чистому рабочему месту и в будущем это сослужит тебе хорошую службу.

И помни: главное – это то, чего хочешь достичь в жизни ты. Ставь перед собой амбициозные цели, а правильная организация времени тебе в этом поможет!

Все новости, статьи, события с тегом «Мотивация», «Создай себя»

Присоединяйся к нам в Facebook , ВК , ОК и будь в курсе свежих новостей!

Читайте TeenAge в Telegram !

25 работающих техник тайм-менеджмента

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

  • составить список всех будущих задач;
  • разделить их по важности и установить очерёдность;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Читайте также:

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

  • определить, на что тратится ваше время;
  • выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
  • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Читать еще:  Комьюнити менеджеры аватарии

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

Читайте также:

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

Читайте также:

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Тайм-менеджмент для руководителей

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

21 лучшая техника тайм-менеджмента (часть 2)

Продолжаем изучать самые эффективные техники тайм-менеджмента. В этой статье вы узнаете, как найти дополнительные несколько часов в сутки, почему нужен список To-Don’t, как автоматизировать решения, чем вреден перфекционизм, почему нужно объединять сходные задачи и ещё 5 полезных методов управления временем.

Говорите «нет» чаще, чем «да»

Жить по принципу “всегда говори «да»” означает жить по принципу “забудь про свои цели”. Все просто: вы должны делать только то, что приближает вас к цели, а не делать все. Поскольку время – это ограниченный ресурс, от чего-то приходится отказываться.

Как же понять, на что соглашаться, а от чего отказываться, и как не пропустить уникальную возможность? Уоррен Баффет предложил правило, которое поможет вам установить границы и лучше принимать решения. Оно состоит из 2-х этапов:

  1. Запишите 25 ваших самых главных карьерных целей. А затем выберите из них 5 самых-самых важных. Вычеркните 20 неотмеченных и сосредоточьтесь на оставшихся 5. Это то, что действительно имеет значение.
  2. Скажите «нет» по умолчанию всему, что не способствует достижению ваших 5 лучших карьерных целей.

Воспользуйтесь преимуществом пустых промежутков времени

У нас есть много времени, которое мы тратим впустую: очереди, зал ожидания, небольшие перерывы в расписании, поездки в транспорте и пробки.

Если сложить все это, получится 1-3 часа в сутки. Согласитесь, такой резерв не должен пропадать зря. Отнеситесь к нему так же стратегически, как и к остальному времени в течение дня. Вы можете сделать очень много полезного в эти кусочки времени:

  • Читайте книги или статьи по вашей специальности;
  • Займитесь организацией папок на компьютере, разберитесь с календарем и другими мелкими онлайн-делами;
  • Составляйте планы на день/неделю/месяц;
  • Слушайте подкасты;
  • Учите слова иностранного языка;
  • Просто прогуляйтесь и отдохните.

Автоматизируйте принятие решений

Заставьте свой мозг принимать слишком много решений, и в конечном итоге сила воли будет истощена, вы почувствуете усталость. Что, конечно же, не замедлит сказаться на качестве этих решений.

Чтобы избежать умственного перенапряжения, автоматизируйте решения. Это позволит снизить когнитивную нагрузку и не полагаться исключительно на свою самодисциплину.

Под автоматизацией решения подразумевается то, что вы принимаете его однажды, а затем постоянно следуете установленному алгоритму, лишь изредка меняя его при необходимости. Ниже приведены примеры задач, которые можно автоматизировать:

  • Переводите деньги на сберегательный счет каждый раз, когда получаете зарплату.
  • Выберите все свои наряды на неделю в воскресенье и повесьте их в шкаф по порядку.
  • Воспользуйтесь сервисами доставки еды.
  • Стандартизируйте типичные ежедневные блюда, которые вам нравятся больше всего, экономя время на приготовление пищи и покупку продуктов. Заранее составьте план питания на неделю.

Не переключайтесь

Преимущества многозадачности – корпоративный миф, который развивался с течением времени. Мозг предназначен для фокусировки на одной вещи за раз. Переключение между задачами может иметь разрушительное воздействие на нашу работу и производительность. Особенно это касается тех дел, которые требуют концентрации и вдумчивого подхода.
Воспитывайте в себе привычку фокусироваться на одной задаче за раз. Это значит также, что вы должны бороться с отвлекающими факторами, которые рассеивают ваше внимание.

