Elettracompany.com

Компьютерный справочник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Составляющие тайм менеджмента

Урок 15. Составляющие тайм-менеджмента

Явление тайм-менеджмент опирается на четыре основных структурных элемента:

  • Целеполагание и понимание принципов постановки целей;
  • Корректное определение приоритетов;
  • Знание инструментов планирования;
  • Выработка навыка планирования времени.

1. Целеполагание

Говоря о постановке целей, обязательно надо помнить то, что цель должна соответствовать критерию SMART: быть конкретной (specific), измеримой (measurable), согласованной (agreed), достижимой (realistic) и быть обозримой во времени (timed).

В том случае, если один из критериев SMART не является характеристикой поставленной цели, то целеполагание становится затруднительным, а цель превращается в набор пожеланий.

При постановке целей будьте последовательны и осуществляйте сначала цели на ближайшее время.

Не стремитесь сразу поставить глобальные и долгосрочные цели. Ставьте цели тактические: например, поставьте четыре главные цели на текущий год. Не забывайте о них, пусть они будут располагаться все время поблизости, чтобы вы о них не забыли — стремитесь ежедневно делать небольшой шаг в направлении их достижения.

Постановка целей — это возможность структурировать свою деятельность, способ достичь успеха.

  • 2. Определение приоритетов

Естественно желание большинства людей получить от жизни многого. Желательно — всё и сразу. И при попытке получить все одновременно складываются ситуации, когда человек не одолев ни одной из поставленных целей, бросает всё и плывет по течению.

Выполнение множества задач одновременно — непосильная работа. А попытки охватить неохватываемое приводят к краху и отчаянию.

Тайм-менеджмент представляет собой набор инструментов, с помощью которых возможно определить необходимость выполнения той или иной процедуры в текущую единицу времени. Тайм-менеджмент позволяет расставить ПРИОРИТЕТЫ.

Именно при правильном определении первоочередных и второстепенных задач в жизни и работе возможно эффективное управление временем. Тайм-менеджмент позволяет делать это правильно и быстро, что крайне важно при выработке навыка организации времени.

Не могу ответить за вас, но, вполне вероятно, что вы в своей профессиональной деятельности обращали внимание на тот факт, что какие-то дела, как оказывается, можно было и не делать. Какие-то могли бы занять у вас куда меньше времени, при том же эффекте. И лишь небольшая всего того, что вы предпринимали, действительно было важным: от этого зависело ваше будущее и настоящее.

Но что было бы, если бы вы прежде подумали о важности каждого из пунктов? Насколько могло бы сократиться количество количество усилий, которые вы потратили? Сколько бы времени вы могли сэкономить, отложив или вовсе не сделав то, что важным не было?

Если вы любите себя, если не желаете провести все время в метаниях между тем, что не несет никакой пользы — стремитесь определять ВАЖНЫЕ ДЕЛА из всего потока указаний и просьб, которые поступают к вам ежедневно.

Отсеяв второстепенное — вы подарите себе свободное время.

  • 3. Знание инструментов планирования.

Инструментарий. который применяется в тайм-менеджменте для организации своей деятельности огромен. Есть множество методик, которые вы сможете использовать. Основной положительный момент этого многообразия — возможность подобрать тот, который подойдет именно вам.

Можете запоминать — запоминайте; любите записывать в ежедневник общие моменты вашего дня — записывайте! Вам удобнее, когда каждое из ваших сегодняшних дел четко прописано по времени и месту — прекрасно! Самое главное, чтобы вы осознавали текущий статус исполнения важных, ключевых дел и понимали каковы на данный момент резервы времени.

Чувство времени — один из важнейших инструментов эффективного тайм-менеджмента.

По сути, чувство времени — внутренний таймер, который вы можете выставить на определенное время. Чувство времени должно напомнить вам в необходимый момент о том, что настало время начинать или завершать ту или иную задачу.

Используя эти “внутренние часы” эффективно, вы сможете правильно спланировать день, определить количество работы, которую сможете выполнить.

Чувство времени заключается в четком определении границ того или иного события: “мне потребуется 20 минут”.

Этот навык — чувствовать, сколько необходимо времени — возможно развить при помощи простого упражнения под названием “калибровка”. В его основе лежит самоконтроль: начиная какое-либо дело, самостоятельно задайте время, которое, по-вашему, уйдет на его осуществление. При завершении начатого — сверьтесь с вашим прогнозом: верно ли вы предсказали интервал? Частое использование этого упражнения позволит вам понимать затраты времени, которые необходимы для тех или иных процедур.

