Тайм менеджмент методики

25 работающих техник тайм-менеджмента

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

• составить список всех будущих задач;
• разделить их по важности и установить очерёдность;
• оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Читайте также:

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

• определить, на что тратится ваше время;
• выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
• выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

Читайте также:

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

Читайте также:

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Тайм-менеджмент для руководителей

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как все успеть: 6 методик тайм-менеджмента

Иногда нам всем жизненно необходим двадцать пятый час в сутках, чтобы закончить горящий проект или выучить все билеты в ночь перед экзаменом. Дополнительное время мы вам не подарим. Зато поделимся шестью методиками тайм-менеджмента, которые помогут правильно организовать свое время. А в конце статьи вы найдете пять книг об управлении временем и пять приложений для планирования.

Метод помидора

Когда использовать: когда нужно выполнять рутинную работу, требующую много времени. Например, готовиться к экзамену, писать отчет или делать уборку.

В чем суть метода: возьмите таймер, засеките его на 25 минут и работайте, не отвлекаясь ни на что. После одного «помидора» сделайте пятиминутный перерыв, а после четырех отвлекитесь от задачи на полчаса. Метод разработал студент Франческо Чирилло, когда готовился к сессии. Название появилось потому, что он засекал время на кухонном таймере в форме помидора.

Почему это работает: мозг может запоминать информацию и активно работать в течение 30 минут, а потом устает. Небольшие перерывы дают ему перезагрузиться и снова быть на пике продуктивности.

Метод лягушки

Когда использовать: метод подходит для выполнения неприятных задач, которыми вам совсем не хочется заниматься.

В чем суть метода: начинайте каждое утром с какого-то задания (лягушки), которое вы давно откладывали. Съели лягушку — и можете спокойно заниматься более приятными и интересными делами. Распределите по неприятной задаче на каждый день недели, чтобы они не копились, а решались по мере поступления.

Почему это работает: с утра у людей больше силы воли, чем вечером. А еще после завтрака лягушкой вы получите чувство свободы и высокую мотивацию на весь день.

Метод слона

Когда использовать: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте. Так вы сможете управлять своим временем.

В чем суть метода: слон — это объемная работа. Чтобы его съесть, нужно сделать из него стейки. Другими словами, разделите большую задачу на пункты, внесите их в ежедневный план и постепенно выполняйте.

Почему это работает: большой проект вызывает ступор, и вы не знаете, с чего начать. А перед четко расписанным планом страх исчезает.

Метод швейцарского сыра

Когда использовать: когда нужно раскачаться, чтобы приступить к выполнению большой задачи.

В чем суть метода: методика работает так же, как со слоном, но вместо последовательного выполнения плана вы просто выбираете из большого проекта те задачи, которые вам нравятся, и решаете их в первую очередь. Таким образом, вы делаете в сыре дырки и уменьшаете его объем.

Почему это работает: задачи, которые вам интересны, завершаются быстрее и успешнее. Вы легко вычеркнете их из плана, и весь проект начнет вызывать приятные ассоциации. А еще, начав с несложных дел, вы сможете быстрее втянуться в процесс и оказаться в состоянии потока.

Метод резиновой уточки

Когда использовать: когда работаете над задачей, требующей свежего взгляда и креативности.

В чем суть метода: если вы зашли тупик, пообщайтесь с резиновой уточкой. Подробно объясните ей суть задачи, расскажите, что вы уже сделали и с какой проблемой столкнулись. Разговаривайте так, будто объясняете задачу новичку. Не стесняйтесь.

Почему это работает: иногда бывает, что вы зацикливаетесь и начинаете смотреть на проблему однобоко. Мозг не может прийти к решению, потому что идет по кругу, прогоняя одни и те же сценарии выхода из ситуации. Проговорив проблему вслух, вы, скорее всего, придете к неожиданному и простому решению. Вспомните, как это бывает, когда спрашиваете у друга совет: пока описываете вопрос, решение само приходит в голову.

Матрица Эйзенхауэра

Когда использовать: матрица пригодится при планировании дня, недели или года. Лучше всего составить ее перед тем, как приступите к задачам. Так вам будет понятно, с чего стоит начать, а что не так важно.

В чем суть метода: распределите свои задачи внутри четырех квадратов матрицы, отталкиваясь от их срочности и важности:

• Квадрат A — срочно и важно. Впишите сюда неотложные дела и горящие проекты.
• Квадрат B — важно, но не срочно. Здесь основная часть работы, слоны, долгосрочные проекты. При неправильном планировании эти таски попадают в квадрат А и начинают гореть.
• Квадрат C — неважно, но срочно. Это задачи, которые не принесут вам особой пользы, но выполнить их все равно надо. Например, заказ воды для кулера. Такие дела лучше всего делегировать.
• Квадрат D — неважно и не срочно. Обычно в этом квадрате лежит то, чем мы занимаемся во время прокрастинации: проверка соцсетей или просмотр видео на YouTube. Вместо этого запланируйте полноценные перерывы, чтобы качественно отдохнуть и вернуться к работе с новыми силами.