Хорошим подспорьем в этом деле будет техника Помодоро. Она заключается в том, что вы должны избавиться от всех отвлечений, включить таймер на 25 минут и всецело посвятить это время одной-единственной задаче. Четверть часа – это оптимальное время концентрации внимания на одной задаче для нашего мозга. Этот бесплатный сервис имеет адаптированный под данную технику таймер.

Ешьте слона по кусочкам

У всех нас есть огромные задачи, от которых мы устаем, просто думая о количестве работы, необходимой для их выполнения. Мы прокрастинируем или же занимаемся всякой ерундой, чтобы не приступать к поеданию большого слона. Избежать подобной ситуации можно, поделив большие цели на маленькие задачи с реально достижимыми этапами. Абсолютно любой долгосрочный проект можно разбить на кусочки, которые легко выполняются в течение часа.

Составьте план, выделите промежуточные цели, определите конкретные шаги, а также установите сроки выполнения каждой подзадачи. Этим простым алгоритмом вы мгновенно делаете из пугающей горы кучу щебенки, которую не так уж сложно постепенно перенести в другое место. Дальше просто запаситесь терпением и трудитесь. Ешьте слона по кусочкам.

Работа с календарем

Календарь дел – это дальнейшее, логическое развитие списка дел. В последнем вы записываете, что делать. В календаре вы отмечаете не только что, но и когда (а еще лучше и где) вы это сделаете.

Сделать что-то – это абстракция, ей не хватает времени и места. И календарь помогает превратить идею в реальность: поставив точную дату, вы с большей вероятностью сделаете это. Поэтому, как только у вас появилась новая задача, постарайтесь сразу же записать ее в календарь, иначе высока вероятность, что она будет кочевать из одного списка дел в другой.

Так же, как и рутинные дела, вы должны планировать форс-мажоры. Не загромождайте календарь, иначе потом будете оправдывать невыполненные дела непредвиденными обстоятельствами. Оставьте время для случайностей, которые постоянно возникают в нашей жизни. И если они все же не произойдут, что ж, у вас появится дополнительное время для себя.

Избавьтесь от перфекционизма

Легко быть пойманным в бесконечный цикл попыток сделать все идеально. Однако подобное стремление может привести к тому, что вы будете работать слишком медленно и пропустите все сроки.

Перфекционизм – это на самом деле страх, который заставляет копошиться в деталях. Вы просто оправдываете отсутствие реальных (пусть и несовершенных) результатов попытками достичь безупречности.

Ваша задача – делать вещи достаточно хорошо. Они должны работать, а не блестеть и сиять. Все остальное можно исправить в пути. По словам Марка Твена, «непрерывное совершенствование лучше отсроченного совершенства.”

Читать еще:  Менеджер по рекламе колледж

Сделайте себе список To-Don’t

В математике существует метод решения проблем, называемый инверсией. Вы начинаете с результатов и раскручиваете цепочку назад, чтобы вычислить исходные данные. Похожий принцип работает и в области тайм-менеджмента.

Предположим, вы хотите повысить производительность. Обычно при этом мы думаем о том, что помогает улучшить эффективность наших усилий. Однако инверсия позволяет взглянуть на проблему с другой стороны: а что же мешает этой цели? Что нужно не делать, чтобы успевать больше?

Задайтесь этим вопросом. Что мешает вам работать продуктивно? Какие привычки, обязательства или нездоровые желания?

А затем создайте список того, чего вы не должны делать – To-Don’t List.

Вот несколько примеров таких дел:

  • не заходить в соцсети, как только проснулся;
  • не назначать утренние встречи;
  • не пить кофе после обеда;
  • не говорить «да», если не уверен, что сделаешь это.
  • не соглашаться на встречи или звонки без четкой повестки дня или времени окончания.

Это может быть и что-то более конкретное, например, какими проектами вы не будете заниматься, чтобы не отбирать время у основного вида деятельности.

Причина, по которой работает инверсия, проста: то, что вы не делаете, определяет, что вы можете сделать.

Пакетируйте похожие задачи

Основная идея этого метода управления временем состоит в том, чтобы собрать группу подобных действий и сделать их все одним махом. Вы можете эффективно работать над несколькими задачами, не теряя потока, если деятельность требует аналогичных установок.

Объединяйте похожие задачи и работайте над ними в одно время. Пакетная обработка уменьшает время запуска и замедления, улучшает фокусировку. Возьмите свой список дел на неделю и посмотрите, какие задачи можно было бы объединить.