Когда чувство времени реализуется в навык, вы увидите, насколько лучще стало давться вам планирование вашего дня.

Привычки, или навыки, доведенные до автоматизма, являются показателем того, что теоретические выкладки и методики тайм-менеджмент достигли необходимой цели: вы используете их в своей жизни неосознанно. Вы начинаете больше успевать и меньше уставать.

Именно выработка привычки у человека управлять своим временем и является основной целью тайм-менеджмента.

Именно тому, как реализовать теоретические выкладки на практике и пойдет речь в данной рубрике в дальнейшем.

Тайм-менеджмент: 3 главные составляющие!

Элементы тайм менеджмента. Как управлять своим временем? Основы тайм менеджмента. Расстановка приоритетов. Увеличение своей производительности. Каким должен быть подход к работе? Все ответы в моей статье!
Приветствую всех на страницах моего блога! Вы помните я рассказывал о том как контролировать свои результаты? Сегодня продолжение моей статьи, и сегодня вы узнаете о тайм менеджменте.
О том как эффективно управлять своим временем, и какие элементы этой науки можно легко внедрить в свою жизнь.
Фактор времени в нашей жизни очень важен, поэтому не стоит тратить время впустую. Нужно правильно его распределять, ставить цели и добиваться результатов. Как это сделать, вы и узнаете из этой статьи!
Элементы тайм менеджмента.
Тайм-менеджмент необходим людям, которые шагнули во взрослый мир и хотят чего-то достичь. К примеру, на уроке физ-ры есть бегуны, стремящиеся войти в первую тройку.
Но большинство школьников считают, что главное – просто пробежать дистанцию. Первым нужно овладеть техникой бега, дыхания. А вторым не надо ничего.
Из чего состоит тайм менеджмент? Из 3 составляющих: расстановка приоритетов, дел по важности, управлением своей производительностью труда и правильным подходом к делу.
Именно эти 3 составляющим мы сегодня и рассмотрим!

1. Расстановка приоритетов.

Под управлением собственным временем подразумевается управление собой. Чтобы эффективно управлять жизнью, необходимо осознать и принять факт: ни один индивид не может сделать всего, на что только способен человек.

Поэтому надо разделить все «надо и хочу» на обязательно и не обязательно. Расставив приоритеты, станет полегче.

Необходимо научиться отбирать те занятия, которые дают высокий результат!

Допустим, путешественник хочет посетить за один день Царское село, Москву и Санкт-Петербург. Причем Царское Село не вызывает в нем интереса, а нужно только «для галочки», чтобы козырнуть перед приятелями.

Он будет торопиться, волноваться и не получит удовольствия от туристической поездки. Гораздо эффективнее было бы уделить каждому пункту отдельный день, а от первого отказаться.

2. Увеличение производительности труда.

Следующим элементом тайм менеджмента является ваша личная производительность.

Посредством отказа от лишних дел повысится производительность в совершении оставшихся обязанностей. Научившись анализировать, что именно играет первую скрипку, человек отодвигает остальные «инструменты» на задний план.

То есть переносить маловажные дела. В будущем их заменят новые. Дела всегда будут прибавляться! Потому придется отсеивать многие из них. Нужно сфокусироваться на главной цели, и достичь её!

Производительность труда увеличится:

— при четком планировании (когда цели не написаны на бумаге, они легко забываются и кажутся совсем не нужными);

— при установке крайнего срока (поставив срок, надо стремиться опередить его);

— при делении тяжелой работы на несколько частей (если надо сделать 20 звонков потенциальным клиентам, то позвонить первой половине до обеденного перерыва, а второй – после. Этот пример включает еще и следующий пункт);

— при поощрении себя (хорошим обедом, чашкой кофе и т.д.).

В первую очередь делайте только важные дела, составьте план действий и установите срок их выполнения!

О планировании, определениях сроков и поощрениях себя за выполненную работу, мы поговорим в новых статьях на тему управления своим временем. Не пропустите!

3. Правильный подход к работе.

Удивительно, что люди тратят на работу минимум треть суток, потом не успевают с отчетами, задерживаются допоздна, переделывают…

В результате они не довольны соотношением потраченного времени и полученной прибыли. Чтобы не повторять эту ошибку, следует правильно относиться к работе.