Почему это работает: матрица распределяет задачи по приоритетам и помогает понять, что нужно сделать как можно скорее, а чем вообще можно не заниматься. Такой подход поможет не тратить время впустую.

Тратим время с пользой

Собрали пять книг по методикам и техникам тайм-менеджмента. После них у вас не пройдет даром ни минуты:

• «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управление своей жизнью» Джулии Моргенстерн. Эта книга о повышении личной эффективности и о том, как планировать время, чтобы достигать целей.
• «Оставьте брезгливость: Сначала съешьте лягушку» Брайана Трейси. Книга о методах организации работы и приоритизации задач.
• «Искусство успевать» Алана Лэйкина. Автор учит рационально использовать время, чтобы никуда не спешить.
• «Научите себя думать» Тони Бьюзена. В книге описаны подходы, которые позволяют лучше запоминать новый материал, развивать творческие способности и навыки скорочтения.
• «7 навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови. Книга о системном подходе к определению жизненных целей.

А еще нашли пять приложений, помогающих правильно распределять время между задачами:

• Fabulous: Motivate Me! Relax, Meditate, Sleep. Приложение поможет составить распорядок дня и напомнит о каждом задании — от чистки зубов до завершения важного проекта.
• TimeTune. Удобный планер, в котором можно составить расписание для себя и подчиненных.
• Evernote. В этом приложении можно составлять планы. Оно позволяет организовывать важную информацию: составлять заметки, сохранять фото и аудиозаписи.
• Хаос-контроль. Органайзер помогает выбрать приоритетные цели и расписать план их достижения.
• Mindly. В этом приложении можно составить майндмап, разделив задачи по матрице Эйзенхауэра или удобному вам принципу.

Получите карьерную поддержку

Если вы не знаете, с чего начать карьеру, зашли в тупик или считаете, что совершили какие-то ошибки, спросите совета у специалистов. Заполните заявку и консультанты Changellenge >> окажут вам помощь. Это отличный шанс вместе экспертом проработать проблемные вопросы и составить карьерный план.

Подписаться на карьерную рассылку

Подписывайтесь на рассылку и получайте карьерные советы — от выбора индустрии и компании до лайфхаков по самоорганизации и развитию коммуникативных навыков.

Популярные техники личного тайм менеджмента и упорядочивания времени

«Берегите время: это ткань, из которой сделана жизнь».

К дисциплине нас приучают с детства, и придерживаться определенных ограничений, так или иначе, мы вынуждены всю жизнь. Еда и сон по распорядку дня, занятия по расписанию, работа и отдых в отведенное время. Мы легко подчиняемся чужим правилам игры, по сути, помогая кому-то другому достигнуть его цели. Но когда речь заходит о самодисциплине, многие не готовы отказаться даже от маленьких слабостей, вроде привычки поспать лишние 10 минут по утрам.

Умение ограничивать себя ради достижения определенных целей — ценнейший навык, владеют которым не многие. Но лишь они, в конечном итоге, добиваются успеха. Известные политики, бизнесмены, актеры свой путь к славе прошли только благодаря ежедневному труду во имя своей цели. Способности, талант, даже гениальность это всего лишь один процент успеха, остальные девяносто девять это упорная работа.

Самодисциплина — первый шаг к личной свободе

Управление временем — основная составляющая системы личной эффективности для любого амбициозного человека. Не важно, какая цель преследуется: похудеть, получить красный диплом, начать свой бизнес… ни одно из этих дел невозможно без навыков самоорганизации. Тайм-менеджмент это практическое руководство к действию, благодаря которому можно определить собственные жизненные приоритеты, создать свое видение успеха. Разработка действенных мотиваций позволяет не просто беречь время, а развиваться как личности. Самодисциплина — жизнь по строгим правилам, которые человек устанавливает для себя, в своих собственных интересах. Такие жесткие рамки, как ни странно, не ограничивают личность. Напротив, это единственный путь к настоящей свободе.

Тайм — менеджмент это лучший инструмент самосовершенствования. В первую очередь, планирование учит контролю над внешними событиями, окружением, временем и пространством. Полученные в результате работы над собой навыки самоконтроля, позволяют руководить собственными чувствами, сиюминутными желаниями, дурными привычками. А самообладание это признак сильной, волевой натуры. Развитие навыков концентрации позволяет достигать более высоких результатов в работе, затрачивая при этом меньше усилий. Таким образом, освобождается время для совершенствования интеллектуального и духовного. А разве не в этом заключается смысл человеческой жизни?

Навыки самодисциплины не приобретаются за короткий срок. Более того, развить их в себе можно лишь постоянной тренировкой силы воли. То же самое касается системы тайм – менеджмента. Тот, кто хочет достигнуть успеха в жизни, просто обязан относиться ко времени бережно.

7 самых популярных техник тайм-менеджмента

«Если бы у меня было 9 часов на то, чтобы срубить сосну, я потратил бы 6 часов на то, чтобы заточить топор».

Для эффективного использования времени существует множество методик. Предлагаем вашему вниманию наиболее популярные приемы, без которых не обходится ни одна система тайм-менеджмента.