Например, пакетировать можно такие дела:

  • Написать все посты для блога на неделю за один присест;
  • Ответить на все накопившиеся письма из email, сделать все необходимые звонки;
  • Закупиться необходимыми продуктами и вещами сразу на неделю;
  • Выполнить все бытовые задачи в один день.

Чтобы быстрее обрабатывать пакеты, работайте над подобными задачами в течение заданного периода времени, используя технику Помодоро.

Выделяйте время для перезарядки

В современном высокотехнологичном мире легко попасть в ловушку пребывания на связи 24/7. Нам кажется, что мы что-то упускаем, не работая по выходным над сложным проектом. Мы обещаем себе отдохнуть по его завершению, однако там нас уже ждет новое Очень Важное Дело.

Наше тело и ум нуждаются в отдыхе, чтобы функционировать должным образом. Небольшие перерывы во время работы критически важны для поддержания мотивации, концентрации и высокой продуктивности. Если вы пробовали технику Помодоро, то наверняка заметили, что через несколько циклов уже начинает чувствоваться усталость, концентрация ухудшается, а результаты падают. Самое время сделать перерыв минут на 10-15 и отдохнуть. Лучше всего – активно, хотя бы просто пройтись.
Это же касается и более длительных промежутков времени. Отдыхайте хотя бы один день в неделю и несколько недель в год. Вы не потратите это время впустую. Вы сделаете себя более эффективным.

Резюме

Говорите «нет» тому, что не приближает вас к поставленным целям. Используйте периоды вынужденного безделья продуктивно – занимайтесь мелкими делами вроде изучения слов иностранного языка. Автоматизируйте принятие решений и работайте на автопилоте, чтобы сэкономить силу воли для важного. Будьте монозадачны. Разбивайте большие цели на маленькие. Заносите дела не в списки, а в календарь. Работайте не на «отлично», а на «очень хорошо». Сделайте себе список не-дел. Объединяйте сходные задачи в блоки и выполняйте их вместе. И обязательно давайте себе время для отдыха и перезарядки.

Лучшие техники тайм менеджмента

Тайм-менеджмент является одной из наиболее актуальных тем для современных людей. Когда дел становится с каждым днем все больше и больше важно правильно их распределить, расставить приоритеты и рассчитать свои силы. Мы уже говорили о том, что в первую очередь необходимо расставить свои приоритеты и определить значимость дел в зависимости от нашей итоговой цели.

После того, как мы определились с целями, стоит выбрать для себя наиболее эффективные техники выполнения дел. В этой статье я приведу для вас топ 10 моих любимых техник, которые, как мне кажется, являются наиболее действенными. Вы можете попробовать их и выбрать те, который будут удобны именно для вас.

ТОП 10 техник тайм-менеджмента

1. Техника помидора

Принцип выполнения: определяемся с задачей, которую нужно выполнить, после чего заводим таймер на 25 минут. Работаем, не отвлекаясь, пока таймер не прозвенит, после чего делаем перерыв на 5 минут. После каждого 4 периода работы делаем длинный перерыв, 20-25 минут. Суть в том, что пока ваш таймер не отсчитает указанное время, вы не отвлекаетесь от работы, а потом вы можете на короткий промежуток полностью отложить работу и спокойно отдыхать в течение выбранного времени отдыха. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления. Кстати, такое необычное название метода было выбрано потому, что его создатель, Франческо Чирилло, использовал кухонный таймер в виде помидора.

2. Съесть лягушку

Лягушка в тайм-менеджменте – это самое неприятное дело, которое вы должны сделать. И, как гласит, древняя история, если вы с утра съедите лягушку, уже ничто в этот день вам не покажется более тяжелым и настроение будет отличным, так как ничего более неприятного уже не случится. Точно также нужно поступать с самыми тяжелыми и ответственными делами, которые вызывают у нас больше всего тревоги. Сделайте их в первую очередь, не откладывая на потом! После этого вы ощутите прилив энергии и сможете более эффективно провести весь дальнейший день.

3. Делить задание на блоки (метод салями)

Скажите, как можно незаметно съесть целую палку колбасы за вечер? Очень просто – отрезая по маленькому кусочку. Точно также, все сложные, многосоставные дела нужно делить на части. Разбивайте их на маленькие подзадачи и постепенно выполняйте их. Так вы избавитесь от ненужного волнения, структурируете свою деятельность и сможете постепенно достичь нужного результата.

