Elettracompany.com

Компьютерный справочник
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Навыки тайм менеджмента

Навыки тайм-менеджмента

Существует мнение, будто тайм-менеджмент загоняет человека в жесткие рамки, заставляет жить его строго по расписанию и вообще превращает чуть ли не в робота. Это заблуждение. Глобально навык управления временем учит видеть главное и достигать целей, распоряжаясь своим временем осознанно. И это отнюдь не сложно. Достаточно следовать определенным правилам, которые мы назовем навыками, чтобы уже в течение нескольких недель увидеть результаты.

Постановка целей

Вы можете научиться если не управлять временем, то хотя бы правильно его использовать. А это, в свою очередь, во многом зависит от правильной постановки целей.

Цель – это то, на чем вы фокусируетесь в данный момент. Любое действие и мысль должны подчиняться ей. Она может быть какой угодно, но не дайте себя обмануть, думая исключительно о деньгах. Да, это отличный актив, но он должен служить инструментом, а не быть самоцелью.

Когда думаете о целях, задействуйте стратегическое мышление, а также пытайтесь выбирать именно такие, которые окажут большее влияние на вашу жизнь. Рассмотрите следующие критерии:

  • Каким человеком вы стремитесь стать?
  • Чего вы хотите достичь в каждом аспекте своей жизни?
  • Какие ожидания у вас есть относительно сотрудничества с другими людьми?
  • Чему вы хотите научиться?
  • Что для вас главное в жизни, в чем ее смысл?
  • В соответствии с какими ценностями вы живете?

Расстановка приоритетов

Проблема современного человека в том, что он хочет успеть сделать все. И просто двигается по своему списку дел, куда записывает все свои задачи.

При этом мы в большинстве случаев понимаем, какие дела более важны, но все равно тратим массу времени на мелочи. Почему? Дело в лени и прокрастинации, которые порождает страх. Вы должны покопаться в себе, чтобы понять, откуда растут корни проблемы.

Вам даже не нужно работать на максимум, достаточно прекратить фокусироваться на несущественном. Одного этого будет уже достаточно, чтобы увеличить продуктивность, не напрягаясь. Помните о принципе 80/20, где 20% усилий приносят 80% результата.

Даже если у вас большое количество идей для творчества или бизнеса, возьмите и воплотите для начала три наиболее привлекательные. Не распыляйтесь.

Осознанность

Чтобы избежать крысиных гонок, нам нужно каждый вечер проводить в размышлениях и саморефлексии. Даже если вы при этом производите банальные мысли («вот чему я сегодня научился»), они развивают осознанность.

Старайтесь как можно чаще задавать себе следующие вопросы:

  • Почему у меня не получилось?
  • Где я ошибся?
  • На каком этапе все пошло не так?

Осознанность позволяет вовремя задуматься о неправильном решении и изменить положение.

Самомотивация

У всех нас бывают дни, когда не хочется делать ничего: все начинается с болезни, усталости, лени. Дни превращаются в недели и даже месяцы. Человек, способный вызвать в себе в эти трудные минуты энтузиазм и мотивацию, может горы свернуть. Поэтому данный навык можно считать одним из наиболее важных в тайм-менеджменте.

Реальность не будет подстраиваться под ваше настроение и состояние. Мир не остановится, чтобы подождать. Вы и только вы заинтересованы в своих достижениях.

Тони Роббинс в своих книгах пишет о том, что мотивацию можно вызвать в себе за считанные секунды. Нужно лишь придерживаться некоторых правил:

  • Не переедать, не употреблять спиртное, не курить.
  • Делать утреннюю зарядку.
  • Сесть на мыслительную диету: не допускать негативных и пораженческих мыслей.

Самомотивация – это навык, который требует огромной подготовительной работы. В первую очередь обращайте внимание на мысли, которые постоянно крутятся в вашей голове.

