Elettracompany.com

Компьютерный справочник
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Тайм менеджмент хронометраж

Эффективность – второе имя: как провести хронометраж

Кто-то умный сказал, мол, существует немало способов убить время, но нет ни одного средства, способного его возродить. Похоже на правду, учитывая постоянную нехватку ценного ресурса. Мы планируем, стараемся придерживаться графика, но все равно многое не успеваем. Хорошая новость – все в наших руках. Специалисты по тайм-менеджменту настоятельно рекомендуют овладеть искусством хронометража. Предлагаем познакомиться, что это за зверь, и с чем его едят.

Простыми словами хронометраж – система учета времени. Мы записываем каждое событие и количество затраченного на него времени. На первый взгляд занятие бесполезное и нудное. Но при детальном рассмотрении оно способно кардинально изменить нашу жизнь. Каким образом? Хронометраж позволяет:

• узнать, куда уходит время, структурировать его;
• найти ресурсы для действительно важных дел;
• исключить несущественные занятия в угоду значимым;
• понять, какова моя личная эффективность и как можно ее повысить;
• более эффективно планировать дела, повысить мотивацию;
• начать чувствовать время посредством постоянного вопроса «Чем я сейчас занят?»;
• внести гармонию во все аспекты действительности, будь то рабочие моменты или личная жизнь;

В конце концов, хронометраж занимается нашим воспитанием. Нет смысла обманывать «личное дело», куда вносится информация. Да и какой толк приписывать лишние минуты выполнению основной работы, если по факту ты буксуешь на месте…Конечно, есть соблазн прекратить учет времени и никогда больше им не заниматься. Но второй путь – стать продуктивным человеком, добивающимся целей, более привлекателен. Пойти по правильной дорожке возможно, лишь когда мы осознаем свои слабые места, берем их «в оборот» и повышаем эффективность.

Как провести хронометраж? Система элементарна:
1) в Excel составляем таблицу, если часто находимся рядом с компьютером, или делаем записи в блокнот;
2) в каждом интервале (например,15 минут) записываем свои действия, не забудем указать и время их окончания.

Конечно, сами по себе сухие цифры не несут практической пользы. Гораздо интереснее выводы, которые мы сделаем после анализа хронометража. Сначала задайтесь вопросом: «Что мне интересно выяснить?». Сосредоточиться можно на разных моментах. Например, хотим понять, сколько мы уделяем внимания основной работе. Как можно повысить эффективность? Откуда взять свободные минуты? Как много времени тратим впустую (соцсети, дружеская болтовня, просмотр телевизора и т.п.)? В конце концов, можно понять, сколько часов вы занимаетесь тем, что действительно важно.

Характер обработки данных оставьте на свой выбор. Кому-то удобнее записывать на бумаге, другой предпочтет файл на компьютере, третьему проще обрабатывать информацию в специальных приложениях. Общее одно: нам нужно рассмотреть каждое действие и расходы на него с точки зрения нескольких категорий. Остановимся на элементарном делении:

1. поглотители времени (действие не несет практической пользы);
2. текущие дела (поддержка нашего привычного уровня жизни);
3. стратегические задачи (то, что поможет нам стать лучше).

После рассортировки задач делаем выводы. Кто-то удивится, сколько времени уходит на телефонные разговоры и просмотр новостных лент в интернете. Другой будет пребывать в состоянии шока: думал, что работает над важным проектом, а по факту уделил ему лишь час «чистого» времени. Третий моментально изыщет время на занятия спортом в ущерб неважным делам.

Чувствуете? Это запах светлых перспектив витает в воздухе! Чтобы провести хронометраж эффективнее, учтите еще несколько моментов.

Во-первых, делайте записи каждый раз, как переключите внимание. Одно дело, когда вы пишите отчет без пауз, в течение 1,5 часов. И совсем другой разговор, когда за время написания вы дважды отлучались попить чай, поболтали по телефону и сходили в соседний магазин.

Во-вторых, в учете времени отражаем каждое событие, занявшее у нас более 3 минут.

В-третьих, не ругайте себя за забывчивость, особенно на первых порах. Главное сейчас – сформировать привычку вести учет. Вспоминайте по памяти, что делали последние пару часов. Не помните – так и напишите.

В-четвертых, достаточное время для получения ценных выводов – неделя. Данных этого промежутка достаточно, чтобы сделать выводы.