4. Список всех дел

Заведите себе привычку постоянно записывать все дела, даже самые мелкие, в блокнот или в заметки в телефоне. Этот список вам понадобится для тех случаев, когда у вас неожиданно появляется свободное время. В этот момент вы смотрите свой список и выбираете то, что можно сделать прямо сейчас. Например: вы неожиданно оказались в долгой очереди, и ожидание продлится не менее часа. Вы смотрите в свой список и вспоминаете, что вам необходимо позвонить по одному из дел, и вы можете сделать это как раз сейчас. Или вы видите, что вы планировали поискать что-либо в интернете, что вы постоянно не успеваете сделать дома, а теперь как выдался свободный час.

5. Учет биологических ритмов

Все мы знаем классификацию «совы-жаворонки», которая делит людей на тех, кто склонен поздно просыпаться, поздно ложиться и делать дела к вечеру, и на тех, кто предпочитает делать все с утра. Старайтесь выстроить свой график так, чтобы учесть требования вашего организма. Если вы «жаворонок» — ставьте свои самые важные дела на утро. Если вы «сова» — старайтесь переместить самые важные дела на более позднее время суток, когда вы будете в максимально активном состоянии.

6. Ведите ежедневники

Обязательно используйте ежедневники для планирования дел. Это могут быть бумажные блокноты, таблички, приложения в телефоне и любые другие формы. Главное правило – так или иначе все должно быть зафиксировано. В противном случае, вы постоянно будете забывать сделать то одно, то другое дело.

7. Делегирование

Если занимаете руководящую позицию, делегируйте те рутинные дела, которые отнимают больше количество времени и не отличаются важностью. Не пытайтесь делать все самостоятельно, изначально выделите время на то, чтобы обучить своих сотрудников и передать им часть своих дел, чтобы потом высвободить большее время для самых важных дел.

8. Соблюдайте этапность дел

Эта техника заключается в следующем: стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. В этом случае качество всегда выше, нежели в ситуации, когда мы пытаем делать несколько дел одновременно. При частом переключении с одного дела на другое мы можем упустить важные моменты, отвлечься или допустить ошибки.

9. Хотя бы 10 минут

Эта техника подходит для тех дел, которые вы давно хотели начать, но у вас постоянно не хватает на них времени и они кажутся вам сложными и объемными. В этом случае попробуйте выделять на них хотя бы десять минут в день. Пример: вы давно хотели прочитать «Войну и мир», но вы очень занятой человек. Начните просто по десять минут, возможно, иногда у вас будет чуть больше времени, и через некоторое время вы прочитаете эту книгу. Или, вы давно хотели начать изучать французский, но вы не можете ходить на курсы: начните изучать хотя бы по 10 минут в день – смотрите видео, слушайте аудио. В таком случае вы, хоть и не быстро, но будете продвигаться к намеченной цели при минимальных временных затратах.

10. Принцип 60/40

Этот принцип мы уже упоминали в статье «как начать все успевать» и суть его заключается в следующем: планируйте дела только на 60% своего времени, а 40% оставляйте свободными на случай непредвиденных обстоятельств. Это позволит вам всегда иметь запас времени и не переживать в том случае, если что-то пошло не по плану.

Читать еще:  Комьюнити менеджмент это

Все эти техники предназначены для того, что сделать наши ежедневные дела более простыми в выполнении, уменьшить трудозатраты и ускорить процесс. Выберите те, которые кажутся вам более удобными, попробуйте применить их к своим делам. Очень скоро вы заметите, что ваша скорость и эффективность повысились, и при этом вы чувствуете себя комфортно и спокойно.

Популярные техники личного тайм менеджмента и упорядочивания времени

«Берегите время: это ткань, из которой сделана жизнь».

К дисциплине нас приучают с детства, и придерживаться определенных ограничений, так или иначе, мы вынуждены всю жизнь. Еда и сон по распорядку дня, занятия по расписанию, работа и отдых в отведенное время. Мы легко подчиняемся чужим правилам игры, по сути, помогая кому-то другому достигнуть его цели. Но когда речь заходит о самодисциплине, многие не готовы отказаться даже от маленьких слабостей, вроде привычки поспать лишние 10 минут по утрам.

Умение ограничивать себя ради достижения определенных целей — ценнейший навык, владеют которым не многие. Но лишь они, в конечном итоге, добиваются успеха. Известные политики, бизнесмены, актеры свой путь к славе прошли только благодаря ежедневному труду во имя своей цели. Способности, талант, даже гениальность это всего лишь один процент успеха, остальные девяносто девять это упорная работа.