Фокус

Чем бы вы ни занимались, всегда найдется что-то, что будет отвлекать внимание. Иногда мы сами виноваты в том, что не можем управлять своим фокусом. Включаем громкую или агрессивную музыку, думаем о чем-то другом, неудобно сидим, бессмысленно серфим в интернете.

Здесь нам поможет осознанность: умение быстро осознать, что отвлеклись и тут же принять меры.

Умение принимать решения

Мы привыкли обманываться, думая, что для достижения цели нужно всего лишь взять и работать. На самом деле, нужно принять несколько ключевых решений:

  • Выяснить (или выписать), какие именно задачи перед нами стоят.
  • Исключить задачи, которые будут отвлекать.
  • Решить, какую задачу необходимо выполнить первой.

Как научиться принимать решения? Это сложный вопрос, но если говорить коротко, то есть лишь один совет: старайтесь всегда и везде принимать решения. Мы слишком часто перекладываем ответственность на других или и вовсе не делаем ничего.

Планирование

Задачи и события имеют свойство пересекаться. А бывает так, что мы не можем приступить к одному делу, пока не закончим другое. Порой это все очень сложно и нужно быть гением, чтобы удержать в голове столько информации. Поэтому нужно планировать свою занятость, обычных карандаша и бумаги (ежедневника) будет достаточно для этого.

Читать еще:  Чем занимается трафик менеджер

Умение делегировать

Вероятно, вы находились по обе стороны делегирования, поэтому прекрасно знаете, что задача эта может быть весьма трудной. В первом случае делегируют работу именно вам – и нужно правильно понять своего коллегу, задать все проясняющие вопросы.

Второй случай сложнее, ведь вы не знаете, четко ли понял человек, что вы от него хотите. Он может кивать головой, в его глазах отражается понимание, однако позже выясняется, что работа не сделана, а если и сделана, то с ошибками.

Умение объяснять, чего вы хотите от коллег и сотрудников – это и правда очень тяжелый труд. Но лучше потратить немного времени однажды и овладеть этим навыком, чем в будущем тратить его постоянно на переделку.

Умение применять копинг-стратегии

Время от времени что-то идет не так. И если в первые разы вы относитесь к этому с улыбкой, то с каждой новой неудачей энтузиазм ваш гаснет. Проявляется отчаяние, злость, возникает синдром жертвы с вечным вопросом: «Ну почему я?».

Вы должны овладеть стратегиями, которые позволят не допускать негатив, либо рассеивать его, если так случилось. Поэтому если вы чувствуете, что часто жалеете себя, сетуете на судьбу и ругаете себя, это сигнал к тому, чтобы научиться некоторым методикам.

Ведение записей

Записи позволяют упорядочивать мириады мыслей в голове, располагать их в нужном порядке, относить к определенным категориям. Глупо полагаться исключительно на память, потому что она подводит, а порой и искажает реальный опыт.

Организованность

Что значит быть организованным? В простейшем понимании – иметь достаточно времени и ресурсов, чтобы выполнять свою работу. Если вы художник, то должны не просто выделять на свою деятельность определенное количество часов в день, но и иметь при этом все необходимые инструменты, знать, где они находятся, держать их в порядке и чистоте. Без этого работа часто бывает утруднена и на нее уходит значительно больше драгоценного времени.

Терпение

Терпение – это умение сохранять голову ясной при отсутствии результатов. Это также способность быть последовательным и не наделать ошибок по причине спешки.

В мире бизнеса и творчества конкуренция очень сильная. Возможно, вам нужно будет месяцами или даже годами создавать один продукт и не получать обратной связи или финансовой выгоды. Видеоигра создается один-два года, столько же пишется книга, а стартап выходит в плюс зачастую и того позже.

Терпение формируется тогда, когда вы четко следуете намеченному курсу (но и меняете его под воздействием новых обстоятельств). Этот навык не дается от рождения, а воспитывается, поэтому прилагайте усилия для его освоения.

