Elettracompany.com

Компьютерный справочник
9 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Автозаполнение полей в word

Автоматическое заполнение договора/договоров в Word 2007/2010/2013/2016

Договорные отношения давно и прочно закрепились в нашей жизни, договора встречаются везде и повсеместно, практически ничто уже не обходится без заключения какого-либо договора. Предоставление услуг, выполнение работ, поставка материальных ценностей, аренда имущества, купля-продажа и многое другое — все это договоры. Договоры, как правило, составляются юристами и учитывают все нюансы той или иной деятельности. Кураторы же имеют дело с типовыми формами договоров и производят с ними однотипные, повторяющиеся действия, которые можно и нужно автоматизировать.

Итак, менеджеры или кураторы договоров, используя текстовый редактор, (например Microsoft Word) вносят изменения в типовые формы, шаблоны, корректируя определенные поля, такие как номер и дата договора, наименование контрагента, стоимость договора, паспортные данные, банковские реквизиты. При этом пересчитываются различные суммы, такие например как НДС, кстати суммы в договорах зачастую дублируются прописью. Для составления преамбулы договора, такие параметры как имена, фамилии и должности склоняются в различные падежи. Все это требует повышенного внимания и приводит к зрительным нагрузкам. Чем объемнее договор, чем больше в нем различных форм и приложений, тем сильнее желание автоматизировать его заполнение.

Надстройка для автоматизированного заполнения договоров в Word

Автоматическое заполнение договоров можно реализовать различными способами, но подробнее остановиться хотелось бы на наиболее удобном и доступном. И как ни странно такой способ заложен в самом текстовом редакторе Microsoft Word. Встроенный в редактор язык программирования Visual Basic for Application позволяет успешно автоматизировать рутинные задачи, к которым несомненно можно отнести и заполнение договоров. Видов договоров множество: договор подряда, договор поставки, договор аренды, договор купли-продажи, договор комиссии, кредитный договор и многое другое, но все они имеют приблизительно одинаковые поля для заполнения. Если эти поля разметить специальным образом в шаблоне договора, а необходимую информацию запросить у пользователя через диалоговое окно, то впоследствии можно программно заменить эти поля на необходимую информацию.

При этом часть рутинной работы пользователю выполнять все-таки придется при внесении данных в специальную форму — диалоговое окно, но лишь часть, все остальное будет делать уже машина. Запуск надстройки, вызов диалогового окна осуществляется нажатием кнопки, выведенной в меню, либо на ленту, в зависимости от приложения.

Использовать систему для ускоренного заполнения полей договора проще, чем кажется на первый взгляд. Для начала нужно определиться с теми параметрами, которые будут запрашиваться у пользователя надстройки и выбрать наиболее подходящую конфигурацию надстройки. Далее необходимо скачать и установить надстройку для Word по заполнению договоров. Предварительно разметить свой шаблон договора метками, описанными в документации к надстройке. Открыть шаблон договора и вызвать диалоговое окно надстройки. Затем заполнить поля диалогового окна (вручную заполняется только часть полей, другая часть формируется автоматически, например суммы, написанные прописью и даты) и запустить программу нажатием кнопки «OK».

Автоматическое заполнение договора между двумя юридическими лицами

В случае заключения договора между юридическими лицами изменяемыми (запрашиваемыми у пользователя в диалоговом окне) являются: наименования организаций, фамилии их представителей, адреса и банковские реквизиты. Различаться также могут суммы, валюты и налоговые ставки. Все эти параметры договора вынесены для заполнения на специальную форму — диалоговое окно.

В надстройке реализован выбор валюты (по умолчанию установлены рубли), преобразование даты, автоматический подсчет НДС с округлением до двух знаков после запятой (при наличии этого налога), автоматическое написание суммы договора и налога прописью, автоматическое распознавание пола подписанта по имени и отчеству с последующим склонением в родительный падеж (для преамбулы) должности, фамилии, имени и отчества. Если в данных подписантов вместо полных имен используются инициалы, то программе будет необходима подсказка пола подписанта при помощи опции М/Ж. После автоматического заполнения полей сформированный договор сохраняется под уникальным именем в папку, в которой хранится шаблон.