Самодисциплина — первый шаг к личной свободе

Управление временем — основная составляющая системы личной эффективности для любого амбициозного человека. Не важно, какая цель преследуется: похудеть, получить красный диплом, начать свой бизнес… ни одно из этих дел невозможно без навыков самоорганизации. Тайм-менеджмент это практическое руководство к действию, благодаря которому можно определить собственные жизненные приоритеты, создать свое видение успеха. Разработка действенных мотиваций позволяет не просто беречь время, а развиваться как личности. Самодисциплина — жизнь по строгим правилам, которые человек устанавливает для себя, в своих собственных интересах. Такие жесткие рамки, как ни странно, не ограничивают личность. Напротив, это единственный путь к настоящей свободе.

Тайм — менеджмент это лучший инструмент самосовершенствования. В первую очередь, планирование учит контролю над внешними событиями, окружением, временем и пространством. Полученные в результате работы над собой навыки самоконтроля, позволяют руководить собственными чувствами, сиюминутными желаниями, дурными привычками. А самообладание это признак сильной, волевой натуры. Развитие навыков концентрации позволяет достигать более высоких результатов в работе, затрачивая при этом меньше усилий. Таким образом, освобождается время для совершенствования интеллектуального и духовного. А разве не в этом заключается смысл человеческой жизни?

Навыки самодисциплины не приобретаются за короткий срок. Более того, развить их в себе можно лишь постоянной тренировкой силы воли. То же самое касается системы тайм – менеджмента. Тот, кто хочет достигнуть успеха в жизни, просто обязан относиться ко времени бережно.

7 самых популярных техник тайм-менеджмента

«Если бы у меня было 9 часов на то, чтобы срубить сосну, я потратил бы 6 часов на то, чтобы заточить топор».

Для эффективного использования времени существует множество методик. Предлагаем вашему вниманию наиболее популярные приемы, без которых не обходится ни одна система тайм-менеджмента.

Матрица Эйзенхауэра

Техника получила свое название в честь Президента США Д.Эйзенхауэра, который все задачи, которые перед ним стояли, делил на 4 категории, руководствуясь их срочностью и важностью.

На основании этого, дела располагались в ячейках простейшей матрицы следующим образом:

  • Категория А — срочные и важные, которые должны быть решены незамедлительно;
  • Категория Б — решение их можно отложить на некоторый срок, но затягивать с ними не стоит;
  • Категория В — задачи, исполнение которых вполне можно делегировать третьим лицам;
  • Категория Г — дела, которые лучше сразу отправить в корзину, поскольку они не стоят потраченного времени и усилий.


По мнению специалистов, ошибкой большинства людей является неверная расстановка приоритетов. Они охотнее берутся за выполнение задач двух последних категорий, поскольку сделать эти дела гораздо проще. Быстрые результаты способствуют выработке неверной оценки личной эффективности. На поверку выходит, что человек расходует усилия на занятия второстепенные, оставляя за бортом то, что действительно важно.

Техника «Хронометража»

Учет времени сотрудников с целью повышения трудовой дисциплины используется не один десяток лет. Программы автоматизации и учета фиксируют своевременный приход и уход, продолжительность рабочего дня сотрудника. Но современные технологии пошли еще дальше. Сегодня можно не просто узнать, присутствует ли человек на рабочем месте, но и проверить чем он занимается.

Подобных систем контроля на сегодняшний день разработано несколько сотен. Программы способны регистрировать автоматически: отсутствие по болезни, командировки, отпуск, отгулы, работу по гибкому графику. Система учитывает продолжительность обеденного перерыва, несвоевременный уход или опоздание, прогулы.

При всем своем совершенстве, модули учета рабочего времени осуществляют лишь поверхностный хронометраж, тогда как шпионские программы вроде «Maxapt QuickEye» помогают отследить работу за компьютером. С их помощью руководитель сразу поймет, что Мария Ивановна из бухгалтерии занята не работой над отчетом, а общением на сайте «Одноклассники». Конечно, составить поминутный хронометраж с учетом перекуров, чаепитий, задушевной болтовни и прочего «мусорного времени» даже с помощью таких программ не удастся, но чаще всего никакой необходимости в этом нет.

Метод Парето

Закон Вильфредо Парето гласит: «20% затраченных усилий обеспечивают 80% результата, тогда как остальные 80% приносят только 20% результата». Можно трактовать его и по другому: «20% работников приносят фирме 80% прибыли». Проще говоря, эффективно работает только 1/5 часть коллектива. Коэффициент полезного действия подавляющего большинства тружеников очень низок. Их работа просто имитация бурной деятельности. Если направить эту энергию в нужное русло, общая продуктивность значительно повысится.