Матрица Эйзенхауэра

Техника получила свое название в честь Президента США Д.Эйзенхауэра, который все задачи, которые перед ним стояли, делил на 4 категории, руководствуясь их срочностью и важностью.

На основании этого, дела располагались в ячейках простейшей матрицы следующим образом:

• Категория А — срочные и важные, которые должны быть решены незамедлительно;
• Категория Б — решение их можно отложить на некоторый срок, но затягивать с ними не стоит;
• Категория В — задачи, исполнение которых вполне можно делегировать третьим лицам;
• Категория Г — дела, которые лучше сразу отправить в корзину, поскольку они не стоят потраченного времени и усилий.

По мнению специалистов, ошибкой большинства людей является неверная расстановка приоритетов. Они охотнее берутся за выполнение задач двух последних категорий, поскольку сделать эти дела гораздо проще. Быстрые результаты способствуют выработке неверной оценки личной эффективности. На поверку выходит, что человек расходует усилия на занятия второстепенные, оставляя за бортом то, что действительно важно.

Техника «Хронометража»

Учет времени сотрудников с целью повышения трудовой дисциплины используется не один десяток лет. Программы автоматизации и учета фиксируют своевременный приход и уход, продолжительность рабочего дня сотрудника. Но современные технологии пошли еще дальше. Сегодня можно не просто узнать, присутствует ли человек на рабочем месте, но и проверить чем он занимается.

Подобных систем контроля на сегодняшний день разработано несколько сотен. Программы способны регистрировать автоматически: отсутствие по болезни, командировки, отпуск, отгулы, работу по гибкому графику. Система учитывает продолжительность обеденного перерыва, несвоевременный уход или опоздание, прогулы.

При всем своем совершенстве, модули учета рабочего времени осуществляют лишь поверхностный хронометраж, тогда как шпионские программы вроде «Maxapt QuickEye» помогают отследить работу за компьютером. С их помощью руководитель сразу поймет, что Мария Ивановна из бухгалтерии занята не работой над отчетом, а общением на сайте «Одноклассники». Конечно, составить поминутный хронометраж с учетом перекуров, чаепитий, задушевной болтовни и прочего «мусорного времени» даже с помощью таких программ не удастся, но чаще всего никакой необходимости в этом нет.

Метод Парето

Закон Вильфредо Парето гласит: «20% затраченных усилий обеспечивают 80% результата, тогда как остальные 80% приносят только 20% результата». Можно трактовать его и по другому: «20% работников приносят фирме 80% прибыли». Проще говоря, эффективно работает только 1/5 часть коллектива. Коэффициент полезного действия подавляющего большинства тружеников очень низок. Их работа просто имитация бурной деятельности. Если направить эту энергию в нужное русло, общая продуктивность значительно повысится.

Метод Парето состоит в том, чтобы вычленить из всей массы 20% главных дел и сосредоточится на них. Решение о том, что считать важным, а что второстепенным, в каждом случае будет индивидуальным. Разбить дела на категории позволяет матрица Эйзенхауэра или метод АВС-анализа, который чаще всего используют в комбинации с методом Парето. АВС-анализ простейший способ провести градацию дел по степени их важности на данный момент.

АВС — анализ

Данный метод считается наиболее продуктивным и наглядным способом сортировки дел. Он позволяет отсеять все лишнее, сосредоточится на достижении главных целей. Согласно данному методу, все дела разбиваются по категориям:

• Высший приоритет имеет группа А, это дела важные и срочные. Такие задачи подлежат обязательному решению как можно быстрее. Вклад этих дел в достижение конечной цели 65%, хотя на их выполнение уйдет лишь 15% времени. То есть за минимальный срок будет выполнено больше половины всей работы.
• К группе В относятся дела не срочные, но необходимые к исполнению. Решение таких задач можно перепоручить третьим лицам. Важно контролировать время их выполнения, поскольку дела группы В имеют тенденцию переходить в категорию А при нарушении сроков.
• Группа С — задачи которые принято называть «офисной текучкой». Именно на них тратиться львиная доля рабочего времени персонала и руководителя. Хотя с составлением отчетов, закупкой канцтоваров и прочей рутинной работой легко справится человек с низкой квалификацией.

Самостоятельная организация рабочего времени

Самоменеджмент, пожалуй, самая результативная из всех тактик управления временем. Она применима как к отдельно взятому субъекту, так и к коллективу в целом. Добиться того, чтобы работник трудился результативно, позволяет система материальных поощрений и наказаний. Говоря доступным языком, штрафы или премии неплохо стимулируют индивида к выполнению поставленной перед ним задачи. Надо заметить, что сам работник так же должен быть заинтересован в грамотной организации рабочего процесса.

Важнейшей целью самоменеджмета является максимальная реализация потенциала каждого человека в работе, творчестве, личной жизни. Использование данного метода дает следующие преимущества:

• Время и усилия на выполнение рабочих задач сокращается;
• Повышается производительность;
• Устраняются поводы для стрессов, авралов, спешки;
• Увеличивается моральная удовлетворенность трудовой деятельностью;
• Повышается квалификация, появляется стимул к личностному росту.