На практике чаще используется упрощенная модель надстройки, когда «свои» реквизиты указываются в тексте договора и изменениям не подлежат, а в диалоговом окне запрашиваются только данные контрагента.

Автоматическое заполнение договора между юридическим и физическим лицом

Договоры между юридическими и физическими лицами отличаются наличием паспортных данных одной из сторон. Отсюда и несколько другой набор полей в диалоговом окне, где кроме паспортных данных присутствуют адреса и телефоны. В остальном все механизмы аналогичны описанным в предыдущем пункте.

Возможности надстроек для заполнения договоров

Надстройки позволяют осуществлять:

2) преобразование даты к виду «26» сентября 2013;

3) автоматический подсчет НДС с округлением до двух знаков после запятой (при наличии этого налога);

4) автоматическое написание суммы договора и налога прописью;

5) автоматическое распознавание пола подписанта по имени и отчеству с последующим склонением в родительный падеж должности, фамилии, имени и отчества (для преамбулы);

*Если в данных подписантов вместо полных имен используются инициалы, то программе будет необходима подсказка пола подписанта при помощи опции М/Ж.

6) автоматическое формирование инициалов подписантов;

7) автоматическое сохранение сформированного договора под уникальным именем в папку, в которой хранится шаблон;

8) импорт данных из диалогового окна в файл Excel;

9) экспорт данных из файла Excel в диалоговое окно.

Аналогичным образом можно настроить заполнение любых шаблонов документов для юристов, нотариусов, бухгалтеров, финансистов, сметчиков, риелторов и многих других.

Универсальная надстройка для Word по заполнению любых документов Word данными из Excel

Договоры, соглашения, доверенности, заказы, заявки, акты, квитанции и многое другое можно автоматически заполнять данными из Excel при помощи универсальной надстройки. Количество изменяемых полей в документе не привязано к полям диалогового окна поэтому пользователь сам определяет их количество и названия для кодов, используемых в шаблонах документов. Для заполнения активного документа Word достаточно указать файл Excel с исходными данными. Помимо этого предусмотрено массовое заполнение документов Word.

Читать еще:  Как изменить шрифт в примечании word

Возможна также доработка стандартных надстроек, представленных на этой странице под специфические параметры заказчика: удаление ненужных, добавление новых текстовых полей и выпадающих списков диалогового окна (цена договорная).

Надстройки для Excel по заполнению любых документов Word

Все рассмотренные выше надстройки устанавливаются в приложение Microsoft Word. Для заполнения шаблонов документов Word можно также использовать надстройки, которые устанавливаются в приложение Excel. При этом запускаться надстройка будет из Excel. В случае, когда исходные данные вносятся на рабочий лист книги Excel, логичнее использовать надстройку для Excel, чтобы не совершать лишних движений и не переходить из одного приложения в другое. Узнать больше об использовании надстроек для Excel.

Как сделать документы Word заполняемыми, но не редактируемыми

Если контракты, разные формы, в которых нужно заполнить только отдельные поля, являются частью вашего ежедневного рабочего процесса, вы знаете, как это неприятно, когда люди изменяют части документа или формы, которые им не следует трогать. К счастью, в Microsoft Word есть инструмент разработчика, который позволяет защищать текст в документе, в то же время позволяя людям заполнять специально предназначенные для этого поля.

Итак, мы сделаем документ, в котором можно заполнять специально предназначенные для этого поля, но нельзя основное содержимое документов или надписи поясняющие значение полей.