  1. Выработайте привычку опережать план и оставлять время про запас!
  2. Время, предназначенное для работы, тратьте только на нее!
  3. Распределяйте полномочия, привлекайте помощников!
  4. Упрощайте работу до минимума этапов! Прочь все лишнее!
  5. Оставляйте себе только ту часть работы, которая нравится, а остальное – служащим!
  6. Объединяйте схожие задачи! Встречу с разными клиентами по одному вопросу, написание ответов по электронной почте и др.
  7. Постоянно совершенствуйтесь! Увеличивайте знания, навыки, опыт!

Главные дела делайте сами, а всю рутинную работу, или работу в которой вы не разбираетесь отдавайте помощникам!

[su_note note_color=»#fcef66″ text_color=»#090f08″ radius=»9″]Подпишитесь на новости блога чтобы не пропустить мои новые статьи по эффективному распределению своего времени, по тайм менеджменту![/su_note]

Без соблюдения перечисленных пунктов работа будет в тягость. Заставлять себя заниматься не любимым делом – сложно. Оно перестанет приносить прибыль, в конце концов.

Управлять своим временем должен каждый. Поэтому на блоге будет целая серия статей по тайм менеджменту! Я его очень люблю!
Дорогие друзья, жду от вас комментариев на эту тему. Напишите, как вы используйте своё время? Планируете ли задачи? Ставите ли цели?

И конечно поделитесь этой заметкой с друзьями в социальных сетях!

На сегодня это всё. Завтра уже новая статья!

7 главных принципов тайм-менеджмента

А теперь перейдём к практике и выясним, как правильно управлять временем, с чего начать контроль и планирование своих действий, какие трудности обычно возникают на этом пути и как их преодолеть.

Принцип 1. Планируйте свои действия

Планирование дел на ближайший день (или ближайшую неделю) имеет практическое значение в любой работе. Неважно, сидите ли вы в офисе, стоите у конвейера, подрабатываете курьером в свободное от учёбы время – чёткий план действий всегда принесёт реальную пользу в виде повышения результативности (личной и профессиональной).

Даже если ваши действия строго регламентированы должностной инструкцией, всегда нужно иметь заранее составленный план – это поможет справляться с работой более эффективно и оперативно.

Помните, что все успешные люди планируют свою жизнь.

Запомните несколько важнейших аксиом тайм-менеджмента :

  • Фиксируйте цели письменно. Если на бумаге (или в электронном ежедневнике) не обозначена ваша цель, значит, её не существует.
  • Планируйте свой день. Заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25%.
  • Дробите большие задачи. Объемные по времени выполнения дела нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач – не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее последовательность действий.

Необходимо, чтобы планирование стало вашей второй натурой: возьмите за правило составлять план действий на завтрашний день перед сном. Утром на работе вы уже будете точно знать, с чего начинать, чем продолжить и как закончить.

Всегда оставляйте определенный резерв времени на «форс-мажор» — непредвиденные обстоятельства.

Помните, что те несколько минут, что вы затратите на составление плана, с лихвой окупятся в будущем: результаты грамотного планирования вы оцените уже на первой неделе внедрения в жизнь.

Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Стратегическое и эффективное планирование невозможно без грамотного целеполагания. Если говорить более простым языком, вы должны уметь четко формулировать основную цель и уметь разбивать её на более конкретные и локальные задачи.

В теории менеджмента этот навык именуется «декомпозиция целей» . Основной способ воплотить данное понятие на практике – это переход от общего к частному.

Пример
Вы работаете маркетологом в коммерческой фирме и ваша главная цель – поднять продажи в текущем сезоне на 30%.
Внедрение данной цели можно разбить на несколько подзадач: увеличить продажи в конкретной торговой точке путем проведения рекламных акций, пересмотреть вопрос ценообразования на некоторые позиции, скорректировать цены, провести масштабную рекламную кампанию в интернете и в СМИ.

Существует профессиональный инструмент (или принцип) для формулировки и постановки локальных задач в тайм-менеджменте и целеполагании.

Он называется принцип SMART .

Согласно данному принципу цель должна быть :

  • конкретной (Specific);
  • измеримой (Measurable);
  • достижимой за определенный период (Attainable);
  • актуальной или истинной – необходимо заранее понять, действительно ли данная задача поможет в достижении цели (Relevant);
  • ограниченной во времени (Time-bound).

Основной критерий полезности и эффективности локальной задачи – её конкретность. Начиная движение к крупной цели с выполнения последовательных задач, вы значительно сокращаете время выполнения работы.

Последовательность и сосредоточенность на конкретных пунктах – залог будущего успеха.