Самоменеджмент начинается с анализа стиля работы, который включает полную инвентаризацию времени. Он позволяет выявить сильные и слабые стороны организации трудового процесса, скорректировать их в нужном направлении. Опись всех видов деятельности включает:

1. Основные рабочие задачи;
2. «Помехи» или вынужденные перерывы, так называемое «мусорное время».

Причинами нерационального расходования времени могут быть личностные факторы, такие как неорганизованность, халатное отношение к трудовым обязанностям, отсутствие самодисциплины, стремление все делать быстро, в спешке. Впрочем, излишнее рвение, желание взвалить на себя все дела разом тоже редко дает положительный результат.

Известный американский бизнес-тренер Дэн Кеннеди считает, что телефонные звонки, незапланированные посетители, затянувшиеся совещания — самые злостные поглотители времени для руководителя. По возможности они должны быть устранены, либо сведены к минимуму.

Метод «Помидора»

Эта тактическая методика со смешным названием была придумана в 80-е годы прошлого столетия итальянцем Франческо Чирилло. Будучи одним из отстающих студентов, молодой человек решил начать работу над собой с целью подтянуть успеваемость. Проведя подробный «разбор полетов», он уяснил, что никак не может сосредоточиться на учебе, отвлекаясь на множество мелких дел. Тогда Франческо принес с кухни таймер в виде томата, установил его перед собой и засек время занятий.

Практическим путем было выявлено, что сосредоточенно изучать науки он в состоянии в течение 25 минут. За этот период студент ни разу не отвлекался от книги. В дальнейшем было принято решение разбить все время, отведенное на занятия по блокам. В получасовой интервал входило время максимальной концентрации — 25 минут, а так же время отдыха, которое отводится как раз на те самые мелкие дела. Метод «помидора» получил сегодня широкое распространение, благодаря своей простоте, доступности и эффективности.

Тайм-менеджмент: как управлять временем

Помните сказу о потерянном времени Евгения Шварца? Один из героев в исполнении Георгия Вицина рассказывает Пете Зубову, что может случиться, если тратить время впустую. Так вот, тайм менеджмент – это волшебная «пилюля», а точнее эффективная техника управления временем. Time Management с английского так и переводится. Да, напрямую воздействовать на четвертое измерение нашего мира мы не можем. Но в наших силах дорожить им себе же на благо.

Учитывая это, расширим определение тайм-менеджмента:

Time Management – учёт, организация и контроль собственных временных ресурсов для повышения эффективности их использования в бизнесе, личной жизни.

Те, кто внедрил такой подход в свою жизнь, говорят: успевай больше, тратя меньше времени . Это перекликается с принципом эффективности – правилом Парето, больше известном, как соотношение 20/80.

Небольшой экскурс в историю

Если вы думаете, что тайм-менеджмент – управление временем возник в недалеком прошлом, то ошибаетесь. Над принципами организации своей жизни задумывались ещё два тысячелетия назад. Известный философ Сенека писал своему ученику и другу: «Так и поступай, мой Луцилий! Отвоюй себя для себя самого, береги и копи время, которое прежде у тебя отнимали или крали, которое зря проходило».

Древнеримский мыслитель предлагал вести учет потраченного времени за день и анализировать каждый отрезок по степени наполненности.

В эпоху возрождения, итальянский ученый Альберти вывел несколько правил контроля времени, которые легли в основу современного учения об эффективности:

• Ежедневно составляй перечень дел и выполняй его.
• Распределяй дела по убыванию – значимые делай первыми, менее важные – последними.

В 70-х годах 20 века теоретические принципы управления временем сформировались в практическую науку. В нашей стране популярность обрел метод хронометража биолога Любищева. Ученый на протяжении 56 лет ежедневно записывал, сколько времени тратиться на работу, фиксировал потери. Каждый месяц составлял сводку и в конце года – отчет. Это позволило с точностью до 10 минут оценивать любую предстоящую работу по времени исполнения, планировать проекты на месяцы и годы вперёд.

Интересный факт, последние 25 лет жизни Любищев, пользуясь хронометражом, работал более продуктивно, чем в молодости.

В 2007 году в Финансово-промышленном институте Москвы открылась кафедра тайм-менеджмента, на то время – первая в стране.

Преимущества и недостатки

Что же получает человек, научившийся управлять временным ресурсом:

• Завершает начатые дела, проекты, решает поставленные задачи;
• Добивается лучших результатов в профессиональной сфере и личной жизни;
• Получает больше времени на отдых и занятия хобби;
• Повышает мотивацию достигать большего в жизни, позитивно мыслит;
• Эффективно борется с прокрастинацией – откладыванием дел на потом, избавляется от стрессов и неудач;
• Имеет четкий план действий на день, неделю, месяц и годы;
• Контролирует свою жизнь.

Много это или мало? Как в любой технологии личностного роста эффективность метода познается на практике. Не попробуешь – не узнаешь. Но обещанные «плюшки» мотивируют хотя бы частично применять принципы управления временем к себе.