Защита части текста Word от редактирования

Предположим, например, что у вас есть договор или бланк для заполнения, который вы хотите отправить сотруднику или клиенту, который присоединился к вашей компании. Вы хотите дать принимающему лицу возможность заполнить пробелы в документе, но вы также хотите убедиться, что никакая информация в этом соглашении не будет изменена или подправлена каким-либо образом. Для достижения этого в Word требуется всего несколько шагов. Далее показано как именно это сделать.

После того, как документ готов, пришло время добавить к нему некоторые элементы управления и защиты. Для начала нужно перейти на вкладку «Разработчик». Word не отображает это на ленте по умолчанию, поэтому давайте исправим это.

Нажмите «Файл».

В самом низу меню выберите «Опции».

На левой панели меню «Параметры» выберите «Настроить ленту».

Справа установите флажок «Разработчик», который вы найдёте в разделе «Настроить ленту», и нажмите «ОК».

Теперь вы заметите вкладку «Разработчик» между вкладками «Вид» и «Настройка». Идём дальше и переключаемся на вкладку «Разработчик».

Оказавшись там, найдите группу «Элементы управления», где вы увидите несколько параметров управления содержимым для расширенного или простого текста, изображений, комбинированных блоков, раскрывающихся списков, средств выбора даты, флажков или элементов управления стандартными блоками.

Давайте применим это на практике. В разделе подписи нашего шаблона мы вставим средство выбора даты и расширенное текстовое поле, чтобы, соответственно, можно было удобно заполнить дату и имя.

Сначала наведите курсор на область, в которую вы хотите вставить указатель даты. Мы собираемся разместить наш здесь:

Затем на вкладке «Разработчик» выберите «Элемент управления содержимым «выбор даты»» (это значок календаря).

Теперь вы увидите окно. Нажмите на стрелку и выберите дату из всплывающего календаря.

Далее, давайте удалим строки рядом с «Я,» и заменим их на расширенное текстовое поле. Как только строки будут удалены, поместите точку вставки туда, где должно быть вписано имя:

Вернувшись на вкладку «Разработчик», нажмите кнопку «Элемент управления содержимым «форматированный текст»»

Ваше текстовое поле теперь появится. Повторите шаги для следующих строк, где должны быть вписаны последующие данные.

Как видите, теперь у вас есть заполняемые разделы для текста и даты. На моём скриншоте это выглядит не очень красиво, поскольку это всего лишь пример, но при достаточной усидчивости можно подготовить красивый, профессионально выглядящий документ.

Обратите внимание, что переключившись в «Режим конструктора»

вы можете отредактировать надпись заполнителя:

Либо вы можете выбирать определённые элементы управления в обычном режиме и нажимать кнопку «Свойства». В результате откроется окно, в котором вы сможете отредактировать все свойства выбранного элемента. Свойства Элемент управления содержимым «форматированный текст»:

Свойства окна для выбора даты:

Кроме рассмотренных полей ввода текста и выбора даты, имеются некоторые другие, например, можно вставить выпадающий список, в котором у пользователя будет возможность выбрать один из предложенных вариантов. Также имеется чек-бокс, где можно поставить или снять галочку.

Чтобы сделать документ недоступным для редактирования, сначала выделите весь текст в документе, нажав Ctrl+a. Как только весь текст выделен, нажмите «Ограничить редактирование» в группе «Защитить» на вкладке «Разработчик».

Откроется дополнительная вкладка с настройками. Выберите «2. Ограничение на редактирование» и поставьте галочку в «Разрешить только указанный способ редактирования документа»:

В выпадающем списке выберите «Ввод данных в поля формы»:

И наконец нажмите на кнопку «Да, включить защиту».

Чтобы дать вашему документу дополнительный уровень защиты, вам будет предложено создать пароль. Это совершенно необязательно. Если вы решите сделать это, введите пароль и нажмите «ОК». В противном случае просто нажмите «Отмена».

Читать еще:  Как создать содержание в word 2020

Всё готово! Теперь у вас есть заполняемый документ, который защищён от непреднамеренного (или преднамеренного) редактирования. Пример, который мы использовали здесь, является лишь одним из многих случаев, когда эта функция пригодится. Воспользуйтесь этой функцией в следующий раз, когда у вас будет вопросник или бланк, которые вы хотите отправить.