7 главных принципов тайм-менеджмента

А теперь перейдём к практике и выясним, как правильно управлять временем, с чего начать контроль и планирование своих действий, какие трудности обычно возникают на этом пути и как их преодолеть.

Принцип 1. Планируйте свои действия

Планирование дел на ближайший день (или ближайшую неделю) имеет практическое значение в любой работе. Неважно, сидите ли вы в офисе, стоите у конвейера, подрабатываете курьером в свободное от учёбы время – чёткий план действий всегда принесёт реальную пользу в виде повышения результативности (личной и профессиональной).

Даже если ваши действия строго регламентированы должностной инструкцией, всегда нужно иметь заранее составленный план – это поможет справляться с работой более эффективно и оперативно.

Помните, что все успешные люди планируют свою жизнь.

Запомните несколько важнейших аксиом тайм-менеджмента :

  • Фиксируйте цели письменно. Если на бумаге (или в электронном ежедневнике) не обозначена ваша цель, значит, её не существует.
  • Планируйте свой день. Заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25%.
  • Дробите большие задачи. Объемные по времени выполнения дела нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач – не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее последовательность действий.

Необходимо, чтобы планирование стало вашей второй натурой: возьмите за правило составлять план действий на завтрашний день перед сном. Утром на работе вы уже будете точно знать, с чего начинать, чем продолжить и как закончить.

Всегда оставляйте определенный резерв времени на «форс-мажор» — непредвиденные обстоятельства.

Помните, что те несколько минут, что вы затратите на составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе внедрения в жизнь.

Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Стратегическое и эффективное планирование невозможно без грамотного целеполагания. Если говорить более простым языком, вы должны уметь четко формулировать основную цель и уметь разбивать её на более конкретные и локальные задачи.

В теории менеджмента этот навык именуется «декомпозиция целей» . Основной способ воплотить данное понятие на практике – это переход от общего к частному.

Читать еще:  Инструменты тайм менеджмента для планирования рабочего дня

Пример
Вы работаете маркетологом в коммерческой фирме и ваша главная цель – поднять продажи в текущем сезоне на 30%.
Внедрение данной цели можно разбить на несколько подзадач: увеличить продажи в конкретной торговой точке путем проведения рекламных акций, пересмотреть вопрос ценообразования на некоторые позиции, скорректировать цены, провести масштабную рекламную кампанию в интернете и в СМИ.

Существует профессиональный инструмент (или принцип) для формулировки и постановки локальных задач в тайм-менеджменте и целеполагании.

Он называется принцип SMART .

Согласно данному принципу цель должна быть :

  • конкретной (Specific);
  • измеримой (Measurable);
  • достижимой за определенный период (Attainable);
  • актуальной или истинной – необходимо заранее понять, действительно ли данная задача поможет в достижении цели (Relevant);
  • ограниченной во времени (Time-bound).

Основной критерий полезности и эффективности локальной задачи – её конкретность. Начиная движение к крупной цели с выполнения последовательных задач, вы значительно сокращаете время выполнения работы.

Последовательность и сосредоточенность на конкретных пунктах – залог будущего успеха.

Даже самые великие творцы не создавали свои произведения сразу целиком – сначала они составляли план, а затем выполняли его по пунктам. Один из секретов успешного управления временем – в умении сосредоточиться на текущих задачах, не теряя общего направления.

Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий

О необходимости обязательно фиксировать план действий уже было сказано выше. Здесь же рассмотрим, каким образом это лучше всего сделать. Существует несколько рабочих и действенных инструментов, позволяющих сделать свои планы и задачи более наглядными и конкретными.

Один из таких методов называется «Диаграмма Ганта» . Объясню, как это выглядит на практике.

Пример
Допустим, ваша цель – построить дом. Для начала следует разбить задачу на несколько этапов: расчистить площадку, вырыть и заложить фундамент, провести надземные работы, выполнить отделку помещений, провести коммуникации и заняться благоустройством.