Недостатки метода:

• Парадокс высвобожденных ресурсов. Например, вы эффективно распланировали и выполнили все рабочие дела на день до 13-00. У вас остается ещё 4-5 часов рабочего времени. На что его тратить? Ярый тайм-менеджер начнет делать работу за следующий день, потом за неделю, ещё и ещё. В итоге – перегруз, стресс, усталость и другие побочные эффекты. Свободное время тратьте на свои проекты, хобби. Не нужно награждать себя за быстро сделанную работу дополнительной работой. Это прямой путь к выгоранию.
• Психологически трудно придерживаться распорядка. Это напоминает историю фильма «День сурка». Как бороться с этим расскажем чуть дальше.
• Форс-мажоры. О, эти приятели выбьют из седла кого угодно. В таких ситуациях первым делом устраняют непредвиденные проблемы, а потом возвращаются на исходную позицию, то есть к выполнению плана.

Выделяют три разновидности тайм-менеджмента:

• Личный – он завязан на развитие человеческих качеств, навыков. Например, помогает правильно планировать день, организовать дела и хобби.
• Профессиональный – он повышает продуктивность работы сотрудников за счет эффективной организации труда и контроля времени.
• Социальный – он регулирует взаимоотношения людей в коллективе, социуме. Часто используется в корпоративной среде.

Основные понятия

Для понимания, как работает система, достаточно знать следующее:

• Концепция управления временем – как мы понимаем, воспринимаем и организуем наши дела, задачи. Сначала нужно ответить себе на вопрос «зачем» учиться управлять своим временем, осознать ценность этого навыка и внедрить в свою жизнь основные принципы.
• Методология – это алгоритм действий, которые позволяют эффективно выполнить задачу с наименьшими потерями.
• Система – комплекс методов и подходов, которые обеспечивают максимально быстрое продвижение к цели.

Задачи

Когда человек что-либо не успевает сделать, проваливает проект или забывает важные события в личной жизни, он говорит сакральную фразу: «не хватает времени». Её можно слышать дома, в офисе, цеху, на улицах, в магазинах, интернете. Дефицит драгоценного ресурса порождает спешку, а та, не лучшая помощница в делах.

Однако времени, если к нему относится бережно, хватит на всё. Это – аксиома, которую вам докажет любой тайм-менеджер. Ученые установили, что 50-60% этого ресурса мы тратим впустую. Половину дня прокрастинируем или пытаемся настроиться на работу, что не многим лучше. Time Management – это набор методов, задача которых устранить посторонние раздражители и помочь сконцентрироваться на поставленной задаче.

Как управлять?

Вся система контроля времени держится на трех китах: расстановка приоритетов, распределение ресурсов и оптимизация рабочего процесса. Понимая только основу этих методик, можно улучшить свои навыки в управлении делами, а также развить хобби, высвободить время для саморазвития.

Главное – не загоняйте себя, будто беговую лошадь. Оставляйте часть ресурса и на беззаботный отдых.

Правила тайм-менеджмента

Планируйте дела на завтрашний день, неделю, месяц. Этот пункт имеет ключевое значение для успеха в любой сфере: бизнес, работа по найму, личностный рост. Все продвинутые люди имеют четкий план на будущее.

Вот несколько рекомендаций:

• Записывайте цели на бумаге или в электронном ежедневнике, который вы каждый день просматриваете. Пишите четкую формулировку: что нужно сделать. Например, позвонить Сергею в 10:30 и договориться о встрече.
• Планируйте задачи. Составьте список дел и последовательно выполняйте их. Частая ошибка начинающих заключается в том, что записанные задачи просто игнорируются. Как будто они сами должны выполняться. Звучит смешно, но – делайте задачи из списка.
• Разбивайте большие проекты на мелкие подзадачи, которые можно выполнить за 1-2 подхода.

Конкретизируйте результат . Зачастую написать сразу, что вы хотите получить по итогам работы сложно. Однако в системе разработали эффективную формулу целеполагания – SMART.

Согласно формуле цель должна быть:

• S (Specific) – конкретной;
• M (Measurable) – измеримой;
• A (Attainable) – достижимой;
• R (Relevant) – актуальной;
• T (Time-bound) – ограниченной по времени.

Конкретная цель должна четко указывать, какой результат вы получите в итоге. Например, «стать богатым» не годится. А вот «Заработать 1 000 000 рублей за 12 месяцев на собственном деле» — уже теплее. Расширить её можно конкретным описанием своего бизнеса, то есть за счет чего вы планируете заработать деньги.

Фиксируйте процесс . Когда вы поставили цели и распределили их по важности, самое время завести таблицу в Excel. В ячейках слева написать задачи, а столбцы пронумеровать по числам месяца. Сделали план на сегодня – отметили зеленым цветом, не сделали – красным, наполовину – желтым. Простая маркировка помогает понять при еженедельном и месячном анализе, какие задачи провисают.

Расставляйте приоритеты. Мало просто поставить цель, нужно определить срочность исполнения. Для этого можно пользоваться системой ABCD, то есть самое важное дело – A, менее значимое – D. Например, Брайан Трейси называет приоритетное дело – лягушкой и рекомендует съедать её на завтрак. То есть сложное и важное делать вперёд остальных.