Техника хронометража – занятие полезное и увлекательное. Это не только ваше умение с арифметической точностью высчитывать временные затраты. Зачастую учет времени выступает тем волшебным «пенделем», источником стресса, заставляющим пересмотреть реальность. Познакомившись с подобной техникой однажды, есть риск уже не вернуться к привычному для нас укладу жизни. Б. Франклин сравнивал растрату времени с наибольшим преступлением, подвластным нам. Так давайте же перестанем уподобляться «преступникам».

Хронометраж. Первый шаг в освоении тайм-менеджмента

Шаг первый

— Как вы провели ваш сегодняшний день?

— Ну, пару часов посмотрел сериал, часик в соц сетях «позалипал», 6 часов работал, вечером кушать готовил час.

Такой ответ имеет погрешность 124%. Дело в самой человеческой природе и восприятии времени. Если быть точнее, то вы наверняка замечали, что время может тянуться по-разному, в зависимости от дела, которым вы занимаетесь. Например, соц.сети и сериалы могут показаться двадцатью минутами, когда на деле вы потратили на них 3 часа. А работа над каверзной и нежеланной задачей на работе может показаться целой бесконечностью, когда на самом деле вы потратили на нее 40 минут. Если копнуть еще глубже, то, на секундочку, а вы точно на работе на соцсети не отвлекались?

Вот тут мы и применяем хронометраж.

Кто такой Хронометраж?

Хронометраж это когда вы записываете все свои дела и затраченное на них время по минутам. Будем знакомы!

— Сходил в магазин — 10 минут

— Позвонил Васе, пообщались про проигрыш нашей сборной по хоккею — 20 минут

— Завтракал 15 минут

— Смотрел Youtube, пока собирался на работу — 50 минут

— Поработал над статье в блог — 40 минут

Даже если вы будете записывать ваш хронометраж с погрешностью на 5 минут, данные все равно будут очень полезны.

Как долго этим заниматься?

Кто-то занимается этим всю жизнь. Но обычной недели будет достаточно чтобы понять на что вы тратите лишнее время.

Вы будете удивлены количеством времени, которое тратите впустую.

В результате часто можно понять, например, что выходить по выходным и оставаться работать сверхурочно вам приходится из-за того, что реально работой вы занимаетесь только 2-3 часа в день. Теперь вы знаете свои слабые места и можете над ними работать.

Примеры

Это — Вася. Он рос в большой семье с тремя братьями и сестрой. Родители много времени проводили на работе, чтобы прокормить семью. Вася средний ребенок, поэтому ему всегда приходилось маневрировать. И работать по 10 часов в день 6 дней в неделю Вася считает естественным. Хотя и сам этим не очень доволен, так как свободного времени остается мало.

Василий записывал хронометраж в течении трех рабочих дней, а потом забросил. И так времени не хватает, а еще и это. На выходных, он копался в телефоне и случайно наткнулся на свои заметки. Ему стало интересно. И. О, чудо! Он заметил, что его слабое место это разговоры по телефону.

Вася экстраверт и болтун. Многие экстраверты, теряют контроль над временем, когда им выдается возможность поблотать. Неудивительно, что что он тратил на «рабочие» разговора по 3 часа в день. Ведь на самом деле Вася, из трех часов в день, два обсуждал игру нашей сборной по хоккею.

Что делать Васе?

Всем своим друзьям и партнерам нужно объявить, что предпочтительный способ связи — это электронная почта.

Когда же звонок всё-таки необходим, то, как минимум, он будет запланированным. Это значит, что Вася заранее может подготовить список пунктов, которые необходимо обсудить и вычеркивать их по мере готовности. Кроме того, необходимо учиться быть кратким. Делать это намного проще, когда разговор планируется заранее. А когда все пункты в списке закончились — разговор закончен.

Интересно, как потратит Василий появившиеся из неоткуда два дополнительных часа в день.

Читать еще:  Основы тайм менеджмента

Ксюша

Ксюша работает не покладая рук, но времени почему-то все еще не хватает. Ксюше даже пришлось сократить свой обеденный перерыв на 30 минут. Недавно Ксюше сделали предложение. Теперь нужны средства на свадьбу, и Ксюша готова работать без выходных, лишь бы сделать максимально много работы и получить больше денег.

Ксения — девушка настойчивая, поэтому решила изучать тайм-менеджмент. И начала она с хронометража. Проведя неделю записей, она выясняла в чем ее проблема.