В диаграмме Гранта указываются все задачи текущего масштабного проекта вместе со сроками их осуществления, продолжительностью во времени и очередности выполнения.Однотипные задачи можно группировать в один пункт, а более объёмные дела целесообразно разбивать на несколько последовательных задач.

Наглядное составление плана экономит не только ваше время, но и позволяет другим сотрудникам, участвующим в проекте, быстро уяснить положение дел и включиться в работу с нужного этапа.

Принцип 4. Расставляйте приоритеты

Своевременно и чётко определить главную цель – это необходимо и правильно. Но главная задача – это двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности.

Для расстановки приоритетов в ежедневном планировании подойдет простой способ, который называется «Способ АБВГД» .

Способ АБВГД (ABCD)
«А» – это самое важное дело текущего дня, «Б» – менее важное, «В» – задача средней значимости и т.д.

Первое в списке дело следует выполнять первым. Обычно эта задача самая трудоёмкая и сложная. Иногда человек испытывает страх или ленится начинать день с главной задачи, но секрет в том, что именно от её выполнения зависит эффективность вашей текущей деятельности.

Специалист по практическому тайм-менеджменту Брайан Трейси советует решать данный вопрос жестко и однозначно. Его метод называется: «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» — это самое сложное и неприятное дело текущего дня. Вы постоянно переносите его на «послеобеда», на вечер, а то и на завтра.

Но суть в том, что тем самым создаётся постоянное эмоциональное напряжение, которое мешает вам продуктивно выполнять все остальные дела. Трейси говорит, что начинать день следует с самого трудного, тогда все остальные дела будут выполнятся практически сами собой.

Логическим продолжением метода Брайна Трейси здесь является закон или принцип Парето.

Закон Парето
20% наших усилий приносит нам 80% результатов, а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результатов.

Таким образом наша задача — выявить эти 20% наших самых эффективных действий и сконцентрироваться именно на них.

Ещё один инструмент для эффективной расстановки приоритетов называется «Матрица Эйзенхауэра» . Политический и военный деятель, президент США Дуйат Эйзенхауэр был человеком практичным и весьма успешным.

Он придумал разделять все текущие дела на 4 категории :

  • срочные и важные;
  • важные, но не срочные;
  • срочные, но не очень важные;
  • неважные и несрочные.

Первая категория : срочные и важные — это первостепенные задачи следует выполнять обязательно сегодня и сейчас: их откладывание обязательно создаст ненужные трудности в будущем. Поручать их подчиненным не стоит – это нужно делать самому и немедленно.

По-другому этот сектор матрицы называют «Сектором пожара», находиться в котором долго чревато неблагоприятными последствиями, прежде всего для собственного здоровья.

Вторая категория : важные дела, не являющиеся срочными. Внимание, вот оно — ваше место силы!

Мой секрет тайм-менеджмента — находиться в секторе « Важные — Не срочные » .

Это самый эффективный сектор матрицы. Здесь вы спокойны, здесь вы планируете, обдумываете, действуете грамотно и взвешенно, здесь вы занимаетесь по настоящему важным.

Читать еще:  Производственный менеджмент что это за профессия

Совет
Не допускайте перетекания важных дел в сектор срочных!

Третья категория : срочные и не очень важные дела – они могут отнять много времени, если заниматься ими с самого утра и лично. Именно такие задачи можно перепоручать подчиненным.

Дела из 4-ой категории (несрочное и неважное) можно смело вычеркивать из ежедневного списка.

Можно ежедневно составлять примерно такую таблицу, основанную на «Матрице Эйзенхауэра».

№ДелаСрочные делаНесрочные дела 1Важные делаРазрешение кризисных ситуаций, главные проектыПланирование новых задач, налаживание отношений2Неважные делаДеловые телефонные звонки, письма, совещанияРутинная механическая работа, пожиратели времени

Не поленитесь, и внедрите эту простую таблицу в свою систему планирования дня.

Принцип 5. Фокусируйтесь на главном

Я уже говорил, как важно достигать поставленных целей, в этом пункте расскажу о том, как делать это максимально эффективно.