Автозаполнение полей в word

Мой бывший одноклассник озадачил меня следующим вопросом. Ему требуется составлять множество однотипных документов в Word, состоящих из описательной части, общей для всех этих документов, и полей, в которые заносится отдельная для каждого документа информация. К примеру, опись жилища состоит из ФИО, Адреса, Метража. Так вот, идет, скажем, строка: «Фамилия: Иванов». Слово «Фамилия» уже нарисовано, а надо, чтобы значение «Иванов» было добавлено из формы, к которой предъявляются следующие требования. Необходимо, чтобы это была обычная форма, состоящая из полей ввода и надписей, идентифицирующих эти поля. К выше приведенному примеру — это пять полей ввода: Фамилия, Имя, Отчество, Адрес, Метраж. Так вот, заполнив эти поля, нажав на кнопку, ожидается, что данные появятся на нужных местах на страницах документа, который может состоять из нескольких страниц. И еще требуется, чтобы эту форму для заполнения можно было бы вызывать каким-либо образом. Допустим, нужно почти полностью переделать документ, вызвал форму еще раз, перезаполнил данные, нажал кнопку — и все заново заполнилось в документе.

Итак, вопрос такой. Как это лучше сделать? VBA? Сам не силен, если кто может, наклепайте пример, этого будет достаточно, чтобы разобраться.

Редактировать | Профиль | Сообщение | Цитировать | Сообщить модератору aar
Проще такое сделать через «Слияние»: Данные вводятся в БД или в Excel’евский лист, готовится шаблон в Word’е и к нему привязываются данные. Потом из шаблона и данных сразу или по одному создаются документы. Справка по «Слиянию» достаточно подробна, если что непонятно будет — спрашивай.

Редактировать | Профиль | Сообщение | Цитировать | Сообщить модератору DroN_S
Хорошо бы обойтись без делфи, а еще: если потребуется заново перелить данные, тогда как? Вот.

И еще, полистал тут немного хелп по VB. Вопрос такой: какой и как поставить на страницу объект, чтобы задуплить в нее тексти из поля? Тогда задача почти решена.

без делфи так без делфи

да очень легко, просто закрываешь документ, если надо сохраняешь данные если нет то просто закрываешь, и проделываешь всё занова, имеется ввиду просто надо ввести новые данные и нажать на кнопку

Добавлено:
aar
если тебя интересует средствами VBA это сделать, то задай лучше вопрос вот в этой ветке hххp://forum.ru-board.com/topic.cgi?forum=33&topic=5312#1

Решение найдено следующее. Делается таблица, куда вбивается постоянная информация, и оставляются свободные ячейки, куда будет добавляться информация из формы.

В самой форме делается поле для ввода и кнопка (самый простой вариант). Ну а потом назначаем действие на клик кнопки в виде:

Поля в Word 2013

Поля в Word 2013 – это заполнители, которые хранят и отображают данные. Они выполняют такие задачи, как возврат текущей даты или текущего номера страницы и многое другое. В этой статье мы рассмотрим, как использовать поля в ворде 2013 для вставки числа прописью. Конечно вы можете использовать макросы, но Word предлагает простой способ с помощью полей.

  1. Поместите курсор, где вы хотите вставить число прописью с помощью поля в Word 2013.

Поля в Word 2013 – Курсор на месте вставки поля
  1. Чтобы добавить поле в документ, выполните одно из следующих действий:
  • На вкладке « Вставка » в группе « Текст » нажмите кнопку « Экспресс-блоки » и выберите «Поле. »:

Поля в Word 2013 – Вставка поля

В диалоговом окне «Поле» нажмите кнопку «Коды поля» в левом нижнем углу:

Поля в Word 2013 – Коды поля

Введите следующий текст в «Коды поля» и нажмите кнопку ОК:

Примечание : разбор записи будет приведен ниже.