Дело в том, что подружки очень рады событию в жизни Ксении и постоянно скидывали ей места для свадьбы и другие свадебные финтифлюшки. Сами по себе, уведомления не забирают много времени. Но что-же с ними не так?

По ощущениям Ксюши она тратит не больше 3 минут на отвлечение. На практике же выяснялось, что 2 часа 43 минуты в день она тратит на уведомления. Кроме того, было замечено что аналогичные задачи в случае получения уведомления выполняются, в среднем, на 20 минут дольше, не считая времени затраченного на социальные сети.

Во-первых, постоянные уведомления сбивают концентрацию, а значит на задачу времени тратится больше чем действительно нужно. А во-вторых, после каждого уведомления Ксюша заходит посмотреть, что ей скинули, потом еще полистать пару постов в ленте, отписаться подружкам и вернуться к работе.

Что делать Ксюше?

Решение на поверхности. На время работы отключать все уведомления в социальных сетей, и отвечать на них только в полноценный обеденный перерыв или после работы.

Поздравляем с предстоящей свадьбой!

Артем

Артем предприниматель. Свое свободное время он любит тратить с друзьями. Вдвойне приятней, если это проходит в ресторане, ведь поесть Артем тоже очень любит. Одна проблема только у Артемия, времени не хватает. Встречи постоянно, дела-дела. Хотелось бы больше свободного времени, но не работая бизнес не сделаешь.

Артем тоже начал заниматься Хронометражем, но со временем не густо. То просто забывал из-за срочных дел, иногда со встречи на встречу. Записав с перебоями 5 дней Артем сел однажды ночью и удивился.

Так как своего офиса у Артема нет, вроде и не нужен, то он каждый день ездил на встречи на своем автомобиле. Затраты на это конечно были заложены. Обычно встречи проходили на нейтральной территории. Например, в кафе.

Вот и получается, что четыре из двенадцати рабочих часов Артем тратит на дорогу. А еще два часа на пустые разговоры в кафе. Атмосфера распологает.

Что делать Артему?

Прикинув все, Артем понял, что каждая встреча обходится ему, в среднем, в 300 рублей. В день он проводит четыре-пять встреч. Плюс транспортные расходы 15000 рублей в месяц.

Итого, только на встречи, Артем тратит в месяц лишних 180 часов и 51 тысячу рублей. Он принял решение, что выгоднее снимать офис и приглашать всех клиентов к себе. Таким образом встречи будут больше по-делу, а не про покушать, и в день он сможет проводить на две встречи в день больше. Но Артемий пошел дальше и нанял себе секретаря, которого просит раз в месяц предоставлять отчеты по потраченному им времени. Теперь Артем точно знает, как непродуктивен он был раньше. А ведь это только одна и самая простая методика тайм-менеджмента.

Что использовать для Хронометржа?

Вариант 1. Ручку, записную книжку и часы.

Вариант 2. Диктофон

Вариант 3. Различные календари

Вариант 4. Приложение Weeek.

Оно идеально не только для командного планирования и управления проектами, но и для личных дел. Когда вы только регистрируетесь, первое, что вы видите — это личный календарь с возможностью записей, установкой даты и времени задач и их продолжительностью. И это не спроста. Кстати, это так же удобно для планирования предстоящих дел.

Итого

Нельзя управлять тем, что нельзя измерить.

Тайм-менеджмент простыми словами. Хронометраж

Хронометраж — это первый шаг в освоении тайм-менеджмента. Как первичный осмотр пациента, который даст пусть грубый, но диагноз. Покажет, к какому врачу идти дальше. Чаще всего придётся идти к «хирургу»:)

На что вы тратите своё время в течение дня?

Хм… Часок на социальные сети, часа четыре на работу, часок на готовку пищи. Погрешность таких ответов будет процентов 300! Почему так?

Дело в том, что ощущение времени субъективно. Игры, социальные сети, ролики на YouTube – это затягивает. И время летит быстро. В то же время работа над скучнейшим отчётом может длиться всего 20 минут, а покажутся вечностью.

Время, которое мы тратим на полезные занятия, мы склонны преувеличивать. И наоборот, вред пожирателей времени мы преуменьшаем. То есть ошибка всегда идет во вредную сторону.

Тут нам и поможет хронометраж!

Хронометраж — это?

Вы ходите и записываете, чем занимаетесь и как долго. Весь день.