Для тех, кто любит научный подход, существует принцип Парето: 20% усилий приносит 80% результата, а остальные – только 20%. Таким образом, выполняя минимум приоритетных дел каждый день, вы будете продвигаться к цели семимильными шагами.

Также хорош метод Эйзенхауэра, именуемый матрицей.

Дела разбиваются на 4 категории:

• Важные и срочные задачи. Это те самые 20% действий, которые определяют прогресс в делах. Эти задачи психологически давят на человека, к ним он подходит со слишком завышенными ожиданиями. Нужно чуть отпустить себя, то есть не выдавливать 110%, а легко и комфортно работать на 80-90%. Удивительно, но сняв избыточные потенциалы, дела решаются намного быстрее.
• Несрочные, но важные дела. Это квадрат успешного тайм-менеджера. Искусство управления временем заключается в том, чтобы важные дела сделать не срочными и тем самым снизить психологическое давление.
• Неважные, но срочные задачи. Часто их лучше делегировать сотрудникам, для которых они будут находиться в первом или втором квадрате.
• Несрочные и неважные дела. Эти задачи вычеркивайте из списка – не тратьте время.

Анализируйте опыт . Все правила можно и нужно подстраивать под себя, поняв их основной принцип. Если что-то не работает – установите причину и найдите решение. Например, если вы работаете во фрилансе и развиваете проект-хобби, то список дел по заказам клиентов может оттеснять личные задачи. Устранить это можно, нарушив принцип системы – то есть смешать личные дела с заказами.

Отдыхайте . Управление временем включает и планирование отдыха, когда вы отключаетесь от рабочего поля, чтобы набраться сил, привести мысли в порядок или просто заняться любимым хобби.

Многих пугает серьезный подход к планированию времени – записывать, фиксировать, анализировать и прочее. Это словечки для бизнеса, но не для личностного роста. Предлагаем ряд оригинальных техник эффективного использования ресурса – «без зауми»:

• Работайте помидорами. Этот метод был разработан итальянским специалистом в конце 20 века. Чтобы выделить время на работу, он заводил механический таймер (в виде помидора) на 20 минут и занимался только одной задачей. Когда звенел таймер, он откладывал дела и отдыхал 5-10 минут. Потом снова принимался за работу. Попробуйте – эффективность зашкаливает.
• Метод колбасы. Все знают, как незаметно слопать палку салями – нужно есть по маленькому кусочку. Также и с делами. Большую задачу нужно разделить на много мелких простых дел. Выполнив их все, вы победите и главное чудище.
• Небольшие задачки, но каждый день. Самый действенный способ из всех существующих – не напрягаясь выполнять малые задачи повседневно. Особенно он хорош в личностном росте, когда важно внедрять новые эффективные навыки взамен старых.

Мифы тайм-менеджмента

Как любая методика, связанная с эффективностью, Time Management оброс мифами:

• Управлять временем нельзя. Да, это невозможно в нашем мире или пока невозможно. Но система говорит не о физическом замедлении или ускорении времени, а о прагматичном и разумном подходе к личной эффективности. Мы не трогаем сам ресурс, а меняем к нему отношение.
• Будет больше работы и меньше отдыха. Если награждать себя за выполненную быстро и эффективно задачу новой и новой работой, игнорируя отдых и хобби – выгорание и депрессия обеспечена.
• Все делать по списку – это для роботов. Мы уже давно живем в обществе, где все систематизировано. Если вы не будете прописывать свои задачи, то этим займутся другие люди и пропишут вам обязанности, которые будут решать их задачи. Так что управлять своим временем – это выбор не роботов, а осознанных людей.

Что ещё почитать про Time Management?

Мы рекомендуем обязательно прочесть шедевры Брайна Трейси – эксперта в личностной эффективности. Например, «Результативный тайм-менеджмент». Также хорошо дополняются тему книги российского специалиста Глеба Архангельского «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать».

На закуску обязательно прочтите «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» Д. Аллена.

Резюме

Мы рассмотрели, что такое эффективный тайм-менеджмент. Поняли, что напрямую управлять ресурсом нельзя, а можно только изменить отношение к нему. Зачем? Чтоб сделать свою жизнь продуктивной и счастливой. Привычка ценить время, как и любая другая, формируется за 20-30 дней. Всего месяц отделяет вас от успеха в делах – продержитесь!

Управлять временем просто, если знать эти правила и техники тайм-менеджмента

Высокий ритм жизни и постоянная нехватка времени вызывают стресс и даже депрессию. Чтобы научить сотни тысяч людей следовать распорядку дня и успевать задуманное, в 1970-х гг. был придуман тайм-менеджмент.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это набор правил, которые помогают распределять и планировать время. Его главная цель – увеличить продуктивность. Когда вы умеете грамотно управлять временем можно многое успеть, делать работу эффективнее, а домашние дела быстрее.

Сначала тайм-менеджмент был нужен только в работе. Но потом стало понятно, что любая личная цель – тоже проект, который развивается по таким же принципам. Поэтому сейчас есть семейный, женский и даже детский тайм-менеджмент.