Умение фокусироваться на главном, не отвлекаясь на постороннее, — важнейший практический навык, овладев которым, вы решите самые приоритетные задачи продуктивного тайм-менеджмента.

Время – не восполняемый ресурс, и самый ценный из всех существующих. Мы можем потратить 10 000 рублей и снова их заработать, но вернуть обратно прожитую секунду мы не в состоянии.

Мы также не способны продлить сутки до 25 часов, но можем освободить собственное пространство для тех занятий, которые нам действительно важны.

Чтобы второстепенные дела не сказывались на вашей личной результативности, необходимо овладеть конкретными техниками управления времени.

Одна из самых действенных техник высвобождения времени – делегирование. Точнее будет сказать, делегирование — это составляющая классического менеджмента.

Делегирование – это способ поручить часть наших дел другим людям.

Самые элементарные примеры: свою машину можно помыть не самостоятельно, а отдать в автомойку, или еще: потекший кран в ванной можно починить самостоятельно или вызвать профессионального сантехника.

Запомните
Любые задачи, которые целесообразнее (с точки зрения финансов и затрат времени) предоставить другим, нужно предоставлять другим.
Чем выше стоимость вашего личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать.

Менее важные дела можно выполнять в «не-ресурсное время».

Речь идет о той части дня, когда вы находитесь уже не на пике своих умственных и физических сил, например, в конце дня, когда есть усталость.

Также, к примеру, находясь в транспорте или в очереди, можно совмещать ожидание с обучением – прослушивать аудиокниги по профессиональному мастерству или развитию одного из навыков личной эффективности.

Ещё один важный навык для реальной экономии времени: умение говорить «нет».

Не подумайте, что отказывать нужно всем без разбора.

Умение сказать «нет» относится в первую очередь к тем людям и делам, которые лишают вас ваших энергетических и временнЫх ресурсов не давая ничего взамен.

Говорите «нет» болтливой соседке или сотруднице, чтению бульварной прессы, интернет-серфингу по соцсетям и развлекательным ресурсам, просмотру ТВ.

Помните, что даже небольшой незапланированный перерыв, когда кто-то или что-то вас отвлекло от дела, может стать причиной срыва планов.

Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Периодически стоит оглядываться назад и делать прагматичные выводы из своего опыта управления временем. Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению.

Обязательно анализируйте ситуации, в которых вы особенно интенсивно теряли личные ресурсы.

Всегда следует оставаться осознанными и со стороны смотреть, что именно происходит с вашей жизнью — в каком направлении и с какой скоростью она движется.

Если вы почувствовали, что утратили контроль и слишком углубились в решение задачи, не думая о затратах времени, самое время остановиться, сделать перерыв и попытаться оптимизировать собственные действия.

В конце концов, создавайте свои правила по управлению временем, свои фишки. Вся ваша жизнь, ваша деятельность — уникальна.

Принцип 7. Планируйте отдых

В погоне за успехом и личной результативностью никогда не пренебрегайте отдыхом, я скажу более того — планируйте отдых, также как и ваши бизнес-задачи! Для управления временем полноценный отдых – важнейший элемент успеха.

Пример из жизни Радислава Гандапаса
Известный российский бизнес-тренер и оратор Радислав Гандапас, как он рассказывал на одном из своих тренингов, планирует в своем рабочем расписании дни на посещение гольф-клуба. Это важное хобби в его жизни.
Эти дни он выделяет красным как мероприятия высшей степени важности, которые не подлежат переносу.
В противном случае, говорит Радислав, ему не удается поиграть в гольф в принципе, так как всегда находятся дела поважнее.

Оставаться на пике своих психофизиологических возможностей можно только с помощью регулярного восстановления сил.

Нельзя экономить на сне, собственных выходных и общении с близкими – это такие же важные факторы эффективного тайм-менеджмента, как планирование и постановка целей.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты 220 Вольт
Adblock
detector