  • позвонил Васе — говорили про футбол — 15 мин;
  • сходил за хлебом — 10 мин;
  • читал Лайфхакер — 40 мин;
  • программировал базу данных — 50 мин.

Погрешность

5 минут – более чем достаточно.

Даже грубый хронометраж крайне полезен.

Как долго этим заниматься?

Конечно, есть люди, которые ведут хронометраж всю жизнь. Но я, например, так не делаю.

2-3 дня — этого достаточно для того, чтобы…

… получить общую картину!

Да, вы получите чёткую картину того, что с вами происходило, как распределялось ваше время.

Вы увидите, сколько РЕАЛЬНО времени вы тратите на:

  • социальные сети;
  • игры;
  • звонки;
  • приготовление пищи;
  • чтение;
  • «зомбоящик»;
  • спорт.

Вы увидите, сколько вы РЕАЛЬНО работаете.

В 100% случаев человек удивляется, глядя на эти результаты. Или ужасается. Это ещё лучше. Зато теперь он знает свои слабые места. Это самое главное!

Как все это использовать?

Я в своё время увидел, что моё слабое место — телефонные звонки.

Я экстраверт и болтун. Многие экстраверты, когда болтают, теряют чувство времени. Неудивительно, что я тратил 1-2 часа в день на пустой трёп.

Я предпринял следующие шаги:

  1. Всем своим друзьям и партнерам я объявил, что предпочтительный способ связи — это электронная почта.
  2. Когда звонок всё-таки необходим, я готовлюсь к нему: составляю основные пункты беседы, список вопросов. Когда сажусь разговаривать — шпаргалка под рукой.
  3. Учусь быть кратким. Помогают опять-таки шпаргалки разговоров. Ты просто бежишь по всем подготовленным вопросам. Когда они заканчиваются, время прервать разговор.

Что использовать для хронометража?

  1. Блокнот, карандаш и часы. По ходу дня набрасываем туда все наши занятия.
  2. Диктофон. Этот вариант использовал я, как самый большой пропагандист использования диктофона.
  3. Различные сервисы и гаджеты. Мы живём в эпоху Big Data. Появляется всё больше гаджетов, отслеживающих нашу активность, которые нафаршированы различными датчиками. Думаю, лет через пять можно будет хронометраж вести полностью на автомате. И в конце дня получать красивый отчет-диаграмму с распределением наших занятий в течение дня. А пока можно установить программу RescueTime.

Итого

Нельзя управлять тем, что нельзя измерить.

С чего начать строить свой тайм-менеджмент? С хронометража!

С этим справится даже девятиклассник.

Пишите в комментариях!

А вы проводили хронометраж? Сколько времени тратите вы на социальные сети, на телевизор и т.д.?

Цикл статей «Тайм-менеджмент простыми» словами завершён!

25 работающих техник тайм-менеджмента

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

Читать еще:  Управление временем менеджмент

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

  • составить список всех будущих задач;
  • разделить их по важности и установить очерёдность;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Читайте также:

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

  • определить, на что тратится ваше время;
  • выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
  • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

Читайте также:

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

Читайте также:

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Тайм-менеджмент для руководителей

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Популярные техники личного тайм менеджмента и упорядочивания времени

«Берегите время: это ткань, из которой сделана жизнь».

К дисциплине нас приучают с детства, и придерживаться определенных ограничений, так или иначе, мы вынуждены всю жизнь. Еда и сон по распорядку дня, занятия по расписанию, работа и отдых в отведенное время. Мы легко подчиняемся чужим правилам игры, по сути, помогая кому-то другому достигнуть его цели. Но когда речь заходит о самодисциплине, многие не готовы отказаться даже от маленьких слабостей, вроде привычки поспать лишние 10 минут по утрам.

Умение ограничивать себя ради достижения определенных целей — ценнейший навык, владеют которым не многие. Но лишь они, в конечном итоге, добиваются успеха. Известные политики, бизнесмены, актеры свой путь к славе прошли только благодаря ежедневному труду во имя своей цели. Способности, талант, даже гениальность это всего лишь один процент успеха, остальные девяносто девять это упорная работа.