Поля в Word 2013 – Вставка формулы в Коды поля
  • Или же нажмите Ctrl+F9 , чтобы вставить фигурные скобки, затем введите текст поля между ними:

Поля в Word 2013 – Вставка поля сочетанием клавиш

И после этого нажмите F9 для завершения формулы.

В итоге мы получаем следующий результат:

Поля в Word 2013 – Результат

Давайте разберем запись в поле, которую мы использовали в этом примере:

  • = 7406 — это сумма, которая будет отображаться словами,
  • *CardText — это ключ поля, который отображает результаты в виде основного текста.

Примечание . Данный ключ поля может использоваться с:

  • числами менее 1 000 000 (одного миллиона);
  • положительными числами;
  • дробными числами, но результат будет округлен до целого числа (например, 25,3 – двадцать пять).

Вы можете использовать другие ключи, например:

  • *Caps делает заглавной первую букву каждого слова.
  • *FirstCap делает заглавной первую букву первого слова.
  • *Upper делает заглавными все буквы.

Рассмотрим примеры использования данных ключей в полях ворде 2013:

Поля в Word 2013 – Примеры полей с разными ключами

Вот таким образом, используя поле в Word 2013, вы можете вставить числа прописью.

Автозаполнение полей в word

Автозаполнение в ворде позволяет текстовому редактору автоматически исправлять ошибки. Например, вместо написания слова «вермя«, проставляется автоматически «время» после нажатия кнопки пробела. Чтобы вернуть первоначальное написание после исправления, можно воспользоваться сочетанием клавиш «Ctrl + Z«.

Читать еще:  Как установить красную строку в word

Если вы хотите изменить исправление, нужно поместить курсор мыши на слово, под словом появится знак подчеркивания. Переместите мышь поверх поддеркивания, чтобы открыть меню автозамены. Щелкните сначала по этой кнопке, затем по строке Отменить автозамену (например, Отменить автоматический ввод прописных букв).

Обратите внимание что вы можете прекратить исправления в документе Word, выбрав команду Отменить автоматическое исправление.

Настроить функцию автозамены можно в Сервис — Параметны автозамены.

Автоматический ввод текста шаблона.

Если у вас есть фраза, предложение, которое вы постоянно используете, то вы можете самостоятельно настроить автозамену (или автотекст) так, чтобы эта фраза вставлялась в текст сама вместо другой фразы.

Чтобы сохранить и использовать шаблон текста с помощью автозамены:

  1. Выделите образец текста для шаблона.
  2. Выберите пункт меню Сервис->Параметры автозамены, чтобы открыть окно автозамены.
  3. Выберите вкладку автозамена. Ваш текст шаблона появится в окне Заменить на.
  4. Если шаблон включает форматирование и вы хотите, чтобы оно выполнялось каждый раз, когдавставляете шаблон, активизируйте опцию Форматированный текст; в противном случае оставьте активизированной опцию Обычный текст.
  5. В текстовом поле Заменить наберите короткое сокращение или код. Например, можно добавить код адр, как показано на рисунке.
  6. Нажмите кнопку Добавить.
  7. Нажмите кнопку ОК.

Для использования автотекста введите сокращение, которое вы ввели на шаге 5, и затем наберите пробел или знак препинания либо нажмите клавишу Enter или Tab.

Также для пользования шаблоном можно применять Автотекст.

В этом случае ввести шаблон можно, напечатав первоначальные символы шаблона.

Тогда Word покажет область автоматического завершения, демонстрируя вам остальную часть текста, и вы нажмете клавишу Enter, чтобы завершить текст. Этот путь позволяет не запоминать сокращения, на которых основана техника автозамены.