Даже самые великие творцы не создавали свои произведения сразу целиком – сначала они составляли план, а затем выполняли его по пунктам. Один из секретов успешного управления временем – в умении сосредоточиться на текущих задачах, не теряя общего направления.

Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий

О необходимости обязательно фиксировать план действий уже было сказано выше. Здесь же рассмотрим, каким образом это лучше всего сделать. Существует несколько рабочих и действенных инструментов, позволяющих сделать свои планы и задачи более наглядными и конкретными.

Один из таких методов называется «Диаграмма Ганта» . Объясню, как это выглядит на практике.

Пример
Допустим, ваша цель – построить дом. Для начала следует разбить задачу на несколько этапов: расчистить площадку, вырыть и заложить фундамент, провести надземные работы, выполнить отделку помещений, провести коммуникации и заняться благоустройством.

В диаграмме Гранта указываются все задачи текущего масштабного проекта вместе со сроками их осуществления, продолжительностью во времени и очередности выполнения.Однотипные задачи можно группировать в один пункт, а более объёмные дела целесообразно разбивать на несколько последовательных задач.

Наглядное составление плана экономит не только ваше время, но и позволяет другим сотрудникам, участвующим в проекте, быстро уяснить положение дел и включиться в работу с нужного этапа.

Принцип 4. Расставляйте приоритеты

Своевременно и чётко определить главную цель – это необходимо и правильно. Но главная задача – это двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности.

Для расстановки приоритетов в ежедневном планировании подойдет простой способ, который называется «Способ АБВГД» .

Способ АБВГД (ABCD)
«А» – это самое важное дело текущего дня, «Б» – менее важное, «В» – задача средней значимости и т.д.

Первое в списке дело следует выполнять первым. Обычно эта задача самая трудоёмкая и сложная. Иногда человек испытывает страх или ленится начинать день с главной задачи, но секрет в том, что именно от её выполнения зависит эффективность вашей текущей деятельности.

Специалист по практическому тайм-менеджменту Брайан Трейси советует решать данный вопрос жестко и однозначно. Его метод называется: «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» — это самое сложное и неприятное дело текущего дня. Вы постоянно переносите его на «послеобеда», на вечер, а то и на завтра.

Но суть в том, что тем самым создаётся постоянное эмоциональное напряжение, которое мешает вам продуктивно выполнять все остальные дела. Трейси говорит, что начинать день следует с самого трудного, тогда все остальные дела будут выполнятся практически сами собой.

Логическим продолжением метода Брайна Трейси здесь является закон или принцип Парето.

Закон Парето
20% наших усилий приносит нам 80% результатов, а остальные 80% наших усилий — лишь 20% результатов.

Таким образом наша задача — выявить эти 20% наших самых эффективных действий и сконцентрироваться именно на них.

Ещё один инструмент для эффективной расстановки приоритетов называется «Матрица Эйзенхауэра» . Политический и военный деятель, президент США Дуйат Эйзенхауэр был человеком практичным и весьма успешным.

Он придумал разделять все текущие дела на 4 категории :

  • срочные и важные;
  • важные, но не срочные;
  • срочные, но не очень важные;
  • неважные и несрочные.

Первая категория : срочные и важные — это первостепенные задачи следует выполнять обязательно сегодня и сейчас: их откладывание обязательно создаст ненужные трудности в будущем. Поручать их подчиненным не стоит – это нужно делать самому и немедленно.

По-другому этот сектор матрицы называют «Сектором пожара», находиться в котором долго чревато неблагоприятными последствиями, прежде всего для собственного здоровья.

Вторая категория : важные дела, не являющиеся срочными. Внимание, вот оно — ваше место силы!

Мой секрет тайм-менеджмента — находиться в секторе « Важные — Не срочные » .

Это самый эффективный сектор матрицы. Здесь вы спокойны, здесь вы планируете, обдумываете, действуете грамотно и взвешенно, здесь вы занимаетесь по настоящему важным.

Совет
Не допускайте перетекания важных дел в сектор срочных!

Третья категория : срочные и не очень важные дела – они могут отнять много времени, если заниматься ими с самого утра и лично. Именно такие задачи можно перепоручать подчиненным.

Дела из 4-ой категории (несрочное и неважное) можно смело вычеркивать из ежедневного списка.

Можно ежедневно составлять примерно такую таблицу, основанную на «Матрице Эйзенхауэра».