Самодисциплина — первый шаг к личной свободе

Управление временем — основная составляющая системы личной эффективности для любого амбициозного человека. Не важно, какая цель преследуется: похудеть, получить красный диплом, начать свой бизнес… ни одно из этих дел невозможно без навыков самоорганизации. Тайм-менеджмент это практическое руководство к действию, благодаря которому можно определить собственные жизненные приоритеты, создать свое видение успеха. Разработка действенных мотиваций позволяет не просто беречь время, а развиваться как личности. Самодисциплина — жизнь по строгим правилам, которые человек устанавливает для себя, в своих собственных интересах. Такие жесткие рамки, как ни странно, не ограничивают личность. Напротив, это единственный путь к настоящей свободе.

Читать еще:  Цели тайм менеджмента

Тайм — менеджмент это лучший инструмент самосовершенствования. В первую очередь, планирование учит контролю над внешними событиями, окружением, временем и пространством. Полученные в результате работы над собой навыки самоконтроля, позволяют руководить собственными чувствами, сиюминутными желаниями, дурными привычками. А самообладание это признак сильной, волевой натуры. Развитие навыков концентрации позволяет достигать более высоких результатов в работе, затрачивая при этом меньше усилий. Таким образом, освобождается время для совершенствования интеллектуального и духовного. А разве не в этом заключается смысл человеческой жизни?

Навыки самодисциплины не приобретаются за короткий срок. Более того, развить их в себе можно лишь постоянной тренировкой силы воли. То же самое касается системы тайм – менеджмента. Тот, кто хочет достигнуть успеха в жизни, просто обязан относиться ко времени бережно.

7 самых популярных техник тайм-менеджмента

«Если бы у меня было 9 часов на то, чтобы срубить сосну, я потратил бы 6 часов на то, чтобы заточить топор».

Для эффективного использования времени существует множество методик. Предлагаем вашему вниманию наиболее популярные приемы, без которых не обходится ни одна система тайм-менеджмента.

Матрица Эйзенхауэра

Техника получила свое название в честь Президента США Д.Эйзенхауэра, который все задачи, которые перед ним стояли, делил на 4 категории, руководствуясь их срочностью и важностью.

На основании этого, дела располагались в ячейках простейшей матрицы следующим образом:

  • Категория А — срочные и важные, которые должны быть решены незамедлительно;
  • Категория Б — решение их можно отложить на некоторый срок, но затягивать с ними не стоит;
  • Категория В — задачи, исполнение которых вполне можно делегировать третьим лицам;
  • Категория Г — дела, которые лучше сразу отправить в корзину, поскольку они не стоят потраченного времени и усилий.


По мнению специалистов, ошибкой большинства людей является неверная расстановка приоритетов. Они охотнее берутся за выполнение задач двух последних категорий, поскольку сделать эти дела гораздо проще. Быстрые результаты способствуют выработке неверной оценки личной эффективности. На поверку выходит, что человек расходует усилия на занятия второстепенные, оставляя за бортом то, что действительно важно.

Техника «Хронометража»

Учет времени сотрудников с целью повышения трудовой дисциплины используется не один десяток лет. Программы автоматизации и учета фиксируют своевременный приход и уход, продолжительность рабочего дня сотрудника. Но современные технологии пошли еще дальше. Сегодня можно не просто узнать, присутствует ли человек на рабочем месте, но и проверить чем он занимается.

Подобных систем контроля на сегодняшний день разработано несколько сотен. Программы способны регистрировать автоматически: отсутствие по болезни, командировки, отпуск, отгулы, работу по гибкому графику. Система учитывает продолжительность обеденного перерыва, несвоевременный уход или опоздание, прогулы.

При всем своем совершенстве, модули учета рабочего времени осуществляют лишь поверхностный хронометраж, тогда как шпионские программы вроде «Maxapt QuickEye» помогают отследить работу за компьютером. С их помощью руководитель сразу поймет, что Мария Ивановна из бухгалтерии занята не работой над отчетом, а общением на сайте «Одноклассники». Конечно, составить поминутный хронометраж с учетом перекуров, чаепитий, задушевной болтовни и прочего «мусорного времени» даже с помощью таких программ не удастся, но чаще всего никакой необходимости в этом нет.

Метод Парето

Закон Вильфредо Парето гласит: «20% затраченных усилий обеспечивают 80% результата, тогда как остальные 80% приносят только 20% результата». Можно трактовать его и по другому: «20% работников приносят фирме 80% прибыли». Проще говоря, эффективно работает только 1/5 часть коллектива. Коэффициент полезного действия подавляющего большинства тружеников очень низок. Их работа просто имитация бурной деятельности. Если направить эту энергию в нужное русло, общая продуктивность значительно повысится.