Чтобы сохранить и использовать текст шаблона с функцией автотекста Word:

  1. Выберите текст шаблона.
  2. Выберите пункт меню Сервис->Параметры автозамены, чтобы открыть диалоговое окно автозамены.
  3. Перейдите на вкладку автотекст. Ваш шаблон текста появится в текстовом поле Имя элемента, как показано на рисунке.
  4. Удостоверьтесь, что установлен флажок Показать предложения заершения.
  5. Нажмите кнопку Добавить.
  6. Нажмите кнопку ОК.

Для использования шаблона наберите первы несколько букв текста и затем нажмите клавишу Enter.

Еще один способ — выбрать «Автотекст» на панели инструментов.

Печать списка элементов автотекста.

Чтобы получить распечатку всех элементов автотекста Word, выберите пункт меню Файл -> Печать, в поле со списком Напечатать укажите вариант Элементы автотекста.

Если необходимо повторить какой-то заданный участьк текста, то используется Автотекст.

Чтобы выполнить автозаполнение в Office Word, используется Автотекст. Повторяющийся участок текста можно сделать автотекстом и каждый раз пользоваться готовым.

Автотекст. Текстовые или графические элементы можно многократно использовать в документах, например стандартные пункты договора или список отпускаемых товаров. Каждый выделенный фрагмент текста или графический объект сохраняется в виде элемента автотекста и получает свое уникальное имя.

Для этого пользуемся меню «вставка» — «автотекст» — «автотекст» и присваиваем данному участку текста комбинацию клавиш. Такая функция предусмотрена в Word-2007, а в Word-10 ее нет. Поэтому следует добавить соответствующую кнопку, настроив панель быстрого доступа. Панель быстрого доступа — контекстное меню «другие команды» — настройки — «команды не на ленте» — «Автотекст». Далее добавляем ее справа при помощи кнопки «добавить» и она появляется на панели быстрого запуска в Word.

Посмотрим видео, как пользоваться данной функцией.

Автоматизация создания документов Word по шаблону

Краткое описание

Макрос на основе шаблонов в формате Word и по заданному списку значений в Excel формирует необходимое количество вордовских документов. Количество формируемых файлов неограниченно и зависит только от числа указанных вами параметров в Excel.

Подробное описание

Если по роду деятельности часто приходится формировать какие-либо документы в Word по шаблону (приказы, распоряжения, договора, соглашения, счета и др), то вам может пригодится макрос для автоматизации создания вордовских документов на основе исходных данных в файле Excel.

Макрос удобно и быстро создает необходимые документы, исходя из указанных шаблонов и настроенных параметров.

— Шаблоны задаются в формате Word. Количество одновременно используемых шаблонов неограниченно.
— Настройки (параметры) для подстановки в шаблоны хранятся в файле эксель. Может быть задано неограниченное количество параметров.

Из дополнительных возможностей макроса:

— В настройках листа с данными достаточно указать название шаблона и именно данный шаблон будет применен для формирования документов. Если шаблонов указано несколько, то формирование документов будет происходить по нескольким (указанным) шаблонам.
— В настройках макроса можно указать, по каким строкам формировать документы, а по каким пропускать.
— Для каждого формируемого документа можно указать необходимое имя (название).
— Для более удобной вставки наименований шаблонов в ячейку достаточно два раза кликнуть на соответствующей ячейке в столбце «C» и в открывшейся форме выбрать нужные шаблоны.

В целом, ничего сложного в работе с макросом и шаблонами нет.
Перед запуском макроса обязательно ознакомьтесь с примечаниями в пункте «Важно» на листе «const».

Скачать макрос эксель для создания документов и примеры шаблонов можно по ссылке выше.

Допустим существует типовой договор, в нем только меняется название объекта, номер договора, и наименование заказчика как можно сделать чтобы выпадло окошко, на подобие автокада когда работаешь с блоками, вбиваешь в окошке назавние и т.п. и оно автоматически вставляется в документе в указанных местах

может есть программка дополнительно какаянибудь, что бы не повторять рутиных дейсвий.

Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты 220 Вольт
Adblock
detector
×
×