№ДелаСрочные делаНесрочные дела 1Важные делаРазрешение кризисных ситуаций, главные проектыПланирование новых задач, налаживание отношений2Неважные делаДеловые телефонные звонки, письма, совещанияРутинная механическая работа, пожиратели времени

Не поленитесь, и внедрите эту простую таблицу в свою систему планирования дня.

Принцип 5. Фокусируйтесь на главном

Я уже говорил, как важно достигать поставленных целей, в этом пункте расскажу о том, как делать это максимально эффективно.

Умение фокусироваться на главном, не отвлекаясь на постороннее, — важнейший практический навык, овладев которым, вы решите самые приоритетные задачи продуктивного тайм-менеджмента.

Время – не восполняемый ресурс, и самый ценный из всех существующих. Мы можем потратить 10 000 рублей и снова их заработать, но вернуть обратно прожитую секунду мы не в состоянии.

Мы также не способны продлить сутки до 25 часов, но можем освободить собственное пространство для тех занятий, которые нам действительно важны.

Чтобы второстепенные дела не сказывались на вашей личной результативности, необходимо овладеть конкретными техниками управления времени.

Одна из самых действенных техник высвобождения времени – делегирование. Точнее будет сказать, делегирование — это составляющая классического менеджмента.

Делегирование – это способ поручить часть наших дел другим людям.

Самые элементарные примеры: свою машину можно помыть не самостоятельно, а отдать в автомойку, или еще: потекший кран в ванной можно починить самостоятельно или вызвать профессионального сантехника.

Запомните
Любые задачи, которые целесообразнее (с точки зрения финансов и затрат времени) предоставить другим, нужно предоставлять другим.
Чем выше стоимость вашего личного времени, тем больше второстепенных и не слишком важных задач можно делегировать.

Менее важные дела можно выполнять в «не-ресурсное время».

Речь идет о той части дня, когда вы находитесь уже не на пике своих умственных и физических сил, например, в конце дня, когда есть усталость.

Также, к примеру, находясь в транспорте или в очереди, можно совмещать ожидание с обучением – прослушивать аудиокниги по профессиональному мастерству или развитию одного из навыков личной эффективности.

Ещё один важный навык для реальной экономии времени: умение говорить «нет».

Не подумайте, что отказывать нужно всем без разбора.

Умение сказать «нет» относится в первую очередь к тем людям и делам, которые лишают вас ваших энергетических и временнЫх ресурсов не давая ничего взамен.

Говорите «нет» болтливой соседке или сотруднице, чтению бульварной прессы, интернет-серфингу по соцсетям и развлекательным ресурсам, просмотру ТВ.

Помните, что даже небольшой незапланированный перерыв, когда кто-то или что-то вас отвлекло от дела, может стать причиной срыва планов.

Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Периодически стоит оглядываться назад и делать прагматичные выводы из своего опыта управления временем. Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению.

Обязательно анализируйте ситуации, в которых вы особенно интенсивно теряли личные ресурсы.

Всегда следует оставаться осознанными и со стороны смотреть, что именно происходит с вашей жизнью — в каком направлении и с какой скоростью она движется.

Если вы почувствовали, что утратили контроль и слишком углубились в решение задачи, не думая о затратах времени, самое время остановиться, сделать перерыв и попытаться оптимизировать собственные действия.

В конце концов, создавайте свои правила по управлению временем, свои фишки. Вся ваша жизнь, ваша деятельность — уникальна.

Принцип 7. Планируйте отдых

В погоне за успехом и личной результативностью никогда не пренебрегайте отдыхом, я скажу более того — планируйте отдых, также как и ваши бизнес-задачи! Для управления временем полноценный отдых – важнейший элемент успеха.

Пример из жизни Радислава Гандапаса
Известный российский бизнес-тренер и оратор Радислав Гандапас, как он рассказывал на одном из своих тренингов, планирует в своем рабочем расписании дни на посещение гольф-клуба. Это важное хобби в его жизни.
Эти дни он выделяет красным как мероприятия высшей степени важности, которые не подлежат переносу.
В противном случае, говорит Радислав, ему не удается поиграть в гольф в принципе, так как всегда находятся дела поважнее.

Оставаться на пике своих психофизиологических возможностей можно только с помощью регулярного восстановления сил.

Нельзя экономить на сне, собственных выходных и общении с близкими – это такие же важные факторы эффективного тайм-менеджмента, как планирование и постановка целей.

Читать еще:  Менеджмент какие предметы сдавать после 11 класса
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты 220 Вольт
Adblock
detector
×
×