Метод Парето состоит в том, чтобы вычленить из всей массы 20% главных дел и сосредоточится на них. Решение о том, что считать важным, а что второстепенным, в каждом случае будет индивидуальным. Разбить дела на категории позволяет матрица Эйзенхауэра или метод АВС-анализа, который чаще всего используют в комбинации с методом Парето. АВС-анализ простейший способ провести градацию дел по степени их важности на данный момент.

АВС — анализ

Данный метод считается наиболее продуктивным и наглядным способом сортировки дел. Он позволяет отсеять все лишнее, сосредоточится на достижении главных целей. Согласно данному методу, все дела разбиваются по категориям:

  • Высший приоритет имеет группа А, это дела важные и срочные. Такие задачи подлежат обязательному решению как можно быстрее. Вклад этих дел в достижение конечной цели 65%, хотя на их выполнение уйдет лишь 15% времени. То есть за минимальный срок будет выполнено больше половины всей работы.
  • К группе В относятся дела не срочные, но необходимые к исполнению. Решение таких задач можно перепоручить третьим лицам. Важно контролировать время их выполнения, поскольку дела группы В имеют тенденцию переходить в категорию А при нарушении сроков.
  • Группа С — задачи которые принято называть «офисной текучкой». Именно на них тратиться львиная доля рабочего времени персонала и руководителя. Хотя с составлением отчетов, закупкой канцтоваров и прочей рутинной работой легко справится человек с низкой квалификацией.

Самостоятельная организация рабочего времени

Самоменеджмент, пожалуй, самая результативная из всех тактик управления временем. Она применима как к отдельно взятому субъекту, так и к коллективу в целом. Добиться того, чтобы работник трудился результативно, позволяет система материальных поощрений и наказаний. Говоря доступным языком, штрафы или премии неплохо стимулируют индивида к выполнению поставленной перед ним задачи. Надо заметить, что сам работник так же должен быть заинтересован в грамотной организации рабочего процесса.

Важнейшей целью самоменеджмета является максимальная реализация потенциала каждого человека в работе, творчестве, личной жизни. Использование данного метода дает следующие преимущества:

  • Время и усилия на выполнение рабочих задач сокращается;
  • Повышается производительность;
  • Устраняются поводы для стрессов, авралов, спешки;
  • Увеличивается моральная удовлетворенность трудовой деятельностью;
  • Повышается квалификация, появляется стимул к личностному росту.

Самоменеджмент начинается с анализа стиля работы, который включает полную инвентаризацию времени. Он позволяет выявить сильные и слабые стороны организации трудового процесса, скорректировать их в нужном направлении. Опись всех видов деятельности включает:

  1. Основные рабочие задачи;
  2. «Помехи» или вынужденные перерывы, так называемое «мусорное время».

Причинами нерационального расходования времени могут быть личностные факторы, такие как неорганизованность, халатное отношение к трудовым обязанностям, отсутствие самодисциплины, стремление все делать быстро, в спешке. Впрочем, излишнее рвение, желание взвалить на себя все дела разом тоже редко дает положительный результат.

Известный американский бизнес-тренер Дэн Кеннеди считает, что телефонные звонки, незапланированные посетители, затянувшиеся совещания — самые злостные поглотители времени для руководителя. По возможности они должны быть устранены, либо сведены к минимуму.

Метод «Помидора»

Эта тактическая методика со смешным названием была придумана в 80-е годы прошлого столетия итальянцем Франческо Чирилло. Будучи одним из отстающих студентов, молодой человек решил начать работу над собой с целью подтянуть успеваемость. Проведя подробный «разбор полетов», он уяснил, что никак не может сосредоточиться на учебе, отвлекаясь на множество мелких дел. Тогда Франческо принес с кухни таймер в виде томата, установил его перед собой и засек время занятий.

Практическим путем было выявлено, что сосредоточенно изучать науки он в состоянии в течение 25 минут. За этот период студент ни разу не отвлекался от книги. В дальнейшем было принято решение разбить все время, отведенное на занятия по блокам. В получасовой интервал входило время максимальной концентрации — 25 минут, а так же время отдыха, которое отводится как раз на те самые мелкие дела. Метод «помидора» получил сегодня широкое распространение, благодаря своей простоте, доступности и эффективности.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты 220 Вольт
Adblock
detector
×
×