Техники и методы тайм-менеджмента

1. «Матрица Эйзенхауэра»

Дуайт Д. Эйзенхауэр – 34-й президент США, который говорил: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Его матрица сортирует дела на второстепенные и главные. Метод подходит тем, кто может разделить задачи на эти четыре группы:

• Срочные и важные – их нужно сделать немедленно.

• Важные, но не срочные – решите, когда вы будете это делать, и установите точную дату.

• Срочные, но не важные – делегируйте их.

• Не срочные и не важные – оставьте это на потом.

2. Метод «Помидора»

Метод назван в честь кухонного таймера, который сделан в виде помидора. У него есть несколько принципов, которые, помогают эффективно выполнять задуманное:

• Поставьте задачу, которую нужно сделать.

• Установите таймер на 25 минут.

• Работайте и не отвлекайтесь.

• После каждых 25-и минут сделайте перерыв 5 минут.

• После каждого 4-го «помидора» отдохните 15-30 минут.

• Работайте в таком режиме пока задача не будет выполнена. Если появляются мысли о других делах, которые вас отвлекают, записывайте их, чтобы вернуться к этому позже.

3. Пирамида Франклина

Система планирования целей разного масштаба (от глобальных к ежедневным). В фундаменте пирамиды – главные жизненные ценности. Дальше идёт глобальная цель. Если ваша основная ценность богатство, то глобальной целью будет сделать бизнес-империю.

Чтобы достичь этого, нужен генеральный план – третья ступень пирамиды. После идёт долгосрочный план на 3-5 лет. За ним идёт краткосрочный на 1-12 месяцев. В конце пирамиды план на день и неделю.

4. «АБВГД»

Метод постановки задач по приоритету:

• А — важные и срочные дела, которые нужно обязательно сделать.

• Б — дела, которые можно отложить, но тоже надо сделать.

• В — незначительные задачи, которые можно не делать.

• Г — то, что необходимо делегировать другому.

• Д — задачи, которые удаляются из списка.

5. Техника управления временем «Хронометраж»

Вид тайм-менеджмента, где надо записывать все действия и фиксировать потраченное на них время. Хронометраж покажет, сколько вы сидите в социальных сетях, разговариваете по телефону, работаете, общаетесь с друзьями или читаете.

Техника помогает выявить «временные пробелы», о которых вы даже не подозревали. Проводите такой эксперимент 2-3 дня. Этого будет достаточно, чтобы получить общую картину.

6. Метод «Съешь лягушку»

«Съесть лягушку» – значит сделать небольшую, но неприятную задачу, которую вы постоянно откладываете. Например, звонок дальнему родственнику, разговор с руководством, уборка квартиры. Такие маленькие дела постепенно накапливаются, заставляют нас прокрастинировать, отвлекая от больших задач.

Суть метода в том, чтобы разбираться с ними в первую очередь, «съедать лягушку» быстро. Отводите на это два часа в неделю или решайте по одному каждое утро.

7. « Найденное время»

Техника выполнения небольших заданий при первой появившейся возможности. Выделите заранее 5-10 маленьких дел, на которые у вас не хватает времени, и будьте готовы сделать их, когда появится свободное «окно».

8. Метод «швейцарского сыра»

Решение дел в произвольном порядке. Когда перед вами стоит трудная задача, проще начать с небольших шагов, которые кажутся более лёгкими. Например, если вы пишете презентацию, начните с картинок или оформления заголовков, а потом займитесь текстом. Вы как бы выедаете много маленьких дырок в одном большом куске сыра.

9. Закон Парето

Парето – итальянский экономист, который заметил, что 20% наиболее жизнеспособных стручков гороха дают в его огороде 80% урожая. На основе этого он сформировал закон – «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».

Позже это стало подтверждаться в других сферах жизни. Бизнесмены говорят, что 80% прибыли они получают только от 20% клиентов.

Принцип Парето призывает найти «центральный узел», то, на чём нужно концентрироваться. Понимая свои «узлы» легче уделять время главному, и меньше работать над второстепенным.

10. «Формула 10-3-2-1-0»

Продуктивность зависит от уровня настроя и самочувствия. Метод 10-3-2-1-0 помогает подготовиться ко сну и сохранять бодрость в течение следующего дня. Здесь вы постепенно отказываетесь от отвлекающих факторов.

• За 10 часов до сна откажитесь от кофе.

• За 3 часа от еды и алкоголя.

• За 2 часа от работы.

• За 1 час выключите все гаджеты.

• 0 — количество нажатий на кнопку «отложить» у будильника.

Правила тайм-менеджмента

1. Составляйте списки дел

Основа управления временем – это планирование всех крупных и мелких задач. Фиксируйте всё, что вы задумали на день/неделю/месяц, чтобы не расставлять приоритеты в уме. Делать это можно на бумаге или Excel, но удобнее – в мобильных приложениях .

Чтобы выполнять дела быстрее, указывайте напротив каждого время нужное для его реализации. Но помните, что планировать – не значит расписывать всё по минутам и стрессовать, когда реальность не совпадает с задуманным.