Метод Парето состоит в том, чтобы вычленить из всей массы 20% главных дел и сосредоточится на них. Решение о том, что считать важным, а что второстепенным, в каждом случае будет индивидуальным. Разбить дела на категории позволяет матрица Эйзенхауэра или метод АВС-анализа, который чаще всего используют в комбинации с методом Парето. АВС-анализ простейший способ провести градацию дел по степени их важности на данный момент.

АВС — анализ

Данный метод считается наиболее продуктивным и наглядным способом сортировки дел. Он позволяет отсеять все лишнее, сосредоточится на достижении главных целей. Согласно данному методу, все дела разбиваются по категориям:

  • Высший приоритет имеет группа А, это дела важные и срочные. Такие задачи подлежат обязательному решению как можно быстрее. Вклад этих дел в достижение конечной цели 65%, хотя на их выполнение уйдет лишь 15% времени. То есть за минимальный срок будет выполнено больше половины всей работы.
  • К группе В относятся дела не срочные, но необходимые к исполнению. Решение таких задач можно перепоручить третьим лицам. Важно контролировать время их выполнения, поскольку дела группы В имеют тенденцию переходить в категорию А при нарушении сроков.
  • Группа С — задачи которые принято называть «офисной текучкой». Именно на них тратиться львиная доля рабочего времени персонала и руководителя. Хотя с составлением отчетов, закупкой канцтоваров и прочей рутинной работой легко справится человек с низкой квалификацией.

Самостоятельная организация рабочего времени

Самоменеджмент, пожалуй, самая результативная из всех тактик управления временем. Она применима как к отдельно взятому субъекту, так и к коллективу в целом. Добиться того, чтобы работник трудился результативно, позволяет система материальных поощрений и наказаний. Говоря доступным языком, штрафы или премии неплохо стимулируют индивида к выполнению поставленной перед ним задачи. Надо заметить, что сам работник так же должен быть заинтересован в грамотной организации рабочего процесса.

Важнейшей целью самоменеджмета является максимальная реализация потенциала каждого человека в работе, творчестве, личной жизни. Использование данного метода дает следующие преимущества:

  • Время и усилия на выполнение рабочих задач сокращается;
  • Повышается производительность;
  • Устраняются поводы для стрессов, авралов, спешки;
  • Увеличивается моральная удовлетворенность трудовой деятельностью;
  • Повышается квалификация, появляется стимул к личностному росту.

Самоменеджмент начинается с анализа стиля работы, который включает полную инвентаризацию времени. Он позволяет выявить сильные и слабые стороны организации трудового процесса, скорректировать их в нужном направлении. Опись всех видов деятельности включает:

  1. Основные рабочие задачи;
  2. «Помехи» или вынужденные перерывы, так называемое «мусорное время».

Причинами нерационального расходования времени могут быть личностные факторы, такие как неорганизованность, халатное отношение к трудовым обязанностям, отсутствие самодисциплины, стремление все делать быстро, в спешке. Впрочем, излишнее рвение, желание взвалить на себя все дела разом тоже редко дает положительный результат.

Известный американский бизнес-тренер Дэн Кеннеди считает, что телефонные звонки, незапланированные посетители, затянувшиеся совещания — самые злостные поглотители времени для руководителя. По возможности они должны быть устранены, либо сведены к минимуму.

Метод «Помидора»

Эта тактическая методика со смешным названием была придумана в 80-е годы прошлого столетия итальянцем Франческо Чирилло. Будучи одним из отстающих студентов, молодой человек решил начать работу над собой с целью подтянуть успеваемость. Проведя подробный «разбор полетов», он уяснил, что никак не может сосредоточиться на учебе, отвлекаясь на множество мелких дел. Тогда Франческо принес с кухни таймер в виде томата, установил его перед собой и засек время занятий.

Практическим путем было выявлено, что сосредоточенно изучать науки он в состоянии в течение 25 минут. За этот период студент ни разу не отвлекался от книги. В дальнейшем было принято решение разбить все время, отведенное на занятия по блокам. В получасовой интервал входило время максимальной концентрации — 25 минут, а так же время отдыха, которое отводится как раз на те самые мелкие дела. Метод «помидора» получил сегодня широкое распространение, благодаря своей простоте, доступности и эффективности.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты 220 Вольт
Adblock
detector