2. Ставьте чёткие цели

Грамотная постановка цели поможет определить точный вектор. В работе лучше ориентироваться на основные показатели эффективности, чтобы не давать расплывчатых планов на неделю, квартал или год. Правильная цель звучит так – увеличить посещаемость сайта на 20% за три месяца.

Личные цели тоже должны быть измеримыми и достижимыми, например, накопить 200 тысяч на отпуск за полгода. Поэтому откажитесь от задач вроде «стать лучше» или «обойти конкурентов».

3. Выполняйте цели поэтапно

Многозадачность – главный враг тайм-менеджмента. Не пытайтесь делать всё сразу. Важнее понять, какая из задач приоритетнее и когда вы сможете выполнить её быстрее.

Делайте всё последовательно, разбивайте крупные цели на маленькие шаги, чтобы успевать сосредоточиться и плавно переключаться. Работайте регулярно и последовательно. Если поставили цель выучить английский язык, то шагом будет запоминать по 30 новых слов каждый день.

Исключение составляет тайм-менеджмент для родителей, когда некоторые дела можно выполнять, общаясь с детьми (например, убираться и при этом рассказывать сказки).

4. Меньше отвлекайтесь

Один из главных навыков тайм-менеджмента – концентрация . Выделите конкретное время для продуктивной работы. Попросите, чтобы коллеги или семья «забыли» о вас на этот срок. Отключите уведомления на телефоне в тех чатах, которые не важны для работы.

Отводите на звонки и скроллинг в сети ограниченное время. Например, 40 минут утром, чтобы почитать новости, 30 минут в обед для общения с близкими, полтора-два часа вечером на интересный контент, для разгрузки мыслей.

Для эксперимента сделайте несколько «разгрузочных» дней, когда совсем не будете заходить в соцсети.

Зарегистрируйтесь на Rescuetime.com . Этот софт показывает, какие сайты «пожирают» ваше время больше остальных.

Если наткнулись на интересную статью, установите расширение Getpocket . Оно сохранит интересный текст или видео, которые можно посмотреть после работы.

5. Организуйте рутинные дела

Эффективность зависит от того, что вас окружает. Поэтому сделайте своё пространство удобным и оптимизируйте рутину. Напишите себе текстовые шаблоны на однотипные вопросы от клиентов, а договора храните в отдельной папке на рабочем столе, чтобы быстро проверить информацию.

Создайте резервные копии наработок и держите их в облачном хранилище. Остальные документы тоже дублируйте в онлайн, чтобы посмотреть их в любой момент.

6. Делегируйте

Чтобы быстро выполнить задачу, которую вам поставили на работе, делегируйте её «звенья» другим. Не стесняйтесь делить обязанности с коллегами, если вы работаете над общим проектом, и не убивайтесь круглосуточно из-за перфекционизма .

Этот же пункт хорошо работает для мам, которые не хотят просить помощи у своих партнёров или боятся доверить им ребёнка.

7. Научитесь говорить «нет»

Управление рабочим временем не терпит всевозможных «вампиров» – дел, к которым не лежит душа. Когда что-то кажется нецелесообразным, не бойтесь отказать людям с их проектами, предложениями и даже просьбами. Чтобы остаться вежливым, используйте фразы:

• «Твоё предложение звучит любопытно, но у меня очень много дел». Этой фразой вы выражаете интерес, даёте понять, что предложение хорошее, но поучаствовать в нём не сможете. Вряд ли подойдёт для родных, а для малознакомых людей сработает хорошо.

• «По правде говоря, я не сильно в этом разбираюсь, попробуй спросить у Назара. Он здесь профи». Если у вас правда мало опыта в конкретном вопросе порекомендуйте другого человека. Так вы освободите себя от лишних задач и поможете с просьбой.

• «Этого я не смогу сделать, но зато помогу тебе с этим…». Фраза, которая даёт уйти от навязчивых идей и выбрать самому то, что вы готовы сделать.

8. Ведите ежедневники

Фиксировать надо не только грядущие дела, но и мысли, а также задачи, которые не входили в планы.

Так легче понять, куда потратить свободное время и не забыть важное. В ежедневнике спрашивайте себя: что нужно успеть? что может помешать? как определить, что день был успешным?

Для записей подойдут обычные «заметки» в смартфоне – это намного быстрее, чем писать от руки в бумажном дневнике.

9. Следуйте «биоритмам»

Живите в гармонии со своим организмом. Делайте сложные задачи, когда мозг наиболее продуктивен (даже если пик работоспособности попадает на час ночи).

Пользуйтесь специальными мобильными приложениями , которые могут разбудить вас, определить лучшее время для сна и проанализировать его.

10. Хвалите себя

Чтобы мотивация сохранялась, поощряйте себя. Упражнения по тайм-менеджменту бессильны, если делать их сквозь зубы, лишив себя положительных эмоций.

Выберите вещь или услугу, которая принесёт удовольствие, когда планы будут выполнены: от шоколадки до путешествия в выходных. Фиксируйте в заметках успехи, выписывайте достижения и подводите итоги дня/недели/месяца.

Особенно это важно в рамках тайм-менеджмента для женщин, которые в быту забывают, что забота о себе – тоже часть вклада в семью.